In modernen Unternehmen gehört ein intuitives Self-Service-Portal längst zum Standard. Es ist ein zentraler Bestandteil jeder zeitgemässen Zeiterfassungslösung und bietet Mitarbeitenden sowie Führungskräften direkten Zugang zu relevanten Informationen – jederzeit, überall und auf jedem Gerät.
Mit einem digitalen Self-Service stärken Unternehmen nicht nur das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden, sondern fördern gleichzeitig die Eigenverantwortung und entlasten administrative Stellen wie das HR. Ob über den Web-Client im Browser oder auf dem Smartphone – Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten einsehen, Korrekturen beantragen oder Absenzen erfassen, ohne dass manuelle Zwischenschritte nötig sind.
TimeSafe unterstützt diese Prozesse mit einem leistungsstarken Self-Service-Modul, das sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt – inklusive rollenbasiertem Zugriff, Visierungs-Workflows und intuitivem Interface. Die Spesenerfassung ist in Entwicklung und wird voraussichtlich im Jahr 2026 verfügbar sein.
Warum ein Self-Service-Portal?
- Erhöht die Transparenz rund um Arbeits- und Absenzenzeiten
- Fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden
- Entlastet die HR-Abteilung deutlich
- Sorgt für effiziente Abläufe durch integrierte Genehmigungsprozesse
- Ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff via Web oder Mobile
Funktionen für Mitarbeitende
Jede Nutzerin und jeder Nutzer kann – je nach Berechtigung – folgende Funktionen nutzen:
- Echtzeit-Stempeln via Web-Terminal
- Korrektur und Erfassung von Stempelzeiten
- Absenzgesuche erstellen
- Einsicht in Zeitsalden und Monatsübersichten
- Team-Abwesenheitskalender einsehen
- Einsatzplan einsehen
Funktionen für Vorgesetzte
Teamleiter:innen erhalten zusätzlich die Möglichkeit, Anträge zu prüfen und zu genehmigen:
- Bewilligungs-Liste für offene Visierungen
- Bearbeitung von Anträgen, Korrekturen und Abwesenheiten
- Einsicht in umfassende Teamübersichten
- Einsicht in Team-Einsatzplanung
- Transparente Entscheidungsgrundlage durch detaillierte Reports
Übersichtliches User Interface
Ein benutzerfreundliches User Interface ist der Schlüssel zur Akzeptanz. Beim TimeSafe Self-Service-Portal ist die Bedienung intuitiv und selbsterklärend aufgebaut:
- Zentrale Startansicht mit allen Funktionen auf einen Blick
- Ampelsystem zur Anzeige des Status von Anträgen
- Minimale Schulung notwendig – ideal für Mitarbeitende aller Abteilungen
Rollen und Berechtigungen zentral verwalten
Alle Zugriffsrechte werden durch die zentrale Stelle im HR- oder Systemadministrationsteam gesteuert. Das bedeutet:
- Definition, welche Absenzgründe sichtbar sind
- Steuerung, ob Mitarbeitende eigene Korrekturen einreichen dürfen
- Klare Zuweisung von Vorgesetzten zu bestimmten Mitarbeitergruppen
- Individuelle Einsichtsrechte pro Benutzergruppe
Visierungskonzept mit Ampelsystem
Ein durchdachtes Visierungssystem sorgt für verlässliche und nachvollziehbare Prozesse:
- Jede neue Eingabe wird automatisch zur Prüfung markiert und optional eine Mail an den Vorgesetzten erstellt
- Der Status wird mittels Symbolen farblich dargestellt
- Vorgesetzte sehen auf ihrer Antrags-Liste alle noch nicht bewilligten Anträge
- HR erhält eine vollständige Übersicht, bevor die Lohnverarbeitung freigegeben wird
Fazit: Ein Plus für alle Beteiligten
Ein modernes Mitarbeiter Self-Service-Portal ist weit mehr als ein praktisches Tool – es ist ein strategisches Instrument zur Optimierung der internen Abläufe. Mitarbeitende gewinnen an Autonomie, Vorgesetzte behalten den Überblick, und HR-Abteilungen werden nachhaltig entlastet. Und das alles bei maximaler Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
