Zeiterfassung in Industrie & Produktion – Schnittstellen zu ERP und Lohnsystem

Inhaltsverzeichnis

• Einführung: Warum Zeiterfassung in der Industrie entscheidend ist
• Die Bedeutung der Zeiterfassung in der Industrie
• Herausforderungen bei der Zeiterfassung in der Industrie
• Integration von Zeiterfassung, ERP und Lohnsystemen
  • Vorteile der Integration
  • Beispiele für erfolgreiche Integration
• Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems
  • Wichtige Kriterien für die Auswahl
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung
• Best Practices für die Zeiterfassung in der Industrie
• Fallstudien: Erfolgreiche Zeiterfassung in der Praxis
• Moderne Technologien in der Zeiterfassung
  • Mobile Zeiterfassung
  • Zeiterfassung mit Gesichtserkennung
  • Zeiterfassungsterminals
  • Zeiterfassung via API integrieren
• Rechtliche Aspekte der Zeiterfassung in der Schweiz
• FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung
• Fazit: Zeiterfassung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung

Einführung: Warum Zeiterfassung in der Industrie entscheidend ist

In der dynamischen Welt der Industrie und Produktion ist eine präzise Zeiterfassung mehr als nur eine administrative Notwendigkeit. Sie ist ein strategisches Instrument zur Effizienzsteigerung, Kostenkontrolle und Optimierung der Ressourcenauslastung. Die Zeiterfassung erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und liefert wertvolle Daten, die in andere Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) und Lohnsysteme integriert werden können. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die betrieblichen Abläufe und unterstützt fundierte Entscheidungen.

Die Digitalisierung hat die Zeiterfassung in der Industrie grundlegend verändert. Moderne Zeiterfassungssysteme bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Methoden wie Stundenzetteln oder Stechkarten. Sie ermöglichen eine präzisere Erfassung der Arbeitszeiten, reduzieren den administrativen Aufwand und minimieren das Risiko von Fehlern. Zudem bieten sie vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Auswertung der erfassten Daten.

Die Bedeutung der Zeiterfassung in der Industrie

Die Zeiterfassung spielt eine zentrale Rolle in verschiedenen Bereichen der Industrie und Produktion:

• Produktionsplanung: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten können Produktionsprozesse besser geplant und optimiert werden. Engpässe und Leerlaufzeiten werden identifiziert, um die Effizienz zu steigern.
• Kostenkontrolle: Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht eine transparente Kostenkontrolle. Die Arbeitskosten können den einzelnen Produktionsschritten zugeordnet werden, um die Rentabilität zu berechnen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
• Personalmanagement: Die Zeiterfassung liefert wichtige Informationen für das Personalmanagement. Sie ermöglicht die Überwachung der Arbeitszeiten, die Einhaltung von Pausenregelungen und die gerechte Entlohnung der Mitarbeitenden.
• Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Arbeitszeit ist in der Schweiz von grosser Bedeutung. Eine korrekte Zeiterfassung hilft Unternehmen, diese Vorschriften einzuhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.

Die Bedeutung der Zeiterfassung wird durch Nachfragen bei TimeSafe-Kunden untermauert. Laut einer Kundenumfrage können Unternehmen durch den Einsatz von TimeSafe ihre Produktivität um bis zu 15% steigern. Zudem reduziert sich der administrative Aufwand um bis zu 20%.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Zeiterfassung finden Sie in unserem Blog-Beitrag Warum Zeiterfassung Ihren Betrieb messbar effizienter macht.

Herausforderungen bei der Zeiterfassung in der Industrie

Die Implementierung und Nutzung von Zeiterfassungssystemen in der Industrie kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein:

• Komplexe Arbeitszeitmodelle: In der Industrie sind oft komplexe Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Gleitzeit oder Teilzeitbeschäftigung üblich. Die Zeiterfassungssysteme müssen diese Modelle flexibel abbilden können.
• Dezentrale Standorte: Viele Industrieunternehmen haben mehrere Standorte oder Aussendienstmitarbeitende. Die Zeiterfassungssysteme müssen eine dezentrale Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen.
• Integration in bestehende Systeme: Die Integration von Zeiterfassungssystemen in bestehende ERP- und Lohnsysteme kann technisch anspruchsvoll sein. Es ist wichtig, dass die Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können.
• Datenschutz: Die Erfassung von Arbeitszeiten ist mit dem Schutz persönlicher Daten verbunden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile einer effizienten Zeiterfassung. Unternehmen, die diese Herausforderungen meistern, können ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.

Integration von Zeiterfassung, ERP und Lohnsystemen

Die Integration von Zeiterfassungssystemen mit ERP- und Lohnsystemen ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung der betrieblichen Abläufe. Durch die Integration werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch in die anderen Systeme übertragen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt die Prozesse.

Vorteile der Integration

• Automatisierung: Die Integration automatisiert die Übertragung von Arbeitszeitdaten in die Lohnabrechnung und das ERP-System. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
• Transparenz: Durch die Integration erhalten Unternehmen eine transparente Sicht auf die Arbeitszeiten und Kosten. Die Daten können für Analysen und Berichte genutzt werden.
• Effizienzsteigerung: Die Integration ermöglicht eine effizientere Planung und Steuerung der Ressourcen. Die Arbeitszeiten können den einzelnen Projekten und Aufträgen zugeordnet werden.
• Compliance: Die Integration unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Arbeitszeit. Die Daten können für Audits und Kontrollen genutzt werden.

Beispiele für erfolgreiche Integration

Es gibt zahlreiche Beispiele für erfolgreiche Integrationen von Zeiterfassungssystemen mit ERP- und Lohnsystemen in der Industrie:

• Integration mit SAP: Viele Unternehmen nutzen SAP als ERP-System. Die Integration von Zeiterfassungssystemen mit SAP ermöglicht eine nahtlose Übertragung der Arbeitszeitdaten in die SAP-Module für Personalmanagement und Kostenrechnung.
• Integration mit Abacus: Abacus ist ein weit verbreitetes Lohnsystem in der Schweiz. Die Integration von Zeiterfassungssystemen mit Abacus ermöglicht eine automatische Lohnabrechnung auf Basis der erfassten Arbeitszeiten.
• Integration mit Microsoft Dynamics 365: Microsoft Dynamics 365 bietet eine umfassende Plattform für ERP und CRM. Die Integration von Zeiterfassungssystemen mit Dynamics 365 ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die betrieblichen Abläufe.

Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems

Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist entscheidend für den Erfolg. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern und Systemen auf dem Markt. Unternehmen sollten ihre Anforderungen genau analysieren und die verschiedenen Optionen sorgfältig prüfen.

Wichtige Kriterien für die Auswahl

• Funktionsumfang: Das Zeiterfassungssystem sollte alle notwendigen Funktionen bieten, wie z.B. die Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Projektzeiten.
• Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte einfach zu bedienen sein und eine intuitive Benutzeroberfläche haben.
• Flexibilität: Das System sollte flexibel an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein.
• Integration: Das System sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen.
• Skalierbarkeit: Das System sollte mit dem Unternehmen wachsen können und auch bei steigender Mitarbeiterzahl stabil laufen.
• Sicherheit: Das System sollte hohe Sicherheitsstandards erfüllen und die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.
• Support: Der Anbieter sollte einen zuverlässigen Support bieten, der bei Fragen und Problemen schnell helfen kann.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung

Die Implementierung eines Zeiterfassungssystems sollte sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Analyse der Anforderungen: Definieren Sie die Anforderungen an das Zeiterfassungssystem. Welche Funktionen sind notwendig? Welche Schnittstellen werden benötigt?
2. Auswahl des Systems: Wählen Sie ein Zeiterfassungssystem, das Ihren Anforderungen entspricht. Vergleichen Sie die verschiedenen Optionen und holen Sie Angebote ein.
3. Planung der Implementierung: Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Implementierung. Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich? Welcher Zeitrahmen ist vorgesehen?
4. Konfiguration des Systems: Konfigurieren Sie das Zeiterfassungssystem entsprechend Ihren Bedürfnissen. Richten Sie die Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen und Abwesenheitsarten ein.
5. Schulung der Mitarbeitenden: Schulen Sie die Mitarbeitenden im Umgang mit dem Zeiterfassungssystem. Erklären Sie die Funktionen und beantworten Sie Fragen.
6. Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass das System einwandfrei funktioniert.
7. Go-Live: Starten Sie das Zeiterfassungssystem im Echtbetrieb.
8. Kontinuierliche Verbesserung: Überwachen Sie die Nutzung des Systems und passen Sie es bei Bedarf an.

Best Practices für die Zeiterfassung in der Industrie

Um die Zeiterfassung in der Industrie optimal zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Best Practices beachten:

• Klare Richtlinien: Definieren Sie klare Richtlinien für die Zeiterfassung. Wer ist für die Erfassung der Arbeitszeiten verantwortlich? Welche Fristen sind einzuhalten?
• Transparente Kommunikation: Kommunizieren Sie transparent mit den Mitarbeitenden über die Ziele und Vorteile der Zeiterfassung.
• Einbindung der Mitarbeitenden: Binden Sie die Mitarbeitenden in die Implementierung und Optimierung des Zeiterfassungssystems ein.
• Regelmässige Schulungen: Führen Sie regelmässige Schulungen für die Mitarbeitenden durch, um sicherzustellen, dass sie das System korrekt nutzen.
• Kontinuierliche Überwachung: Überwachen Sie die Nutzung des Systems und passen Sie es bei Bedarf an.

Weitere Tipps zur effizienten Gestaltung der Zeiterfassung finden Sie in unserem Blog-Beitrag 5 Tipps, wie KMU ihre Zeiterfassung effizienter gestalten können.

Moderne Technologien in der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in der Industrie wird durch moderne Technologien immer einfacher und effizienter:

Mobile Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen. Dies ist besonders nützlich für Aussendienstmitarbeitende oder Mitarbeitende mit wechselnden Einsatzorten. Die mobile Zeiterfassung kann über eine App auf dem Smartphone oder Tablet erfolgen.

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung finden Sie in unserem Blog-Beitrag Mobile Zeiterfassung mit GPS: Datenschutz & Vorteile für den Aussendienst.

Zeiterfassung mit Gesichtserkennung

Die Zeiterfassung mit Gesichtserkennung ermöglicht eine schnelle und sichere Erfassung der Arbeitszeiten. Die Mitarbeitenden werden anhand ihres Gesichts erkannt, was Manipulationen verhindert. Die Zeiterfassung mit Gesichtserkennung ist besonders geeignet für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen.

Weitere Informationen zur Zeiterfassung mit Gesichtserkennung finden Sie in unserem Blog-Beitrag Zeiterfassung mit Gesichtserkennung.

Zeiterfassungsterminals

Zeiterfassungsterminals sind stationäre Geräte, die zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden. Die Mitarbeitenden können sich über Chipkarten, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung anmelden. Zeiterfassungsterminals sind besonders geeignet für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen.

Weitere Informationen zu Zeiterfassungsterminals finden Sie in unserem Blog-Beitrag Zeiterfassungsterminal für Ihr Unternehmen – TimeSafe im Überblick.

Zeiterfassung via API integrieren

Die Integration von Zeiterfassungssystemen über eine API (Application Programming Interface) ermöglicht eine flexible und individuelle Anpassung an die bestehende IT-Landschaft. Unternehmen können ihre eigenen Anwendungen und Systeme mit dem Zeiterfassungssystem verbinden.

Weitere Informationen zur Integration von Zeiterfassungssystemen über eine API finden Sie in unserem Blog-Beitrag Zeiterfassung via API integrieren.

Rechtliche Aspekte der Zeiterfassung in der Schweiz

In der Schweiz gibt es verschiedene gesetzliche Bestimmungen zur Arbeitszeit und Zeiterfassung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Bestimmungen einhalten. Zu den wichtigsten rechtlichen Aspekten gehören:

• Arbeitsgesetz: Das Arbeitsgesetz regelt die Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten der Mitarbeitenden.
• Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz: Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz präzisiert die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes.
• Datenschutzgesetz: Das Datenschutzgesetz regelt den Umgang mit persönlichen Daten, einschliesslich der Arbeitszeitdaten.

Weitere Informationen zu den rechtlichen Aspekten der Zeiterfassung finden Sie in unserem Blog-Beitrag Einführung in schweizerisches Arbeitsrecht.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung in der Industrie:

Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden erfassen?

Ja, in der Schweiz sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Es gibt jedoch Ausnahmen, z.B. für leitende Angestellte.

Welche Daten müssen bei der Zeiterfassung erfasst werden?

Bei der Zeiterfassung müssen mindestens die tägliche Arbeitszeit, die Pausen und die Überstunden erfasst werden.

Wie lange müssen die Arbeitszeitdaten aufbewahrt werden?

Die Arbeitszeitdaten müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.

Dürfen meine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst erfassen?

Ja, die Mitarbeitenden dürfen ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, sofern der Arbeitgeber dies zulässt und die Erfassung korrekt erfolgt.

Was passiert, wenn ich als Arbeitgeber die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden nicht korrekt erfasse?

Wenn Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden nicht korrekt erfassen, können Sie mit Bussen oder anderen Sanktionen belegt werden.

Fazit: Zeiterfassung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung

Die Zeiterfassung ist ein entscheidender Faktor für die Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle in der Industrie. Durch die Integration von Zeiterfassungssystemen mit ERP- und Lohnsystemen können Unternehmen ihre betrieblichen Abläufe optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Moderne Technologien wie mobile Zeiterfassung, Gesichtserkennung und API-Integration bieten vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Anpassung und Optimierung der Zeiterfassung.