Inhaltsverzeichnis
- Arbeiten, wo man will – Zeiterfassung muss mitziehen
- Flexibel & effizient: Zeiterfassung überall und jederzeit
- Rechtlich auf der sicheren Seite: Mobile Apps und Datenschutz
- Ökologisch & wirtschaftlich sinnvoll
- Digital Native ready: Was Gen Z und Y erwarten
- Praxisvergleich: Klassische vs. mobile Zeiterfassung
- Checkliste: Worauf Unternehmen achten sollten
- Tipps für die Einführung einer mobilen Zeiterfassungs-App
- FAQs zur mobilen Zeiterfassung
- Fazit: Mobile Zeiterfassung ist Standard
Arbeiten, wo man will – Zeiterfassung muss mitziehen
Die Arbeitsrealität in der Schweiz hat sich stark gewandelt: Homeoffice, hybride Modelle, Baustellen-Einsätze und international verteilte Teams sind alltäglich. Klassische Stempeluhren oder Excel-Listen stossen dabei an Grenzen. Unternehmen benötigen eine Lösung, die ortsunabhängig, benutzerfreundlich und rechtssicher funktioniert.
Eine mobile Zeiterfassung App erfüllt genau diese Anforderungen. Sie ist flexibel, revisionssicher und entlastet die Administration. Für Schweizer KMU mit Baustellen, Aussendienst oder Pflegeeinsätzen ist sie heute praktisch unverzichtbar.
Mit TimeSafe Zeiterfassung lassen sich diese Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern auch rechtssicher und effizient gestalten.
Flexibel & effizient: Zeiterfassung überall und jederzeit
Ob Dienstleistung-, Industrie-, Bau-, Pflege-, oder Event-Branche: Mitarbeitende sind immer seltener an einem festen Arbeitsplatz. Mit einer Zeiterfassung per App können sie Arbeitszeit in Echtzeit vor Ort erfassen.
Praxisbeispiele aus Schweizer Unternehmen:
- Baugewerbe: Mitarbeiter stempeln den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende direkt im Magazin. Die Mittagspausen-Stempelungen erfolgen auf der Baustelle mittels Smartphone.
- Pflege / Spitex: Mitarbeitende dokumentieren Ihre Einsätze bei Patientinnen und Patienten sofort nach Abschluss – inklusive Pausen und Fahrtzeiten.
- Eventbranche: Temporärkräfte stempeln sich selbständig ein und aus, ganz ohne Papierlisten. Dank der Lohnschnittstelle wird die Lohnabrechnung zum Kinderspiel – ganz ohne Risiko.
- Vertrieb: Aussendienst-Mitarbeitende erfassen Fahrzeiten und Kundentermine mobil, ohne die HR-Administration zu belasten.
Die Vorteile sind klar: weniger Fehler, weniger Nachträge, geringere Kosten. Moderne Systeme wie die TimeSafe App & Web-Client sind so intuitiv, dass auch weniger technikaffine Mitarbeitende sofort zurechtkommen.
Rechtlich auf der sicheren Seite: Mobile Apps und Datenschutz
Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Gemeinsam mit der EU-DSGVO legt es klare Regeln für den Umgang mit Personendaten fest – dazu gehören auch Arbeitszeitdaten.
Für Unternehmen heisst das: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsgesetz. Gleichzeitig müssen die dabei erhobenen Daten sicher, nachvollziehbar und fälschungssicher verarbeitet werden.
Wichtige Anforderungen an eine rechtssichere Zeiterfassungs-Lösung:
- Speicherung der Daten ausschliesslich in der Schweiz oder EU (Ausnahmen gemäss Art. 44 ff. DSGVO)
- Erfassung von Pausen, Überstunden und Projektzeiten
- Revisionssichere Änderungsprotokolle
- Rollenbasierte Zugriffsrechte und verschlüsselte Datenübertragung
Eine DSG-konforme mobile Zeiterfassung schützt Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern auch vor Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden. Offizielle Informationen zur Arbeitszeiterfassung finden sich beim SECO.
Ökologisch & wirtschaftlich sinnvoll
Jede nicht gedruckte Arbeitszeitliste spart Papier. Die Schweiz importiert jährlich Unmengen Tonnen Papierprodukte. Wer auf digitale Prozesse setzt, reduziert Ressourcenverbrauch und CO₂-Fussabdruck.
Zusätzlich profitieren Unternehmen wirtschaftlich: weniger Druck, keine Archivierung, weniger manueller Aufwand. Die gewonnene Zeit lässt sich für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen – ein doppelter Vorteil für KMU.
Digital Native ready: Was Gen Z und Y erwarten
Jüngere Generationen sind Apps gewohnt. Sie erwarten intuitive, jederzeit verfügbare Tools. Die TimeSafe Zeiterfassungs-App erfüllt diese Erwartungen und steigert die Attraktivität als Arbeitgeber.
Self-Service-Funktionen wie digitale Abwesenheitsanträge oder die Einsicht ins Überstunden- und Überzeitkonto sowie dem Ferienguthaben sind besonders gefragt. Mit dem TimeSafe Web-Client und/ oder der Mobile App können Mitarbeitende ihre Zeiten und Absenzen selbst verwalten – ein Pluspunkt für Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Praxisvergleich: Klassische vs. mobile Zeiterfassung
| Kriterium | Klassische Systeme | Mobile Zeiterfassung App |
|---|---|---|
| Flexibilität | Terminal oder PC | Überall via Smartphone oder Tablet |
| Fehlerquote | Manuelle Nachträge, hohe Fehleranfälligkeit | Direkte Eingabe, deutlich weniger Fehler |
| Rechtssicherheit | Oft unvollständig | Revisionssicher, DSG/DSGVO-konform |
| Nachhaltigkeit | Papier- und Archivkosten | Digital, papierlos, kostensparend |
| Akzeptanz bei Gen Z & Y | Veraltet | Moderne App, intuitive Bedienung |
Checkliste: Worauf Unternehmen achten sollten
✅ Mobile Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Projektzeiten
✅ DSG-/DSGVO-konforme Datenhaltung (Server CH/EU)
✅ Änderungsprotokolle für volle Nachvollziehbarkeit
✅ Schnittstellen zu HR-, Projekt- und Lohnsystemen
✅ Support auf Deutsch, idealerweise vom Hersteller
✅ Intuitive Bedienung ohne grossen Schulungsaufwand
✅ Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende
✅ Transparente Reports für Führungskräfte
✅ Revisionssichere Archivierung
✅ Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum
Tipps für die Einführung einer mobilen Zeiterfassungs-App
- Starten Sie mit einer Pilotgruppe und rollen Sie das System schrittweise aus.
- Binden Sie HR und IT frühzeitig ein, um Schnittstellen korrekt einzurichten.
- Kommunizieren Sie den Nutzen klar: weniger Administration, mehr Transparenz, sichere Daten.
- Nutzen Sie Feedbackschlaufen mit den Mitarbeitenden, um Akzeptanz zu fördern.
- Setzen Sie auf eine Lösung wie TimeSafe Zeiterfassung, die praxisnah und skalierbar ist.
FAQs zur mobilen Zeiterfassung
1. Ist mobile Zeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
Die Form ist nicht vorgeschrieben. Aber: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Mobile Apps sind oft die praktikabelste Lösung.
2. Funktioniert eine Zeiterfassungs-App ohne Internet?
Nein, die meisten Systeme bieten keinen Offline-Modus.
3. Welche App ist DSG-konform?
Achten Sie auf Serverstandort (CH/EU), Verschlüsselung und Protokollierung. TimeSafe Zeiterfassung erfüllt diese Anforderungen.
4. Können Mitarbeitende Zeiten nachträglich ändern?
Ja, aber nur mit Protokollierung und Visierung – jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
5. Ist mobile Zeiterfassung für KMU zu komplex?
Nein. Gerade KMU profitieren von einfacher Einführung und geringem Administrationsaufwand.
6. Welche Branchen profitieren besonders?
Die Mitarbeitenden jeglicher Branchen profitieren davon.
7. Wie lange dauert die Einführung?
Dies variiert je nach Unternehmensgrösse und Komplexität von wenigen Stunden bis Wochen. Intuitive Systeme verkürzen die Schulungsphase. TimeSafe ist bei einem KMU mit 100 Mitarbeitern üblicherweise in 3 Tagen (Installation, Parametrierung & Schulung) bei einer Projektdurchlaufzeit von max. 4 Wochen einsatzbereit.
8. Lässt sich mobile Zeiterfassung mit bestehenden Tools verbinden?
Ja. Moderne Systeme haben Schnittstellen zu Active Directory, HR-Software und Lohnsystemen.
Fazit: Mobile Zeiterfassung ist Standard
Flexible Arbeitsmodelle, gesetzliche Vorgaben und die Erwartungen jüngerer Generationen machen mobile Zeiterfassung zur Pflicht. Wer jetzt umstellt, profitiert von Effizienz, Rechtssicherheit und Arbeitgeberattraktivität.
Mit TimeSafe Zeiterfassung gelingt der Umstieg praxisnah und zukunftssicher.
