Kontrollen durch Arbeitsinspektorat – was bei der Zeiterfassung geprüft wird!

Inhaltsverzeichnis

• Einführung
• Was ist das Arbeitsinspektorat?
  • Aufgaben und Befugnisse
  • Ziele der Kontrollen
• Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassung
  • Arbeitsgesetz (ArG)
  • Verordnungen zum Arbeitsgesetz
  • Gesamtarbeitsverträge (GAV)
• Prüfpunkte bei der Zeiterfassung
  • Vollständige und korrekte Erfassung
  • Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen
  • Einhaltung der Ruhezeiten
  • Korrekte Erfassung von Überstunden & Überzeit
  • Dokumentation und Aufbewahrung
• Vorbereitung auf die Kontrolle
  • Regelmässige Selbstkontrolle
  • Vollständige Dokumentation
  • Information der Mitarbeitenden
• Mögliche Konsequenzen bei Verstössen
  • Verwarnung
  • Bussen
  • Anordnung von Massnahmen
• Best Practices für eine rechtskonforme Zeiterfassung
  • Einsatz einer Zeiterfassungssoftware
  • Schulung der Mitarbeitenden
  • Klare Richtlinien
• Toolvergleich: Vor- und Nachteile verschiedener Zeiterfassungssysteme
• FAQ – Häufig gestellte Fragen
• Schlussfolgerung

Einführung

Das Arbeitsinspektorat spielt eine zentrale Rolle bei der Überwachung der Einhaltung des Arbeitsrechts in der Schweiz. Ein Schwerpunkt der Kontrollen liegt auf der Arbeitszeiterfassung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – sonst drohen Auflagen oder Bussen. Dieser Beitrag zeigt, was bei Prüfungen konkret kontrolliert wird und wie Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten. (Hinweis: In Liechtenstein, Österreich und Deutschland erfolgen vergleichbare Kontrollen durch die jeweils zuständigen Behörden.)

Was ist das Arbeitsinspektorat?

Das Arbeitsinspektorat ist eine kantonale Behörde, die die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften überwacht und Unternehmen berät.

Aufgaben und Befugnisse

• Kontrolle der Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen (z. B. ArG/ArGV)
• Beratung zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen und Gesundheitsschutz
• Einsicht in Unterlagen und Systeme; Durchführung von Befragungen
• Anordnung von Massnahmen zur Herstellung der Rechtskonformität

Ziele der Kontrollen

Schutz von Gesundheit und fairen Arbeitsbedingungen: Einhaltung von Arbeits- und Ruhezeiten, transparente Überstunden-/Überzeit-Regeln, nachvollziehbare Dokumentation.

Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassung

Arbeitsgesetz (ArG)

Das ArG regelt Arbeits- und Ruhezeiten, Pausen sowie Gesundheitsschutz. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen und die Unterlagen bereitzuhalten. Grundlagen-Überblick: Einführung in das Schweizerische Arbeitsrecht.

Verordnungen zum Arbeitsgesetz

Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) präzisiert u. a. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (z. B. Art. 73 ff.). Relevante Themen: Pausen & Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Arbeitszeit & Ruhezeit.

Gesamtarbeitsverträge (GAV)

GAV können (zugunsten der Arbeitnehmenden) von gesetzlichen Mindestvorgaben abweichen. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb einem GAV untersteht und passen Sie Ihr Reglement entsprechend an.

Prüfpunkte bei der Zeiterfassung

Vollständige und korrekte Erfassung

• Erfassung von Beginn/Ende der täglichen Arbeitszeit und Pausen
• Nachvollziehbare Korrekturen (Protokollierung statt Überschreiben)
• Trennung von Überstunden (vertraglich) und Überzeit (gesetzlich)
• Klare Regeln für Homeoffice und Aussendienst (siehe Zeiterfassung im Homeoffice)

Tipp: Ein professionelles System reduziert Fehler und ist revisionssicher. Vergleich: Excel vs. Zeiterfassungssystem.

Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen

• Wöchentliche Höchstarbeitszeiten und interne Arbeitszeitmodelle eingehalten?
• Arbeitszeiten transparent geplant und dokumentiert (Schichten/Schichtwechsel)?
• Grenzwerte (z. B. Tageshöchstumfang, Nacht-/Sonntagsarbeit) beachtet? Siehe Nacht- & Sonntagsarbeit.

Einhaltung der Ruhezeiten

• Gesetzliche Ruhezeiten zwischen zwei Einsätzen gewahrt?
• Pausen entsprechend der effektiven Tagesarbeitszeit gewährt und erfasst?
• Regelkonforme Handhabung von Pikett/Arbeitsbereitschaft (falls zutreffend)

Mehr dazu: Pausenregelung & Ruhezeiten.

Korrekte Erfassung von Überstunden & Überzeit

• Überstunden (OR 321c): Vereinbarungen zur Abgeltung/Kompensation vorhanden und angewendet? Siehe Auszahlen oder kompensieren, Verjährung, Kündigung.
• Überzeit (ArG): Ab Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit zwingende Zuschläge/Regeln beachtet? Siehe Überzeit: 25 % Zuschlag & Grenzen und Überstunden vs. Überzeit.

Dokumentation und Aufbewahrung

• Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und jederzeit vorlegbar?
• Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise mindestens 5 Jahre (arbeitsrechtlich). Handelsrechtlich können längere Fristen (z. B. 10 Jahre gemäss OR 958f) gelten – behalten Sie beides im Blick.
• Datenschutzkonform (Rollen & Rechte, Protokollierung, Zweckbindung)? Siehe DSGVO vs. Schweizer DSG.

Vorbereitung auf die Kontrolle

Regelmässige Selbstkontrolle

• Stichproben: Stimmen Summenberichte mit Einzelbuchungen überein?
• Grenzwert-Reports: Erreichte/überschrittene Höchstwerte, Ruhezeitverletzungen
• Überstunden-/Überzeit-Trennung technisch und organisatorisch sichergestellt?

Vollständige Dokumentation

• Zeiterfassungs-Policy/Reglement, Arbeitsverträge (Überstunden-Klauseln), GAV
• Arbeitszeitpläne, Saldenlisten, Auszahlungs-/Kompensationsnachweise
• Schulungsunterlagen und Prozessbeschreibungen

Information der Mitarbeitenden

• Klar kommunizierte Regeln (Pausen, Homeoffice, Korrekturen, Fristen)
• Transparente Einsicht in eigene Saldi (z. B. via Mitarbeiter-Self-Service)
• Benennung von HR-/Ansprechpersonen bei Fragen

Mögliche Konsequenzen bei Verstössen

Verwarnung

Bei leichten Mängeln: formelle Beanstandung und Frist zur Nachbesserung.

Bussen

Bei gravierenden oder wiederholten Verstössen sind Bussen möglich – abhängig von Schwere und Umfang.

Anordnung von Massnahmen

Behördliche Auflagen, z. B. Einführung/Anpassung eines Zeiterfassungssystems, Prozessänderungen oder zusätzliche Schutzmassnahmen.

Best Practices für eine rechtskonforme Zeiterfassung

Einsatz einer Zeiterfassungssoftware

Mit TimeSafe Zeiterfassung trennen Sie Überstunden/Überzeit regelbasiert, überwachen Grenzwerte, protokollieren Änderungen und erzeugen revisionssichere Reports. Auch Überstunden lassen sich damit rechtssicher managen.

Schulung der Mitarbeitenden

Regelmässige Trainings für Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR senken Fehlerquoten und erhöhen Compliance.

Klare Richtlinien

Verbindliche, schriftliche Regeln zu Arbeitszeit, Pausen, Korrekturen, Homeoffice, GPS-Nutzung (falls relevant) und Nachweisen. Praxisnahe Tipps: 5 Tipps für KMU.

Toolvergleich: Vor- und Nachteile verschiedener Zeiterfassungssysteme

System	Vorteile	Nachteile
Excel/Manuell	Geringe Einstiegskosten Schnell startklar Individuell anpassbar	Fehleranfällig, keine Regelprüfung Hoher manueller Aufwand Nicht revisionssicher/Datenschutz heikel
Zeiterfassungssoftware	Automatische Regel- & Pausenprüfung Revisionssichere Protokollierung Reports, Schnittstellen (Payroll/ERP)	Lizenz-/Betriebskosten Einarbeitung & Change-Management

Vertiefung: Excel vs. Zeiterfassungssystem – was ist besser?

FAQ – Häufig gestellte Fragen

1. Wie oft wird kontrolliert?
   Die Frequenz variiert nach Branche, Betriebsgrösse und Risikolage. Kontrollen sind meist unangekündigt.
2. Welche Unterlagen verlangt das Arbeitsinspektorat?
   Arbeitszeitnachweise, Salden/Reports, Arbeits- & Pausenpläne, Nachweise zu Überstunden/Überzeit, Reglemente/Verträge, Schulungs- und Prozessunterlagen.
3. Sind Pausen Arbeitszeit?
   In der Regel nein; es gibt Ausnahmen (z. B. Arbeitsbereitschaft). Wichtig ist die saubere Erfassung. Mehr dazu: Pausenregelung.
4. Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?
   Überstunden: über Vertrag; Überzeit: über gesetzliche Höchstarbeitszeit – mit strengeren Regeln/Zuschlägen. Details: Unterschied im Schweizer Recht.
5. Wie lange müssen wir Daten aufbewahren?
   Arbeitsrechtlich mind. 5 Jahre; handelsrechtlich können 10 Jahre gelten. Definieren Sie dies in Ihrer Policy.
6. Ist GPS im Aussendienst zulässig?
   Nur zweckgebunden, transparent und mit passenden Datenschutzmassnahmen. Leitfaden: Mobile Zeiterfassung mit GPS.
7. Wie bleiben wir dauerhaft konform?
   Regelmässige Audits, geschulte Mitarbeitende, klare Prozesse und eine geeignete Software (z. B. TimeSafe).

Schlussfolgerung

Mit sauberer Erfassung, klaren Prozessen und revisionssicheren Tools bestehen Sie Kontrollen gelassen. Nutzen Sie die Pflicht als Chance: Transparente Arbeitszeitdaten verbessern Planung, Fairness und Effizienz. Als nächster Schritt empfiehlt sich eine kurze Ist-Analyse Ihrer heutigen Lösung – inklusive Grenzwert-/Ruhezeit-Checks, Überstunden-/Überzeit-Trennung und Datenaufbewahrung. Wenn Sie eine moderne, rechtssichere Lösung suchen, lohnt sich ein Blick auf TimeSafe Zeiterfassung.