Zeiterfassung im Gesundheitswesen: Schichtplanung, Pausen & Ruhezeiten

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung
• Besondere Herausforderungen im Gesundheitswesen
• Schichtplanung im Gesundheitswesen
• Pausenregelungen im Schweizer Arbeitsrecht
• Ruhezeiten im Gesundheitswesen
• Moderne Zeiterfassungssysteme
• Vorteile einer optimierten Zeiterfassung
• Excel vs. Zeiterfassungssystem
• FAQ – Häufig gestellte Fragen
• Fazit

Einleitung

Die Zeiterfassung im Gesundheitswesen ist ein komplexes Thema. Spitäler, Pflegeheime und andere Einrichtungen stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn es um Schichtplanung, Pausenregelungen und die Einhaltung von Ruhezeiten geht. In diesem Blog-Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte und zeigen, wie Sie mit einer optimierten Zeiterfassung sowohl die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden als auch die rechtlichen Vorgaben erfüllen können.

Besondere Herausforderungen im Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen ist ein dynamisches Umfeld, in dem Flexibilität und Präzision gefragt sind. Die Zeiterfassung muss den besonderen Anforderungen gerecht werden:

• Unregelmässige Arbeitszeiten: Schichtarbeit, Pikettdienste und Notfalleinsätze prägen den Alltag.
• Hohe Arbeitsbelastung: Personalmangel und hoher Patientendruck führen oft zu Überlastung.
• Gesetzliche Vorgaben: Das Arbeitsgesetz und kantonale Bestimmungen regeln Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten.
• Dokumentationspflicht: Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten ist unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Diese Herausforderungen machen eine effiziente und transparente Zeiterfassung unerlässlich. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden fair behandelt werden und die Patientensicherheit gewährleistet ist.

Schichtplanung im Gesundheitswesen

Eine gute Schichtplanung ist das A und O für eine reibungslose Patientenversorgung und zufriedene Mitarbeitende. Hier sind einige Tipps:

• Bedarfsorientierung: Planen Sie Schichten so, dass sie dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Analysieren Sie Patientenzahlen und saisonale Schwankungen.
• Mitarbeiterwünsche berücksichtigen: Beziehen Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeitenden in die Planung ein. Das fördert die Motivation und reduziert Fehlzeiten.
• Klare Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über ihre Schichten. Nutzen Sie digitale Tools für eine transparente Schichtplanung.
• Gesetzliche Vorgaben beachten: Achten Sie darauf, dass die Schichtplanung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Arbeitszeit- und Ruhezeitregelungen müssen eingehalten werden.

Eine Software für Personaleinsatzplanung kann Ihnen helfen, diese Anforderungen effizient zu erfüllen.

Pausenregelungen im Schweizer Arbeitsrecht

Pausen sind wichtig für die Erholung und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden. Das Schweizer Arbeitsrecht sieht folgende Pausenregelungen vor:

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 5,5 Stunden muss eine Pause von mindestens 15 Minuten gewährt werden.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden muss eine Pause von mindestens 30 Minuten gewährt werden.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden muss eine Pause von mindestens einer Stunde gewährt werden.

Die Pausenregelung im Schweizer Arbeitsrecht ist klar definiert. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Pausen auch tatsächlich nehmen können. Eine gute Zeiterfassung hilft Ihnen, die Einhaltung der Pausenregelungen zu überwachen.

Ruhezeiten im Gesundheitswesen

Neben den Pausen sind auch die Ruhezeiten von grosser Bedeutung. Das Arbeitsgesetz schreibt vor, dass Mitarbeitende täglich mindestens 11 Stunden Ruhezeit haben müssen. Diese Ruhezeit kann einmal pro Woche auf 8 Stunden reduziert werden, sofern die durchschnittliche Ruhezeit von 11 Stunden innerhalb von zwei Wochen eingehalten wird.

Besonders im Gesundheitswesen, wo oft Nacht- und Sonntagsarbeit geleistet wird, ist die Einhaltung der Ruhezeiten entscheidend. Eine sorgfältige Planung und Zeiterfassung sind hier unerlässlich.

Moderne Zeiterfassungssysteme

Eine moderne Zeiterfassungssoftware bietet zahlreiche Vorteile gegenüber manuellen Methoden oder Excel-Listen. Sie ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, automatisiert die Berechnung von Überstunden und unterstützt Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

TimeSafe bietet eine flexible All-in-One-Lösung für die moderne Arbeitszeiterfassung. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von TimeSafe Zeiterfassung.

Vorteile einer optimierten Zeiterfassung

Eine optimierte Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Gerechte Entlohnung: Die präzise Erfassung der Arbeitszeiten sorgt für eine faire Bezahlung.
• Einhaltung der Gesetze: Sie minimieren das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Bussgeldern.
• Effiziente Planung: Sie können Ihre Ressourcen optimal einsetzen und Engpässe vermeiden.
• Transparenz: Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitszeiten und Feriensaldi.
• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand.

Eine effiziente Zeiterfassung macht Ihren Betrieb messbar effizienter.

Excel vs. Zeiterfassungssystem

Viele Unternehmen nutzen immer noch Excel für die Zeiterfassung. Das ist zwar eine kostengünstige Lösung, aber sie ist auch fehleranfällig und zeitaufwendig. Ein modernes Zeiterfassungssystem bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatisierung: Die Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und berechnet.
• Fehlervermeidung: Das System minimiert das Risiko von Fehlern und Manipulationen.
• Integration: Das System kann in andere Systeme wie Lohnbuchhaltung integriert werden.
• Flexibilität: Das System ist flexibel anpassbar an Ihre individuellen Bedürfnisse.

Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von Excel Zeiterfassung vs. Zeiterfassungssystem.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

1. Welche Arbeitszeitmodelle sind im Gesundheitswesen üblich?Im Gesundheitswesen sind Schichtarbeit, Teilzeitarbeit, Jobsharing und Jahresarbeitszeitmodelle verbreitet. Die Wahl des passenden Modells hängt von den Bedürfnissen der Einrichtung und den Präferenzen der Mitarbeitenden ab. Mehr Informationen zu den modernen Arbeitszeitmodellen finden Sie in unserem Blog.
2. Wie werden Pikettdienste in der Zeiterfassung berücksichtigt?Pikettdienste müssen in der Zeiterfassung korrekt erfasst werden. Es ist wichtig, zwischen der reinen Rufbereitschaft und der tatsächlichen Arbeitszeit zu unterscheiden. Die Entschädigung für Pikettdienste ist im Arbeitsvertrag oder im Personalreglement geregelt. Lesen Sie mehr über den Pikettdienst und seine Besonderheiten.
3. Was ist bei der Zeiterfassung von Teilzeitmitarbeitenden zu beachten?Auch bei Teilzeitmitarbeitenden müssen die Arbeitszeiten präzise erfasst werden. Es ist wichtig, die vereinbarte Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Stunden zu dokumentieren. Überstunden müssen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen entschädigt werden.
4. Wie kann ich die Zeiterfassung im Homeoffice gestalten?Auch im Homeoffice ist eine zuverlässige Zeiterfassung wichtig. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu erfassen, z.B. mit einer App oder einem Webbrowser. Wichtig ist, dass die Erfassung transparent und nachvollziehbar ist. Erfahren Sie mehr über die effektive Zeiterfassung im Homeoffice.
5. Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Zeiterfassung?Der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt bei der Zeiterfassung. Es dürfen nur die Daten erfasst werden, die für die Erfüllung des Arbeitsvertrags notwendig sind. Die Daten müssen sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Mitarbeitenden müssen über die Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten informiert werden.
6. Wie kann ich Arbeitszeitbetrug verhindern?Arbeitszeitbetrug kann teuer werden. Umso wichtiger ist es, geeignete Massnahmen zu ergreifen, um diesem vorzubeugen. Hierzu gehören klare Richtlinien, transparente Prozesse und eine offene Kommunikation. Auch technische Lösungen wie biometrische Zeiterfassungssysteme können helfen, Arbeitszeitbetrug zu verhindern. Informieren Sie sich über Arbeitszeitbetrug und wie Sie ihn vermeiden können.
7. Was muss ich bei der Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems beachten?Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems sollte sorgfältig geplant werden. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System. Stellen Sie sicher, dass das System den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Lesen Sie, wie der Wechsel von der Stechuhr zur modernen Zeiterfassung zum Erfolg wird.

Fazit

Die Zeiterfassung im Gesundheitswesen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Mit einer optimierten Zeiterfassung können Sie jedoch die Herausforderungen meistern und von zahlreichen Vorteilen profitieren. Investieren Sie in eine moderne Zeiterfassungssoftware und schaffen Sie eine transparente und faire Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeitenden.