Inhaltsverzeichnis
- Warum Zeiterfassung im Homeoffice jetzt wichtiger denn je ist
- Warum ist Zeiterfassung im Homeoffice so herausfordernd?
- Rechtliche Vorgaben
- Studie & Zahlen
- Praxisbeispiele
- Die besten Tools
- Toolvergleich: Excel vs. TimeSafe
- Praxis-Tipps zur Einführung
- Checkliste Zeiterfassung
- FAQ
- Fazit
Warum Zeiterfassung im Homeoffice jetzt wichtiger denn je ist
Die Arbeitswelt verändert sich rasant: Homeoffice ist nicht länger eine Übergangslösung, sondern fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle. Damit steigen auch die Anforderungen an Unternehmen. Denn egal ob im Büro oder zu Hause – die Arbeitszeit muss dokumentiert werden. Spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts in Deutschland (1 ABR 22/21) und der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gemäss Art. 46 ArG in der Schweiz ist klar: Zeiterfassung im Homeoffice ist kein „Nice-to-have“ mehr – sondern Pflicht.
Warum ist Zeiterfassung im Homeoffice so herausfordernd?
Im Büro gibt es meist fixe Zeiten, klar definierte Prozesse und direkte Aufsicht. Im Homeoffice hingegen verschwimmen Arbeits- und Freizeit. Die grössten Herausforderungen sind:
- Fehlende Sichtbarkeit: Führungskräfte haben keine direkte Einsicht in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden.
- Unklare Start- und Endzeiten: Wann beginnt der Arbeitstag wirklich?
- Überstundenrisiko: Mitarbeitende arbeiten oft mehr – ohne Ausgleich oder Erfassung.
- Vertrauensprobleme: Ohne Transparenz sinkt das Vertrauen – auf beiden Seiten.
Rechtliche Vorgaben: Was Unternehmen wissen müssen
Die Schweizer Gesetzgebung verpflichtet Unternehmen zur lückenlosen Erfassung der Arbeitszeit – auch bei Remote-Tätigkeiten. Konkret müssen folgende Zeiten erfasst werden:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit,
- Pausenzeiten,
- Überstunden und deren Kompensation.
Gemäss dem SECO ist die Zeiterfassung „eine Pflicht des Arbeitgebers, die er nicht einfach delegieren oder ignorieren kann“ – unabhängig davon, ob im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird.
Studie: Was sagen Zahlen zur Zeiterfassung bei Remote-Arbeit?
Laut einer Studie von Deloitte Schweiz (2023) geben über 47 % der Unternehmen an, dass sie Schwierigkeiten haben, die Arbeitszeit im Homeoffice korrekt zu erfassen. Gleichzeitig sagen 62 % der befragten Mitarbeitenden, dass sie im Homeoffice eher Überstunden machen – oft unbezahlt und nicht dokumentiert.
Diese Diskrepanz zeigt deutlich: Ohne klare Regeln und digitale Tools leidet nicht nur die Produktivität – auch rechtliche Risiken steigen.
Realistische Szenarien aus der Praxis
Beispiel 1: IT-Dienstleister mit 20 Remote-Mitarbeitenden
Ohne digitale Zeiterfassung meldeten mehrere Mitarbeitende rückwirkend Überstunden, was zu Konflikten mit HR führte. Erst mit Einführung einer zentralen Zeiterfassungslösung von TimeSafe konnte Transparenz geschaffen und das Vertrauen wiederhergestellt werden.
Beispiel 2: KMU im Marketing
Die Mitarbeitenden durften ihre Zeiten „frei“ dokumentieren – dies führte zu stark schwankenden Monatsrapporten. Durch die Web- und Mobile-Erfassung konnten Prozesse standardisiert und die Work-Life-Balance verbessert werden.
Die besten Tools für Zeiterfassung im Homeoffice
Die Wahl des richtigen Tools ist entscheidend. Es sollte nicht nur gesetzeskonform sein, sondern auch den Arbeitsalltag erleichtern. Besonders bewährt hat sich TimeSafe Zeiterfassung – ein Schweizer System mit hohem Datenschutzstandard und vielseitiger Integration.
Toolvergleich: Excel vs. TimeSafe
| Funktion | Excel | TimeSafe |
|---|---|---|
| Rechtskonform gemäss ArG* | ⚠️ (nur eingeschränkt, siehe FAQ 7) | ✅ |
| Cloud-Zugriff & Echtzeitdaten | ❌ | ✅ |
| Mobile Erfassung | ❌ | ✅ |
| API-Integration | ❌ | ✅ |
| Support & Schulung | ❌ | ✅ (Schweizer Support) |
* Weitere Details zur Rechtskonformität von Excel finden Sie in FAQ 7.
Praxis-Tipps zur Einführung im Team
- Kommunikation vor Technik: Erklären Sie den Mitarbeitenden Sinn und Nutzen – nicht nur die Pflicht.
- Flexibilität zulassen: Erlauben Sie verschiedene Erfassungswege (App, Web, Terminal).
- Datenschutz transparent machen: Erklären Sie, wie Daten gesichert und genutzt werden.
- Kontinuierliches Feedback einholen: Fragen Sie nach dem Go-live regelmässig nach Erfahrungen.
Checkliste: So gelingt Zeiterfassung im Homeoffice
- ✅ Digitale Lösung wie TimeSafe implementieren
- ✅ Regeln schriftlich im Mitarbeiterhandbuch festhalten
- ✅ Homeoffice-Zeiten rechtskonform dokumentieren
- ✅ Mitarbeitende schulen und involvieren
- ✅ Datenschutzrichtlinien offen kommunizieren
- ✅ Work-Life-Balance aktiv unterstützen
FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Homeoffice
1. Ist Zeiterfassung im Homeoffice gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, in der Schweiz schreibt das Arbeitsgesetz (ArG) eine vollständige Erfassung der Arbeitszeit vor – auch bei Homeoffice. Dies betrifft Start-/Endzeiten, Pausen sowie Überstunden.
2. Müssen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen?
Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, ein geeignetes System bereitzustellen. Die Erfassung kann delegiert werden, aber die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
3. Welche Tools eignen sich für Zeiterfassung im Homeoffice?
Digitale Systeme wie TimeSafe bieten Web- und Mobile-Terminals, Cloud-Anbindung und API-Integration – ideal für flexible Arbeitsmodelle.
4. Wie können Überstunden im Homeoffice verhindert werden?
Mit klaren Regeln, definierten Arbeitszeiten und transparenten Reports lassen sich Überstunden sichtbar machen und vermeiden.
5. Welche Daten dürfen bei der Zeiterfassung erhoben werden?
Nur arbeitszeitrelevante Daten (Beginn, Ende, Pausen, Überstunden). Die Erhebung muss gemäss Datenschutzgesetz DSG erfolgen und dokumentiert sein.
6. Was tun bei Misstrauen gegenüber Zeiterfassung?
Offene Kommunikation und transparente Tools helfen, Vertrauen aufzubauen. Mitarbeitende sollten sehen, dass Zeiterfassung Fairness dient – nicht Kontrolle.
7. Ist Excel für die Zeiterfassung erlaubt?
Grundsätzlich ja – Excel kann als Zeiterfassungswerkzeug verwendet werden, wenn es den gesetzlichen Anforderungen entspricht: Es muss lückenlos, nachvollziehbar und prüfbar sein. In der Praxis erfüllt Excel diese Bedingungen jedoch selten. Ohne automatische Sicherung, Protokollierung oder Zugriffskontrolle ist es fehleranfällig und nicht revisionssicher. Deshalb empfehlen Behörden und Arbeitsrechtsexperten digitale Systeme wie TimeSafe, die eine rechtssichere Dokumentation und Benutzerrechte bieten.
8. Wie kann ich mein bestehendes HR-System integrieren?
Mit Lösungen wie TimeSafe API können Erfassungsdaten automatisiert in bestehende HR- oder Lohnsysteme übertragen werden.
Fazit: Rechtskonform, effizient und fair – mit digitaler Zeiterfassung im Homeoffice
Zeiterfassung im Homeoffice ist mehr als nur Pflicht: Sie ist die Grundlage für ein faires, produktives und transparentes Arbeitsumfeld. Mit digitalen Tools wie TimeSafe erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen – Sie stärken auch das Vertrauen und die Motivation Ihrer Teams.
Ob Kauf oder Miete, Hosting oder On-Premises – TimeSafe passt sich Ihrem Bedarf an. Und das Beste: Sie können ganz unverbindlich starten.
