EINLEITUNG
Dieser Artikel beschreibt die E-Mail-Benachrichtigung mit Microsoft Outlook für Aktivitäten in der TimeSafe Leistungserfassung. Beim Delegieren einer Aufgabe an eine andere Person oder beim Erledigen einer delegierten Aufgabe müssen oft zusätzliche Informationen ausgetauscht werden. Dies erfolgt häufig durch den Versand einer E-Mail.
VORAUSSETZUNGEN
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die E-Mail-Benachrichtigung genutzt werden kann:
- Die TimeSafe Leistungserfassung Version 2023 oder neuer wird eingesetzt
- Microsoft Outlook wird für das Versenden von E-Mails verwendet
KONFIGURATION
Folgende Einstellungen sind möglich:
- Stammdaten: Aktivitätstypen für E-Mail-Benachrichtigung festlegen
- Systemeinstellungen: Vorlagen für den Betreff und den Text der E-Mails
- Persönlichen Einstellungen: Der Mitarbeiter kann wählen, ob die E-Mail-Benachrichtigung gewünscht wird
- Keine Benachrichtigung: Die Aktivität kann neu zugeteilt oder abgeschlossen werden. Es erfolgt keine Mailbenachrichtigung.
- Nach Bestätigung: Es öffnet sich ein Dialog, welcher mit „Ja“ oder „Nein“ bestätigt werden kann. Sofern mit „Ja“ bestätigt wird, öffnet sich nach dem Speichern automatisch die Mail.
- Immer: Nach dem speichern öffnet sich automatisch die Mail.
In den Vorlagen können diverse Platzhalter eingesetzt werden. Besonders zu erwähnen sind die Platzhalter mit der Bezeichnung {Link…}. Diese Platzhalter werden durch einen Hyperlink ersetzt. Mit einem Klick auf diesen Hyperlink gelangt der Empfänger der E-Mail z.B. direkt zur entsprechenden Aktivität in der TimeSafe Leistungserfassung.
FUNKTIONALITÄT
Die E-Mail-Benachrichtigung erleichtert den Informationsfluss in den folgenden Arbeitsprozessen:
- Hinweise beim Delegieren einer Aktivität
- Rückmeldung nach der Erledigung einer delegierten Aktivität an den Ersteller
In den oben erwähnten Fällen wird eine Outlook E-Mail erstellt und angezeigt. Der Benutzer kann die E-Mail vor dem Versand anpassen. Der Empfänger gelangt via Hyperlink zur betreffenden Aktivität. Als E-Mail Adressen für Von und An werden die Werte im Feld E-Mail Adresse Geschäft der Mitarbeiter in der TimeSafe Leistungserfassung verwendet.
