Leistung erfassen oder Wirkung messen? Neue Kennzahlen für Projekte

In vielen Unternehmen ist die Zeiterfassung im Projektalltag etabliert. Mitarbeitende erfassen jede Stunde, Aufgaben werden dokumentiert und Stunden werden verglichen. Doch misst dies wirklich den Projekterfolg? Oder übersehen wir dabei den wahren Beitrag, den ein Projekt leistet? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, weshalb klassische Stunden- und Task-Erfassung allein nicht genügt, und wie moderne Leistungsindikatoren wie Output, Nutzen und Wirkung Projekte gezielt steuern können. Zudem erfahren Sie, wie ein System wie TimeSafe Leistungserfassung Unternehmen dabei unterstützt, von der Aufwands- zur Ergebnissteuerung zu gelangen.

Inhaltsverzeichnis

• Nutzen und Kontext
• Klassische Leistungserfassung vs. moderne Leistungsindikatoren
• Praxisbeispiele und Systemsicht
• Tipps und Checkliste für die Umsetzung
• FAQs – häufige Fragen
• Fazit

Nutzen und Kontext

Für Unternehmer:innen, HR-Verantwortliche und IT-Entscheider in der DACH-Region gilt: Projekte sind Investitionen. Sie beantragen Ressourcen, Mitarbeitende arbeiten daran, und das Ziel ist nicht einfach Stunden abzureissen, sondern einen Beitrag zu schaffen, sei es in Form eines neuen Produkts, einer verbesserten Dienstleistung oder einer effizienteren internen Organisation.

Die Erfassung von Stunden oder Aufgaben ist dabei wichtig für Transparenz, Abrechnung und Planung. Sie zeigt, wie viel Aufwand in ein Projekt geflossen ist. Doch Aufwand allein beantwortet nicht die Frage: Was wurde erreicht? Welcher Nutzen entstand? Welcher Beitrag zur Wirkung?

Unternehmen, die nur den Aufwand messen, laufen Gefahr, Steuerungsinformationen zu generieren, die wenig Aussagekraft über den Projekterfolg haben. Wie Studien zeigen, liegt ein kritischer Unterschied zwischen Output (was gemacht wurde) und Outcome/Wirkung (welche Veränderung erzielt wurde).

Deshalb plädieren wir für einen modernen Ansatz: Nicht nur Leistung erfassen, sondern Wirkung messen. Damit entsteht nicht nur eine Steuerung auf Basis von Stunden, sondern eine Steuerung auf Basis von Ergebnis, Nutzen und Wertbeitrag.

Klassische Leistungserfassung vs. moderne Leistungsindikatoren

In vielen Unternehmen gilt die Erfassung von Stunden und Aufgaben noch immer als zentrale Grundlage für die Leistungsbewertung. Wer viele Stunden leistet, gilt als produktiv. Doch dieses Denken greift zu kurz. Zeit ist nur der Input, entscheidend ist, was daraus entsteht. Immer mehr Organisationen erkennen, dass sie den Beitrag zum Ergebnis und den Nutzen für den Kunden stärker in den Fokus rücken müssen.

Klassische Leistungserfassung: Fokus auf Aufwand

Die traditionelle Methode misst primär, wieviel gearbeitet wurde. Mitarbeitende erfassen ihre Stunden pro Projekt, Phase oder Tätigkeit. Diese Daten dienen als Basis für Fakturierung, Kostenkontrolle oder Nachkalkulation. Sie beantworten die Frage: Wie viel Zeit wurde investiert?

• Stundenerfassung pro Aufgabe oder Projekt
• Kostenzuordnung auf Mandate oder interne Projekte
• Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten

Diese Informationen sind wichtig, insbesondere für die Nachvollziehbarkeit, Abrechnung und Ressourcenplanung. Doch sie sagen wenig über den eigentlichen Erfolg eines Projekts aus. Eine hohe Anzahl an Stunden kann sogar ein Hinweis auf Ineffizienz sein.

Moderne Leistungsindikatoren: Fokus auf Ergebnis und Wirkung

Unternehmen, die sich weiterentwickeln wollen, brauchen ergänzende Kennzahlen. Diese erweitern die Sicht auf die reine Zeiterfassung und machen den Output sichtbar, also das was tatsächlich erreicht wurde. Dabei geht es nicht nur um mehr Daten, sondern um relevante Informationen für Steuerung und Verbesserung.

• Rentabilität: Wie wirtschaftlich ist ein Projekt/Mandat? Durch die Kombination von erfassten Stunden und verrechenbaren Beträgen lässt sich die Marge auf Knopfdruck berechnen.
• Termintreue: Wurden vereinbarte Liefertermine oder Meilensteine eingehalten? Diese Kennzahl zeigt, wie zuverlässig Projekte umgesetzt werden.
• Qualität der Leistung: Wie viele Nacharbeiten, Korrekturen oder Reklamationen entstehen? Solche Qualitätsindikatoren spiegeln Effizienz und Kundennutzen wider.
• Kundenzufriedenheit: Durch regelmässige kurze Befragungen oder Net Promoter Score (NPS) lässt sich messen, wie zufrieden Auftraggeber mit der erbrachten Leistung sind.

Damit verschiebt sich der Fokus von «Wie lange wurde gearbeitet?» zu «Was wurde erreicht und wie wirksam war es?». Dieser Perspektivenwechsel schafft langfristig mehr Transparenz und Steuerbarkeit.

Von der Stundenlogik zur Wertlogik – unterstützt durch digitale Systeme

Moderne Tools wie die TimeSafe Leistungserfassung denken den Prozess weiter. Sie verbinden die klassische Zeiterfassung mit aussagekräftigen Auswertungen zu Rentabilität und Projektstatus. Dadurch werden Stundenangaben zu echten Entscheidungsgrundlagen für Führung und Controlling.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Projektteam erfasst wie gewohnt seine Arbeitszeit. Das System berechnet in Echtzeit die Rentabilität pro Projekt und zeigt auf, welche Projekte trotz hoher Stundenaufwände profitabel sind und welche nicht. So können Projektleiter frühzeitig reagieren und Ressourcen gezielter steuern. Auf diese Weise entsteht aus der Leistungserfassung ein Instrument der Ergebnissteuerung. Dank dem TimeSafe Projektdaten-Report erhält der Projektleiter auf Knopfdruck ein Gesamtbild.

Dieser Ansatz hilft nicht nur, interne Abläufe zu optimieren, sondern fördert auch eine Kultur der Transparenz. Teams verstehen, welchen Beitrag ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg leistet. Das motiviert und stärkt die Zusammenarbeit.

Praxisbeispiele und Systemsicht

Damit die Theorie greifbar wird, folgen zwei exemplarische Praxisfälle, wie moderne Indikatoren im Projektalltag eingesetzt werden können.

Praxisfall 1: Agentur für Digitalprojekte

Eine Digitalagentur erbringt Leistungen für Kunden in Form von Websites, Apps und Kampagnen. Mitarbeiter erfassen täglich ihre Stunden im Projekt. Nach Einführung moderner Kennzahlen kamen folgende Ergänzungen hinzu:

• Offert-Wert pro Projekt wird im System hinterlegt.
• Stunden- und Materialaufwand wird kontinuierlich erfasst.
• Automatisiert erfolgt die Berechnung der Rentabilität pro Projekt.
• Am Projektende wird eine kurze Kundenbefragung zur Zufriedenheit durchgeführt (z. B. NPS).

Das Ergebnis: Projekte wurden nicht mehr allein auf Stundenbasis beurteilt, sondern nach wirtschaftlichem Beitrag und Kundenzufriedenheit. Ineffiziente Aufträge konnten frühzeitig identifiziert und optimiert werden.

Praxisfall 2: IT-Dienstleister im B2B-Bereich

Ein IT-Dienstleister liefert externe Services wie Netzwerk-, Cloud- und Supportdienstleistungen. Bisher wurden Leistung und Kosten über Stunden und Tasks abgerechnet. Neu wurden folgende Kennzahlen integriert:

• Ein Service-Katalog definiert Zielwerte für Dienstleistungsaufträge (z. B. Anzahl Zwischenfälle).
• Aus den erfassten Stunden und Kosten wird die Marge je Serviceauftrag berechnet.
• Jährlich wird eine kurze Zufriedenheitsbefragung beim Kunden durchgeführt.

Durch diesen Ansatz rückte die Steuerung stärker auf Servicequalität und Nutzen statt nur auf Aufwand. Die interne Wahrnehmung verbesserte sich und die Transparenz über die Effizienz der Services nahm zu.

Hinweis für die Umsetzung: Solche Kennzahlen lassen sich mit regelmässiger Auswertung etablieren. Ein System wie TimeSafe unterstützt genau hier – nämlich bei der automatisierten Verknüpfung von Aufwandsdaten mit wirtschaftlichen Resultaten.

Tipps und Checkliste für die Umsetzung

Folgende Tipps helfen, moderne Leistungsindikatoren im Unternehmen zu etablieren:

1. Starten Sie mit einem Pilot-Projekt: Wählen Sie ein repräsentatives Projekt/Mandat oder eine Projektgruppe aus und definieren Sie dort neue Kennzahlen.
2. Halten Sie die Anzahl der Kennzahlen überschaubar: Nicht jede Zahl ist sinnvoll. Konzentration auf wenige, strategisch bedeutende Indikatoren ist erfolgsentscheidend.
3. Stellen Sie sicher, dass Datenquellen sauber sind: Stunden, Kosten, Offerte, Kundenzufriedenheit – alles muss konsistent und zuverlässig erfolgen.
4. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein: Erklären Sie, weshalb neben Stunden auch Output und Wirkung sichtbar gemacht werden sollen. Das erhöht Akzeptanz und Qualität der Daten.
5. Automatisieren Sie Auswertungen sofern möglich. Sollten die enthaltenen Auswertungen nicht ausreichen, prüfen Sie ob kundenspezifische Anpassungen möglich sind oder ein DB-Zugriff für eigene Auswertungen möglich ist.
6. Reviewen und optimieren Sie regelmässig: Kennzahlen müssen anhand von Praxiswerten überprüft und angepasst werden, wenn sie keinen Mehrwert mehr liefern oder zu komplex geworden sind.

Checkliste zur Umsetzung:

• Offerte/Wert pro Projekt eingetragen
• Stunden und Kosten laufend erfasst
• Regelmässige Rentabilitätsberechnung festgelegt
• Kundenzufriedenheits-Befragungstask definiert und durchgeführt
• Regelmässiger Review-Termin für Kennzahlen festgelegt

FAQs – häufige Fragen

1. Ist das Erfassen von Projektstunden nicht mehr relevant?

Nein. Stunden- und Task-Erfassung bleiben eine wichtige Grundlage – insbesondere für Nachvollziehbarkeit, Abrechnung und Planung. Allerdings reichen sie allein nicht aus, um den Projekterfolg zu messen.

2. Welche Kennzahlen eignen sich für mein Unternehmen?

Das hängt von Branche, Geschäftsmodell und Projekttyp ab. Gängig sind Rentabilität, Termintreue, Qualität und Kundenzufriedenheit. Entscheidend ist die Ausrichtung auf Strategie und Steuerungsbedarf.

3. Wie lässt sich Kundenzufriedenheit im Projekt messen?

Eine einfache Möglichkeit sind kurze Online-Befragungen nach Projektabschluss mit wenigen Fragen (z. B. „Wie zufrieden sind Sie mit der Leistung?“), alternativ Einsatz eines NPS („Wie wahrscheinlich würden Sie uns weiterempfehlen?“).

4. Ist Rentabilität nicht bereits durch Stunden und Kosten abgedeckt?

Teilweise ja – aber viele Systeme liefern lediglich Stunden versus Soll-Stunden. Eine echte Rentabilitätskennzahl verknüpft Aufwand (Stunden, Material) und die erzielten oder kalkulierten Einnahmen pro Projekt/Mandat. So entsteht eine Aussage über wirtschaftlichen Beitrag und Effizienz.

5. Wie integriere ich diese Kennzahlen mit einem Tool wie TimeSafe?

Ein System wie TimeSafe Leistungserfassung bietet Möglichkeiten zur Zeiterfassung, Projekt-/Mandatswert-Erfassung und Auswertung. So lassen sich Kennzahlen wie Marge und Kundenzufriedenheit auswerten – wodurch Steuerung und Reporting effizienter werden.

6. Welche typischen Fehler treten bei der Einführung auf?

Häufige Fehler sind: zu viele Kennzahlen gleichzeitig einführen, unklare Datenqualität, mangelnde Akzeptanz bei Mitarbeitenden, fehlende Verknüpfung mit Unternehmenszielen oder fehlender Review-Prozess.

7. Wann zeigt sich der Nutzen dieser neuen Kennzahlen?

Bereits nach wenigen abgeschlossenen Projekten können Muster erkannt werden: welche Aufträge rentabel sind, wo Nacharbeiten anfallen, wie sich Kundenzufriedenheit entwickelt. Regelmässige Auswertung erzeugt mit der Zeit Transparenz und erlaubt gezielten Steuerungsinput.

Fazit

Die Erfassung von Stunden bleibt relevant – sie bildet die Grundlage. Doch sie verrät wenig über Erfolg, Nutzen und Wirkung. Für zukunftsorientierte Steuerung brauchen Unternehmen Kennzahlen, die über Aufwand hinausgehen: Output, Qualität, Kundenzufriedenheit und Rentabilität.

TimeSafe Leistungserfassung hilft, aus Stundeninformationen wertvolle Steuerungsgrössen zu gewinnen. Dadurch verschiebt sich der Fokus von reiner Aufwandserfassung zur gezielten Ergebnissteuerung.

Wenn Sie Ihre Projekte nicht nur erfassen, sondern steuern wollen, empfiehlt sich jetzt der Schritt zu modernen Leistungsindikatoren – damit Sie nicht nur wissen, wie lange gearbeitet wurde, sondern welchen Wert Ihre Projekte stiften.