Digitale Erfassung von Überstunden: Rechtssicher, effizient & transparent

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung
• Warum digitale Erfassung? Recht & Compliance
• Infobox: Digital vs. manuell (Vor- & Nachteile)
• Praxisablauf: Von der Buchung bis zur Auszahlung
• Schlüsselfunktionen in der Praxis
• Praxisbeispiele aus KMU
• Checkliste: So stellen Sie um
• FAQ: Häufige Fragen
• Fazit & Handlungsempfehlung

Einleitung

Überstunden gehören in vielen Schweizer Unternehmen zum Alltag. Entscheidend ist nicht nur die korrekte Vergütung, sondern vor allem die saubere, nachvollziehbare Erfassung. Handschriftliche Listen oder Excel-Tabellen führen rasch zu Lücken, Diskussionen und Mehraufwand. Digitale Systeme schaffen Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit – für Mitarbeitende, Vorgesetzte und Payroll.

Die Abgrenzung zwischen Überstunden (OR 321c) und Überzeit (ArG) bleibt zentral. Einen Überblick dazu finden Sie im Hauptbeitrag Überstunden & Überzeit.

Warum digitale Erfassung? Recht & Compliance

Auch bei Homeoffice, Teilzeit und Schichtarbeit gilt: Arbeitszeiten müssen überprüfbar dokumentiert sein. Nur so lassen sich Überstunden und Überzeit korrekt unterscheiden und abrechnen. Offizielle Informationen zu Arbeits- und Ruhezeiten stellt das SECO bereit:
SECO – Arbeits- und Ruhezeiten.

Digitale Erfassung unterstützt Unternehmen, Grenzen (45/50 h), Zuschläge (z. B. 25 % bei Überzeit) und Prozesse (Genehmigung, Endabrechnung) regelbasiert einzuhalten und revisionssicher zu dokumentieren.

Infobox: Digital vs. manuell (Vor- & Nachteile)

Mit der TimeSafe Zeiterfassung lassen sich Regeln zu Überstunden und Überzeit zentral hinterlegen, Genehmigungswege definieren und revisionsfeste Reports erzeugen. Optional stehen TimeSafe-Terminals für Standorte zur Verfügung; mobil erfasst das Team via Web-Client.

Praxisablauf: Von der Buchung bis zur Auszahlung

Schritt	Rolle	Beschreibung	Ergebnis
1. Erfassung	Mitarbeitende	Kommen/Gehen, Pausen, Projekt/Leistung buchen (Web/Mobile/Terminal).	Vollständige Tagesdaten
2. Systemcheck	System	Prüft Grenzwerte (45/50 h), Pausen, Nacht-/Sonntagsregeln; kennzeichnet Überzeit.	Automatische Hinweise
3. Review	Vorgesetzte	Monatliche/Wöchentliche Prüfung der Saldi; Rückfragen klären.	Freigabeempfehlung
4. Freigabe	HR/Führung	Formelle Genehmigung; Sperrung der Periode gegen nachträgliche Änderungen.	Revisionssicherer Status
5. Abrechnung	Payroll	Export ins Lohnsystem; Überzeit mit 25 % Zuschlag automatisch berücksichtigt.	Korrekte Lohnabrechnung

Schlüsselfunktionen in der Praxis

• Regel-Engine: Abgrenzung Überstunden/Überzeit, Zuschlagstabellen, Bandbreiten, Höchstgrenzen
• Genehmigungs-Workflow: Mehrstufige Freigaben, Stellvertretungen, Eskalationen
• Berichte & Audits: Zeitkonten, Überzeitjournal, Änderungsprotokolle, Exporte
• Schnittstellen: Übergabe an Lohn-/ERP-Systeme; API-Optionen
• Rollen & Datenschutz: DSG-konforme Sichtrechte, minimale Datenspeicherung, klare Zwecke

Praxisbeispiele aus KMU

• Produktion: Terminal-Erfassung für Schichten; Tagesüberschreitungen > 2 h werden als Fehler markiert.
• IT-Dienstleister: Mobile-Erfassung mit Projektzuordnung; monatlicher Export für Faktura & Payroll.
• Pflegebetrieb: Nacht-/Wochenendlogik hinterlegt; Zuschläge werden automatisch berechnet.
• Verkauf mit Homeoffice: Web-Client; Führung sieht Live-Saldi, vermeidet „unsichtbare“ Mehrarbeit.

Checkliste: So stellen Sie um

• Regelwerk definieren: Vertrag/Reglement zu Überstunden, Überzeit, Kompensation & Zuschlägen prüfen.
• Konfiguration planen: Grenzwerte (45/50 h), 170/140 h p. a., Pausenpflicht, Nacht-/Sonntagsarbeit.
• Workflows festlegen: Wer prüft? Wer genehmigt? Welche Eskalationswege?
• Schnittstellen klären: Export in Lohn/ERP, Benutzeranlage (SSO), Reporting-Anforderungen.
• Rollout & Schulung: Kurzanleitungen, FAQ, Pilotteam, Go-live in Wellen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Feedback, Dashboards, Regeljustierung nach 4–8 Wochen.

FAQ: Häufige Fragen

Wie grenzt das System Überstunden und Überzeit ab?

Überstunden beziehen sich auf die vertragliche Arbeitszeit, Überzeit auf die gesetzliche Höchstarbeitszeit (45/50 h). Die Regel-Engine erkennt diese Schwellen automatisch.

Brauchen wir im Homeoffice eine andere Erfassung?

Nein. Die Pflichten gelten unabhängig vom Arbeitsort. Web-/Mobile-Clients sichern eine lückenlose Dokumentation.

Können Mitarbeitende Einträge nachträglich ändern?

Ja, bis zur Freigabe und nur sofern dies erlaubt wurde. Danach sind Perioden gesperrt; Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert (Audit-Trail).

Wie werden Zuschläge (z. B. 25 % Überzeit) berücksichtigt?

Zuschläge werden in den Stammdaten hinterlegt; das System weist Überzeit aus und übergibt die Beträge an Payroll/Export.

Spart die digitale Lösung wirklich Zeit?

Ja. Wegfall manueller Konsolidation, weniger Rückfragen, klare Verantwortlichkeiten und automatische Reports.

Was ist mit Datenschutz?

Es werden nur zweckgebundene Arbeitszeitdaten verarbeitet. Rollenbasierte Zugriffe sorgen für Transparenz und DSG-Konformität.

Fazit & Handlungsempfehlung

Digitale Zeiterfassung macht Überstunden- und Überzeitprozesse verlässlich, effizient und rechtssicher. Regeln werden konsistent angewendet, Streitfälle reduziert, Payroll vereinfacht. Mit der TimeSafe Zeiterfassung bilden Sie diese Anforderungen flexibel ab – vom Terminal am Standort bis zum Web-Client im Homeoffice.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Stand: 26. September 2025.