BESCHREIBUNG
Akontoeinträge in der TimeSafe Leistungserfassung können für verschiedene Zwecke verwendet werden. Nachfolgend werden einige Beispiele aus der Praxis beschrieben. Ein Akontoeintrag wird zum Projekt/Mandat erfasst und danch in Rechnung erstellt. Dabei handelt es sich um eine Akontorechnung (=Rechnung-Belastung). Dies kann z.B. eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen oder eine Rechnung für eine Vorauszahlung sein. Sobald der Akontoeintrag verrechnet wurde, erscheint der Betrag des Akontoeintrags als Gutschrift für dasselbe Projekt/Mandat in der Rechnungserstellung. Bei der nächsten Rechnungsstellung für das Projekt/Mandat wird der Betrag des Akontoeintrags in Abzug gebracht (=Rechnung-Gutschrift). Die Summe aus einem Akontoeintrag, der zuerst belastet und danach wieder gutgeschrieben wird, ist also immer 0.00.-
Weitere Informationen zu Akonto bzw. Abschlagszahlung finden Sie unter Wikipedia.
VORAUSZAHLUNG
Ein Beispiel für eine Vorauszahlung aus dem Alltag ist eine quartalsweise vom Elektrizitätswerk versendete Akontorechnung für den Stromverbrauch aufgrund von Erfahrungswerten des Vorjahres. In einer Endrechnung am Ende des Jahres werden die effektiven Kosten eruiert und die bereits gestellten Akontorechnungen als Gutschrift abgezogen.
TEILRECHNUNG
Mit der Hilfe von Akontoeinträgen ist es möglich, Teilrechnungen für ein Langzeitprojekt zu erzeugen, welches monatlich abgerechnet wird. Dies kann z.B. erforderlich sein, um jeden Monat eine Rechnung in derselben Höhe zu stellen oder um mit wenig Aufwand eine Rechnung mit „rundem Betrag“ zu erzeugen. Im Rechnungsvorschlag für ein Projekt ist ersichtlich, wie hoch der Betrag der zu verrechnenden Zeitleistungen am Ende des Monats ist. Die Zeitleistungen können für die Verrechnung zurückgestellt werden und stattdessen kann eine Akontorechnung mit einem ähnlichen oder einem mit dem Kunden vereinbarten Betrag erzeugt werden. Dieser Ablauf kann nun jeden Monat bis zum Ende des Projektes wiederholt werden. Ist das Projekt abgeschlossen, wird eine Endrechnung erzeugt, in welcher die effektiv angefallenen Zeitaufwände verrechnet werden. Sämtliche Akontogutschriften, die aufgrund der erstellen Akontorechnungen erzeugt wurden, werden als Gutschrift vom Betrag der Endrechnung abgezogen.
