Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Tipp 1: Digitale statt manuelle Erfassung
- Tipp 2: Mitarbeitende einbinden
- Tipp 3: Automatische Reports einsetzen
- Tipp 4: Mobil erfassen, flexibel arbeiten
- Tipp 5: Offenheit schafft Vertrauen
- Checkliste
- FAQ
- Fazit
Einleitung
Für KMU sind transparente und unkomplizierte Zeiterfassungsprozesse der Schlüssel zu effizientem Arbeiten. Mit modernen Tools wie TimeSafe Zeiterfassung lässt sich viel Potenzial heben – von reibungsloseren Abläufen bis zu motivierten Mitarbeitenden. Diese ausführliche Fassung bietet dir:
- Reale Praxisbeispiele
- Zahlen und Fakten zur Untermauerung
- Konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Eigenständige Checkliste zum Überblick
- Erweiterte Fragen‑und‑Antwort‑Sektion (FAQ)
Tipp 1: Digitale statt manuelle Erfassung
Viele arbeiten zunächst mit Papier oder Excel – doch Studien zeigen: Bei rund 45 % der KMU führt das zu Fehlern durch manuelle Eingaben. Für Hintergrundinfos lies unseren ausführlichen Vergleich Excel‑Zeiterfassung oder System.
Praxisbeispiel:
Ein Bauunternehmen mit mehreren Filialen setzte auf TimeSafe Mobile-App und Web-Terminal. Das Ergebnis: 60 % weniger Korrekturaufwand – Urlaubsanträge wurden in nur 2 statt 10 Tagen bearbeitet.
So gehst du vor:
- Zeiterfassungsmethode analysieren und Zeitaufwand berechnen
- Entscheiden: Hardware-Terminal oder nur Online-Erfassung?
- Klein starten: Pilotprojekt mit einem Team
- Schulungen durchführen – per Video oder kompakter Anleitung
- Monatliches Feedback einholen und optimieren
Ihre Vorteile:
- Keine doppelte Eingabe nötig
- Echtzeit-Daten überall abrufbar
- Komplett rechtskonform nach Arbeitsgesetz
Tipp 2: Mitarbeitende einbinden
Nur wenn das Team den Sinn versteht, funktioniert Zeiterfassung. Lieber Workshop mit Live-Demo einplanen statt einfacher Mail-Anleitung.
Praxisbeispiel:
Ein IT-Dienstleister organisierte einen internen Launch-Day mit Schulung, Quiz und kompaktem Merkblatt. Ergebnis: Zustimmung stieg von 50 % auf 95 % innerhalb von zwei Wochen.
Best Practices im Handbuch:
- Klare Vorgaben: Was wird erfasst?
- Regel bei fehlerhaften Einträgen
- Regelmässige Kontrolle durch Teamverantwortliche
Mehr zu Mitarbeitermotivation: Motivation & Engagement stärken.
Tipp 3: Automatische Reports einsetzen
Reports per Hand zu erstellen, kostet Zeit – bei 50 Beschäftigten schnell 10–15 Stunden monatlich. Automatisierte Dashboards schaffen Abhilfe.
Welche Kennzahlen wichtig sind:
- Überstunden pro Mitarbeiter
- Offene Ferienstunden im Überblick
- Projektstunden je Projekt
- Budget-Status
Ihre Pluspunkte:
- Frühes Reagieren bei Überstunden
- Bessere Planung bei saisonalen Schwankungen
- Automatisierte Abschlussbuchungen nach Art. 958c OR
Rechtlich genau schauen: Überstunden & Überzeit in der Schweiz.
Tipp 4: Mobil erfassen, flexibel arbeiten
Knapp drei von fünf Mitarbeitenden arbeiten heute zumindest teilweise mobil – Zeiterfassung muss das unterstützen.
Praxisbeispiele:
- Aussendienst erfassen Zeiten direkt beim Kunden
- Homeoffice: Zeiten eintragen via App oder Browser
- Teilzeit-Modelle: automatische Gleitzeitberechnung
Beispiel: Ein Beratungsunternehmen reduzierte den Admin-Aufwand um 10 Stunden pro Monat durch mobile Zeiterfassung im Homeoffice.
Mehr Infos zur mobilen Zeiterfassung: Zeiterfassung im Homeoffice.
Tipp 5: Offenheit schafft Vertrauen
Transparenz bei der Erfassung stärkt die Akzeptanz: Mitarbeitende sehen ihre Daten sofort und können korrigieren.
So setzt du das um:
Self-Service-Dashboards zeigen alle Zeiten – Mitarbeitende stellen Korrekturen ein, Teamverantwortliche bestätigen, HR behält den Überblick.
Die Vorteile im Detail:
- Weniger Rückfragen bei HR
- Höhere Genauigkeit
- Mehr Verantwortung bei den Mitarbeitenden
Mehr Infos zur Self-Service-Funktion: Mehr Transparenz & Eigenverantwortung.
Checkliste
- ✔ Pilotphase gestartet und Feedback geholt
- ✔ Schulungen durchgeführt und Dokumentation bereitgestellt
- ✔ Relevante Kennzahlen im Dashboard überwachen
- ✔ Mobile Zeiterfassung aktiviert
- ✔ Self-Service-Workflow umgesetzt
- ✔ Jahresabschluss konform mit Art. 958c OR
FAQ
- 1. Ist Zeiterfassung Pflicht für KMU?
- Ja – gesetzlich gefordert inkl. Pausen, Überzeit und Abwesenheit.
- 2. Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden?
- Mindestens 5 Jahre, viele Unternehmen raten zu 10 Jahren als Vorsichtsmassnahme.
- 3. Kann man Zeiten rückwirkend anpassen?
- Ja, mit revisionssicherem Workflow durch HR oder Teamverantwortliche.
- 4. Ist das System branchenübergreifend nutzbar?
- Ja – ideal für Branchen wie Handwerk, Verwaltung, Finanzen, Dienstleistung usw..
- 5. Wie ist der Datenschutz geregelt?
- TimeSafe ist DSGVO-konform und speichert Daten in Schweizer Rechenzentren.
- 6. Was kostet es?
- Preis richtet sich nach den Anzahl Mitarbeitern, Terminals, und allfälligen Optionen; kostenlose Demo erhältlich.
- 7. Welcher Support wird angeboten?
- Telefon und Fernwartungs-Support direkt vom Hersteller – wir verweisen diesbezüglich gerne auf Kundenstimmen.
Fazit
Zeiterfassung ist heute kein lästiges Muss mehr, sondern ein wachsender strategischer Faktor. Mit einem durchdachten, digitalen System wie TimeSafe sparst du Zeit, vermeidest Fehler und stärkst das Vertrauen in dein Team.
Am wichtigsten ist, dass du: das gesamte Team einbindest, klare Abläufe definierst und stets flexibel bleibst. Dann wird das Erfassen von Arbeitszeiten zum gelebten Prozess – nicht zur Last.
Wenn du eine Lösung willst, die sich mit deinem Wachstum weiterentwickelt, ist TimeSafe Zeiterfassung eine hervorragende Basis.
