- Einleitung
- Ihre Vorteile mit TimeSafe Self-Service
- Funktionen für Mitarbeitende
- Funktionen für Vorgesetzte
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Rollen und Berechtigungen
- Visierungs-Workflows mit Ampelsystem
- Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
- Häufige Fragen zum Self-Service-Portal
- Fazit: Effiziente Zeiterfassung mit Self-Service
Einleitung
In der heutigen Arbeitswelt ist Effizienz mehr denn je gefragt. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Ein modernes Self-Service-Portal zur Zeiterfassung ermöglicht nicht nur den ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Daten, sondern optimiert auch interne Prozesse nachhaltig.
Die TimeSafe bietet mit ihrem leistungsstarken Self-Service-Portal eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten ist. Ob über den Web-Client oder die Mobile-App – Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten und Absenzen selbstständig erfassen, verwalten und einsehen.
Das Resultat: Weniger administrativer Aufwand, mehr Eigenverantwortung im Team und eine transparente Datenlage – alles DSGVO-konform und auf Schweizer Servern gehostet, sofern Sie die Applikation nicht eigenständig On-Premises betreiben möchten.
Ihre Vorteile mit TimeSafe Self-Service
- Mehr Transparenz: Direkter Zugriff auf Arbeitszeiten, Absenzen und Überzeit
- Förderung der Eigenverantwortung: Mitarbeitende übernehmen aktiv ihre Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung
- Entlastung der HR-Abteilung: Reduzierter Verwaltungsaufwand dank automatisierten Prozessen
- Effiziente Prozesse: Integrierte Genehmigungs- und Visierungs-Workflows mit Eskalationslogik
- Ortsunabhängigkeit: Web- und Mobile-Zugriff ermöglichen flexibles Arbeiten
- DSGVO-konforme Speicherung: Alle Daten werden sicher auf Servern in der Schweiz verwaltet
Funktionen für Mitarbeitende
- Echtzeit-Stempeln via Web-Terminal oder Mobile-App
- Selbstständige Korrektur und Nachtrag von Arbeitszeiten
- Digitale Gesuche für Ferien, Homeoffice oder Arzttermine
- Live-Ansicht von Zeitsaldo, Urlaubskonto und Arbeitszeitstatistiken
- Teamkalender zur Koordination von Einsätzen und Abwesenheiten
Funktionen für Vorgesetzte
- Genehmigungsübersicht mit Statusfilter für Anträge
- Zugriff auf Teamdaten inkl. Abwesenheiten und Zeitkonten
- Transparente Entscheidungsgrundlage durch Auswertungen und Reports
Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
Beispiel 1: Ein KMU mit 50 Mitarbeitenden spart jährlich über 50 Stunden HR-Aufwand durch die Einführung des TimeSafe Self-Service-Portals. Die Erfassung und Freigabe von Ferienanträgen erfolgt nun vollständig digital, was die Bearbeitungsdauer von 3 Tagen auf maximal 1 Stunde reduziert.
Beispiel 2: Ein Bauunternehmen nutzt die Mobile-App, um Mitarbeitende auf der Baustelle ihre Arbeitszeiten vor Ort erfassen zu lassen – inklusive GPS-basiertem Standortnachweis für Einsätze im Aussendienst.
Beispiel 3: In einem Pflegebetrieb verwalten Teamleitende die Dienstpläne direkt im System, inklusive Visierung und kurzfristiger Umbuchungen – ganz ohne Papierformulare.
Intuitive Benutzeroberfläche
- Zentrale Dashboard-Ansicht mit den wesentlichsten Information zu den Zeitsaldi und Stempel-Funktion
- Ampelsystem zeigt Status aller Anträge und offenen Korrektur-Anträge auf einen Blick
- Benutzerfreundliches Design – optimiert für Desktop und Mobile
- Minimaler Schulungsaufwand: Self-Service ist selbsterklärend
Rollen und Berechtigungen intelligent verwalten
- Zugriffsrechte zentral steuerbar durch HR oder IT
- Fein granulierte Rollenverteilung: von Zeiterfassungsrechten bis Teamleitungsfunktionen
- Transparente Rollenzuweisung durch Gruppenlogik
Visierungs-Workflows mit Ampelsystem
- Neue Anträge werden automatisch mit Status „offen“ markiert
- Statusanzeige für Anträge & Zeit-Buchungen
- Übersicht aller offenen Anträge für HR und Linienverantwortliche
Häufige Fragen zum Self-Service-Portal
Was ist ein Self-Service-Portal in der Zeiterfassung?
Ein Self-Service-Portal ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten eigenständig zu erfassen und zu verwalten. Dadurch werden HR-Prozesse effizienter und transparenter.
Welche Vorteile bietet ein Self-Service-Portal für Unternehmen?
Unternehmen profitieren von mehr Transparenz, weniger administrativem Aufwand, gesteigerter Eigenverantwortung und optimierten Workflows.
Wie sicher sind die erfassten Daten?
Alle Daten werden DSGVO-konform behandelt und auf gesicherten Servern in der Schweiz gespeichert – inklusive Backup und Verschlüsselung, sofern Infotech das Hosting übernehmen soll.
Wie lange dauert die Einführung des Portals?
Die Einführung kann je nach Unternehmensgrösse in wenigen Tagen abgeschlossen sein. TimeSafe bietet dazu umfassende Unterstützung und Schulungen.
Kann das System an individuelle Bedürfnisse angepasst werden?
Ja, das Self-Service-Portal ist modular aufgebaut und kann an Branchen, Rollen und Prozesse angepasst werden. Zudem bieten wir kundenspezifische Reports, sowie die Möglichkeit von programmierten Regeln für die täglichen Berechnungen an. Dies ist nur für sehr spezielle Anforderungen notwendig. Die gesetzlichen Vorgaben, sowie die 0815-Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem werden im Standard-Umfang enthalten.
Ist eine Integration in bestehende Systeme möglich?
TimeSafe bietet Schnittstellen zu gängigen Lohn- und ERP-Systemen sowie API-Zugänge für individuelle Anbindungen.
Wie profitieren KMU besonders vom Self-Service-Portal?
KMU reduzieren ihren administrativen Aufwand signifikant und gewinnen gleichzeitig Transparenz und Effizienz in der Zeiterfassung.
Was kostet das TimeSafe Self-Service-Portal?
Das Self-Service-Portal ist Bestandteil vom TimeSafe-Web-Client und kostenlos. Kontaktieren Sie uns für eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Offerte.
Fazit: Effiziente Zeiterfassung mit Self-Service
Das TimeSafe Self-Service-Portal ist mehr als nur ein digitales Zeiterfassungstool – es ist ein strategisches Element für moderne Unternehmen, die Eigenverantwortung, Prozesssicherheit und Transparenz fördern wollen. HR wird entlastet, Mitarbeitende gewinnen Autonomie und Führungskräfte erhalten aussagekräftige Daten auf Knopfdruck.
