KB0478: Adressen als Datenquelle für Seriendruck von Dokumenten verwenden

BESCHREIBUNG

Die Adressen von Kontakten und/oder Organisationen in der TimeSafe Leistungserfassung können für den Seriendruck von Dokumenten verwendet werden.

VARIANTE 1 – EXPORT NACH EXCEL

Filtern Sie die gewünschten Kontakte oder Organisationen im Desktop-Client der TimeSafe Leistungserfassung.
Führen Sie die Funktion „Exportieren“ aus. Diese exportiert alle angezeigten Spalten der Kontakte / Organisationen in eine Exceldatei.
Die erzeugte Exceldatei kann als Datenquelle für den Seriendruck von Dokumenten verwendet werden. Fügen Sie in Ihr Dokument Seriendruckmarken ein, deren Bezeichnungen mit den gewünschten Spaltennamen übereinstimmen.

Mit dieser Variante können Sie auf einfache Weise bei Bedarf im Datenfeld-Manager definierte freie indiviudelle Datenfelder und zusätzliche Spalten (Auswahl über den Spaltenwähler) exportieren.

VARIANTE 2 – DATENBANK DIREKT AUS MS WORD ANSPRECHEN

Die Datenbank der TimeSafe Leistungserfassung kann auch direkt für einen Seriendruck (aus MS Word) als Datenquelle angesprochen werden. In der Word Version 2013 gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

Definieren Sie die Empfängerliste des Seriendruck über eine neue Datenquelle vom Typ „Microsoft SQL Server“.
Definieren Sie die Bezeichnung des betreffenden Datenbankservers bzw. der entsprechenden SQL Server-Instanz, auf welcher die TimeSafe-Datenbank verfügbar ist.

[SERVERNAME]\[DB-Instanz] -> SERVER01\TIMESAFE
Verwenden Sie nach Möglichkeit für den Zugriff auf den SQL-Server wenn möglich einen unpersönlichen Benutzer (bspw. sa-Account) und geben Sie für den Zugriff die erforderlichen Angaben (Benutzername und Passwort) an.
Wählen Sie die gewünschte TimeSafe-Datenbank und aktivieren Sie die Option „Mit einer ausgewählten Tabelle verbinden“. Markieren Sie in der Liste die gewünschte Tabelle:

tContacts -> Kontakte
tOrganizations -> Organisationen
Definieren Sie einen Namen für die Datei, in welchern die Verbindungsinformationen zur Datenbank abgespeichert werden.
Diese Datei kann bei Bedarf auch anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
In der Funktion „Empfängerliste bearbeiten“ können Sie nun die gewünschten Kontakte oder Organisationen sortieren und/oder filtern. Wählen Sie die für den Seriendruck gewünschten Einträge aus.
Fügen Sie in Ihr Dokument Seriendruckmarken ein, deren Namen den Bezeichnungen der Spalten aus der Empfängerliste entsprechen.