KB0490: Rechnungsstellung mit automatisierter Verarbeitung (ESR)

EINLEITUNG

ESR Einzahlungsscheine ermöglichen Ihnen die automatisierte Verbuchung von Zahlungseingängen. Die Zahlungseingänge können in der TimeSafe Leistungserfassung und/oder Ihrem Finanzbuchhaltungsystem eingelesen werden.

Erläuterungen:

• ES steht für Einzahlungsschein
• R steht für Referenznummer
• Organge Einzahlungsscheine weisen eine Referenznummer auf und ermöglichen die automatische Verbuchung von Zahlungen
• Rote Einzahlungsscheine haben keine Referenznummer
• VESR für automatische Einzahlungen auf ein Postcheckkonto bei der Post
• BESR sind Bankeinzahlungsscheine

VORBEREITUNG

Die folgenden Vorabeiten sind notwendig, um ESR zu nutzen:

1. Anmeldung bei Ihrem Finanzinstitut für ESR
2. Orange Einzahlungsscheine bei Ihrem Finanzinstitut, einer Druckerei oder im Internet bestellen
3. Auf dem Einzahlungsschein wird die OCR-B-Schriftart OCR-B-10-BT von Bitstream (Tt0646z.ttf) verwendet. Diese Schriftart wird aus lizenztechnischen Gründen nicht mit ausgeliefert. Falls Sie eine andere OCR-B Schriftart verwenden, muss der Bericht 2002.01 Unterbericht Einzahlungsschein mit dem Berichts-Manager angepasst werden!

Nach der erfolgreichen Anmeldung erhalten Sie von der Post oder von Ihrer Bank eine ESR-Teilnehmernummer.

ESR-Formulare:
Sie benötigen das Formular 609, gerahmt (nicht geboxt).

Postcheckkonto: Form 609 – ESR orange gerahmt
Bankkonto: Form 609 – BESR orange gerahmt

KONFIGURATIONEN IN DER TIMESAFE LEISTUNGSERFASSUNG

Führen Sie die folgenden Konfigurationen durch:

1. Definieren Sie unter Stammdaten -> ESR-Definitionen die Daten für den Einzahlungsschein
2. Drucken Sie den Einzahlungsschein einer Rechnung und prüfen Sie, ob die Werte in den entsprechenden Feldern erscheinen
3. Passen Sie allenfalls die Berichte 2002 bzw. 2002.01 im Berichts-Manager an
4. Definieren Sie einen Drucker mit Druckerschacht in den Stammdaten -> Druckerdefinitionen für den Einzahlungsschein
5. Weisen Sie in den Rechnungsdruck-Definitionen in den Stammdaten die unter 4. erstellte Druckerdefinition im Feld Einzahlungsschein zu.

Tipp: Sie können auch mehrere ESR-Definitionen erstellen und diese dann in den Systemeinstellungen in den Mandanteneinstellungen verwenden.

ABLAUF

Nachfolgend wird der Ablauf von der Rechnungserstellung bis zum automatisierten Verbuchen der Zahlungseingänge aufgezeigt:

1. Sie erstellen die Rechnungen in der TimeSafe Leistungserfassung
2. Sie drucken die Rechungen mit Einzahlungsschein über einen Drucklauf und versenden sie an Ihre Kunden
3. Sie erhalten von Ihrem Finanzinstitut eine Datendatei mit den Einzahlungen Ihrer Kunden
4. Sie selektieren im Rechnungswesen den Befehl ESR-Daten lesen… im Menu und selektieren die Datendatei Ihres Finanzinstituts.
5. Sie lesen die Zahlungseingänge ein

Hinweis:
Das Einlesen von ESR-Gutschriften im ISO-20022 camt-Format als camt.054-Datei ist ab Version v17.0 der TimeSafe Leistungserfassung möglich.

ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN

Als effiziente Alternativen bietet die TimeSafe Leistungserfassung folgende Möglichkeiten:

• E-Rechnung
• E-Mail Rechnung mit Referenznummern

Die rein elektronische Rechnungsstellung bietet diverse Vorteile.

REFERENZNUMMER IN DER TIMESAFE LEISTUNGSERFASSUNG

Der Aufbau der Referenznummer und der ESR-Codierzeile ist im KB-Artikel 0239 beschrieben.