Einleitung
Zeiterfassung wird in vielen Betrieben nach wie vor als notwendiges Übel gesehen – etwas, das man schlichtweg machen muss, weil es gesetzlich verlangt wird. Doch dieser Blickwinkel greift zu kurz. Denn richtig umgesetzt, ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit ein strategisches Instrument, mit dem Unternehmen nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Produktivität nachweislich steigern können.
In diesem Beitrag erfahren Sie, weshalb die Arbeitszeiterfassung mehr als nur ein Verwaltungstool ist – nämlich ein echtes Steuerungsinstrument für den betrieblichen Erfolg. Wir zeigen Ihnen praxisnah auf, welche Funktionen die Zeiterfassung erfüllt, wie Sie davon operativ und strategisch profitieren und warum gerade Dienstleistungsunternehmen von einer professionellen Lösung enorm profitieren können.
Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht in der Schweiz seit Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes im Jahr 1966. Lange wurde diese Regelung jedoch kaum konsequent umgesetzt. Erst in den letzten Jahren haben sich die Kontrollen deutlich verschärft – insbesondere bei Verletzungen von Arbeitszeitvorgaben. Heute sind Unternehmen gut beraten, wenn sie das Thema nicht länger aufschieben, sondern proaktiv und gesetzeskonform handeln.
Gleiches gilt für Österreich und Deutschland. In Deutschland wurde mit dem wegweisenden Entscheid des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgelegt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein verlässliches System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. In Österreich regelt das Arbeitszeitgesetz (AZG) – insbesondere § 26 – die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeit. Damit ist klar: Zeiterfassung ist keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung – mit handfestem Nutzen für Ihr Unternehmen.
Rechtliche Grundlage als Ausgangspunkt
In der Schweiz basiert die Zeiterfassungspflicht auf Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), wonach der Arbeitgeber sämtliche für den Vollzug notwendigen Angaben dokumentieren und aufbewahren muss. Konkretisiert wird dies durch Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1), welcher unter anderem vorschreibt, dass folgende Angaben systematisch festgehalten werden müssen:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Gesamtarbeitszeit pro Tag und Woche
- Art und Umfang von Überzeit- und Ausgleichsarbeit
- Dauer und Zeitpunkt von Pausen über 30 Minuten
- gewährte wöchentliche Ruhezeiten
- gegebenenfalls Lohn- und Zeitzuschläge
Diese Daten müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bildet einzig der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung für hochqualifizierte Fachkräfte mit überdurchschnittlich hoher Eigenverantwortung – vorausgesetzt, es liegt eine schriftliche Vereinbarung vor und ein Gesamtarbeitsvertrag erlaubt dies explizit.
Eine weitere Option bietet die sogenannte vereinfachte Arbeitszeiterfassung gemäss Artikel 73b ArGV1. Sie erlaubt es, lediglich die tägliche Arbeitszeit zu protokollieren, ohne detaillierte Angaben zu Pausen oder Lage der Arbeitszeit – vorausgesetzt, die Mitarbeitenden verfügen über eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Auch hier gilt: Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die gesetzeskonforme Umsetzung.
Von der Pflicht zur Kür: Zeiterfassung als strategisches Werkzeug
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist nur die Basis. Der wahre Wert der Zeiterfassung offenbart sich, wenn sie aktiv zur Steuerung und Optimierung betrieblicher Abläufe eingesetzt wird. Arbeitszeit ist im Dienstleistungssektor der zentrale Produktionsfaktor – entsprechend wichtig ist deren lückenlose Dokumentation.
Die produktiv eingesetzte Zeit steht in direktem Zusammenhang mit der Rentabilität eines Unternehmens. Nur wer weiss, wie viel Zeit tatsächlich auf Kundenprojekte, interne Aufgaben oder unproduktive Tätigkeiten entfällt, kann fundierte Entscheidungen treffen und gezielt nachjustieren.
Erst mit einer vollständigen Zeiterfassung lässt sich der Grad der Auslastung oder der sogenannte Verrechnungsgrad – also der Anteil der fakturierbaren Arbeitszeit – präzise ermitteln. Diese Kennzahl ist essenziell für das Projektcontrolling, die Ressourcenplanung und die Angebotskalkulation.
Drei gute Gründe, warum sich Zeiterfassung immer lohnt
1. Transparenz und Fairness im Arbeitsverhältnis
Ein Arbeitsvertrag ist ein Tauschgeschäft: Zeit gegen Geld. Damit dieser Austausch fair bleibt, braucht es eine nachvollziehbare und transparente Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit. Nur so lässt sich überprüfen, ob die vereinbarte Arbeitszeit erbracht oder übertroffen wurde – ein wichtiges Instrument für beide Seiten.
2. Effizienzsteigerung durch besseres Management
Mit einer umfassenden Zeiterfassung erkennen Sie Engpässe, Leerlaufzeiten und Überlastungen frühzeitig. Sie schaffen die Grundlage für eine realistische Kapazitätsplanung, eine belastbare Budgetierung und eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Abläufe.
3. Unverzichtbare Basis für korrekte Verrechnung
In Dienstleistungsbetrieben bildet die Zeiterfassung oft die Basis für die Rechnungsstellung. Ohne präzise Erfassung der aufgewendeten Stunden ist keine korrekte Verrechnung möglich – was nicht nur zu Umsatzeinbussen führen kann, sondern im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.
Führen Sie Ihre Mitarbeitenden mit gutem Beispiel und erfassen Sie auch als Führungskraft oder Geschäftsleitung die eigene Arbeitszeit. Nur so schaffen Sie Vertrauen und stellen sicher, dass Kennzahlen wie Produktivität, Auslastung oder Projektmargen aussagekräftig sind.
Mitarbeitende sind das wertvollste Kapital Ihres Unternehmens
Ob Start-up oder etabliertes KMU – der langfristige Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Zufriedenheit und dem Engagement der Mitarbeitenden. Sie sind nicht einfach nur Ressourcen auf einem Einsatzplan, sondern Träger von Know-how, Kreativität und Unternehmenskultur. Wer seine Mitarbeitenden schätzt und fördert, investiert direkt in die Zukunft des eigenen Betriebs.
Eine transparente und faire Zeiterfassung ist ein wichtiger Baustein in diesem Zusammenhang. Sie signalisiert Wertschätzung, weil sie zeigt: „Deine Zeit ist uns wichtig.“ Gleichzeitig schafft sie Vertrauen und beugt Frustration vor – sei es bei Überstunden, bei Gleitzeiten oder bei der Planung von Ferien und Freizeitausgleich.
Unternehmen, die erkennen, dass ihre Mitarbeitenden nicht einfach „Kostenfaktoren“, sondern tragende Säulen des Erfolgs sind, handeln klug. Denn ein respektvoller Umgang beginnt nicht beim Lohnzettel, sondern im Alltag – etwa bei der Zeiterfassung.
Glückliche Mitarbeitende sind produktiver
Wie produktiv die Mitarbeitenden in Ihrem Betrieb sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ein entscheidender ist das Arbeitsklima. Unternehmen, die ein motivierendes und kollegiales Umfeld schaffen – etwa durch eine offene Kommunikation, Team-Events oder einen gemeinschaftlichen Aufenthaltsraum – investieren in Engagement und Leistungsbereitschaft.
Eine Studie der Oxford University Saïd Business School in Zusammenarbeit mit dem Telekommunikationsunternehmen BT zeigt: Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, sind im Schnitt 13 % produktiver. Der Zusammenhang zwischen Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit ist also wissenschaftlich belegt – und lässt sich gezielt fördern.
Zeiterfassung als Schlüssel zur Work-Life-Balance
Doch was hat das mit Zeiterfassung zu tun? Eine ganze Menge. Denn ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Beruf und Privatleben – die sogenannte Work-Life-Balance – ist essenziell für die psychische Gesundheit. Wer dauernd Überstunden macht oder die eigene Arbeitszeit nicht mehr überblickt, riskiert Erschöpfung und Demotivation.
Ein gutes Zeiterfassungssystem unterstützt nicht nur flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit, Gleitzeit oder Homeoffice, sondern schafft Klarheit: Wann wurde wie lange gearbeitet, wie viele Stunden stehen noch aus, und wo sind Belastungsspitzen sichtbar? Genau diese Transparenz stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und schafft die Basis für faire und gesunde Arbeitsbedingungen.
Gleichzeitig ermöglicht die Auswertung der erfassten Arbeitszeiten eine gezielte Anerkennung von Leistung: Wer besonders engagiert ist, darf auch entsprechend gefördert werden. Das motiviert – und steigert die Loyalität zum Unternehmen.
Zeiterfassung ist Chefsache – auch im digitalen Zeitalter
In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt, in der Homeoffice, flexible Arbeitsmodelle und hybride Teams zum Alltag gehören, gewinnt die digitale Zeiterfassung zusätzlich an Bedeutung. Moderne Tools ermöglichen es, Arbeitszeiten ortsunabhängig, benutzerfreundlich und in Echtzeit zu erfassen – ganz ohne Papierkrieg oder Excel-Dateien.
Gerade in der Kombination mit Projekt- und Leistungserfassungssystemen entsteht ein mächtiges Werkzeug, das weit über die einfache Zeiterfassung hinausgeht: Sie erhalten vollständige Transparenz über Projekte, Mitarbeitende und Kunden – in Echtzeit. So lässt sich nicht nur die Produktivität erhöhen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit fördern, indem eine faire und transparente Arbeitskultur gefördert wird.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenigen Klicks sehen, wie viele Stunden ein Projektteam bereits investiert hat, ob es im Budget liegt oder welche Aufgaben überfällig sind. Mit einem professionellen System zur Zeiterfassung ist das längst Realität – und kein technisches Wunschdenken.
Widerstände abbauen – Zeiterfassung sinnvoll einführen
In manchen Unternehmen stösst die Einführung einer lückenlosen Zeiterfassung auf Skepsis – insbesondere bei Mitarbeitenden, die ein hohes Mass an Eigenverantwortung gewohnt sind. Häufig besteht die Sorge, durch die Erfassung der Arbeitszeit kontrolliert oder in der Freiheit eingeschränkt zu werden.
Diese Bedenken sind verständlich, lassen sich aber entkräften. Entscheidend ist, wie die Zeiterfassung kommuniziert und implementiert wird. Wenn klar ist, dass es nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz, Fairness und Effizienz geht, wird das System auch von den Mitarbeitenden besser akzeptiert.
Führen Sie die Zeiterfassung als gemeinsames Werkzeug ein – nicht als Misstrauensbeweis. Schulen Sie Ihr Team sorgfältig, beziehen Sie es frühzeitig in die Auswahl der Software mit ein und zeigen Sie den konkreten Nutzen für alle auf: von der besseren Work-Life-Balance bis zur klareren Arbeitsbelastung.
Zeiterfassung bringt Klarheit bei rechtlichen Streitfällen
Ein besonders heikles Thema ist die nachträgliche Geltendmachung von Überstunden oder Überzeit – sei es durch ehemalige oder aktuelle Mitarbeitende. Fehlt dem Unternehmen eine verlässliche Arbeitszeiterfassung, ist es vor Gericht oft in der Beweispflicht – mit schlechten Karten.
Gerichte neigen in solchen Fällen dazu, zugunsten der Arbeitnehmenden zu entscheiden, sofern diese eine eigene Dokumentation vorlegen können. Eine professionelle Zeiterfassung kann hier nicht nur Streitigkeiten vermeiden, sondern auch bares Geld sparen.
Zudem zeigen Erfahrungen aus der Praxis: Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden sorgfältig erfassen und klar regeln, haben selten mit arbeitsrechtlichen Konflikten zu tun. Eine klare und faire Regelung schützt beide Seiten – präventiv und nachhaltig.
Fazit: Zeiterfassung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht
Wer Zeiterfassung nur als gesetzliche Auflage betrachtet, verschenkt enormes Potenzial. Richtig eingeführt und genutzt, wird sie zum Führungsinstrument, zur Grundlage der Unternehmenssteuerung und zur tragenden Säule für Fairness, Effizienz und Erfolg.
Setzen Sie auf eine moderne, intuitive Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann – und machen Sie die Arbeitszeiterfassung zu einem selbstverständlichen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. So wird aus der Pflicht eine Kür – und aus einem Verwaltungsakt ein strategischer Vorteil.
