Neue Vorgaben für QR-Rechnungen ab November 2025 – alles was Sie wissen müssen

Inhaltsverzeichnis

• • Einleitung
  • Hintergrund und Bedeutung
  • Strukturierte und kombinierte Adressen im Vergleich
  • Was passiert bei unstrukturierten Adressen?
  • Wie sicherstellen, dass QR-Rechnungen gültig sind?
  • Häufige Fragen (FAQ)
  • TimeSafe Update notwendig
  • Warum Sie jetzt handeln sollten
  • Fazit

Einleitung

Ab dem 21. November 2025 dürfen im Swiss QR-Code nur noch strukturierte und vollständige Adressen verwendet werden. Die Vorgabe gilt für alle Schweizer Finanzinstitute.
Den Rechnungsstellern wird jedoch eine Übergangsfrist bis zum 21.11.2026 gewährt. Zahlungen mit unstrukturierten Adressen und Ausführungsdatum nach dem 20. November 2026 werden von den Finanzinstituten zurückgewiesen.

Hintergrund und Bedeutung

Die Umstellung ist Teil der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs und erhöht die Straight-Through-Processing-Quote: weniger manuelle Nachbearbeitung, weniger Fehler, schnellere Zahlungen.

• Adresse des Zahlungsempfängers ist in jedem Fall strukturiert zu hinterlegen.
• Wird die Adresse des Zahlungspflichtigen angegeben, muss auch diese vollständig und strukturiert erfasst sein.

Strukturierte und kombinierte Adressen im Vergleich

In einer kombinierten Adresse können einzelne Elemente (z.B. Postleitzahl und Ort) kombiniert in einem Feld befüllt werden.

In einer strukturierten Adresse müssen sämtliche Elemente in die separaten Felder Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land gegliedert sein. Die Strasse und die Hausnummer dürfen gemeinsam in das Feld Strasse befüllt werden. Die Felder Strasse und Hausnummer sind optional.

Was passiert bei unstrukturierten Adressen?

• QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen können ab dem 21. November 2025 nicht mehr zuverlässig gescannt werden.
• Zahlungen sind dann nur noch via manuelle Erfassung im E-Banking möglich (erhöhter Aufwand und Kostenrisiko).

Wie kann ich sicherstellen, dass meine QR-Rechnungen die Anforderungen erfüllen?

Das SIX QR-Validation Tool ist ein einfaches und zuverlässiges Prüfwerkzeug für Rechnungssteller, Softwarehersteller oder Entwickler.
Es prüft, ob der QR-Code korrekt aufgebaut ist und keine Rückweisungen verursacht – inklusive Kontrolle, ob alle Pflichtfelder vollständig und strukturiert erfasst sind.

👉 Direkt zum Tool:
SIX QR-Validation Tool

Häufige Fragen (FAQ)

Dürfen im QR-Code Informationen enthalten sein, die auf dem Beleg nicht sichtbar sind?

Nein. Die im QR-Code enthaltenen Informationen müssen vollständig mit den im Zahlteil sichtbaren Angaben übereinstimmen. Zusätzliche, auf dem Beleg nicht sichtbare Angaben sind im QR-Code nicht zulässig.

Können QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen nach dem 21. November 2025 noch bezahlt werden?

QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen können nach dem Stichtag nicht mehr zuverlässig gescannt, aber weiterhin manuell erfasst werden. Der Zahlungspflichtige muss die Zahlungsangaben im E-Banking von Hand eingeben.

Gibt es eine Übergangsfrist für Zahlungsaufträge mit unstrukturierten Adressen?

Ab dem 21. November 2025 sind im Swiss QR-Code ausschliesslich strukturierte und vollständige Adressen erlaubt. Für Zahlungsaufträge aus QR-Rechnungen, die via pain-Dateien übermittelt werden, gilt eine
Übergangsfrist bis zum 30. September 2026. Bis dahin können solche Zahlungen weiterhin verarbeitet werden, auch wenn sie unstrukturierte Adressangaben enthalten. Danach ist die strukturierte Adresserfassung zwingend.

Darf ich die Adresse des Zahlungsempfängers weglassen?

Nein. Die Adresse des Zahlungsempfängers ist zwingend erforderlich und muss vollständig (alle Pflichtfelder) und strukturiert im QR-Code hinterlegt sein.

TimeSafe Update notwendig

Damit die Rechnungsstellung mit QR-Einzahlungsschein weiterhin korrekt funktioniert, müssen alle TimeSafe Leistungserfassungs-Kunden, die das Rechnungswesen nutzen, ein Update auf die Version 25.0 durchführen.

Warum Sie jetzt handeln sollten

1. Frist 21.11.2025 verbindlich beachten (Scanning nur mit strukturierten Adressen).
2. Automatisierung sichern: reibungslose maschinelle Verarbeitung ohne Medienbrüche.
3. Fehler und Kosten vermeiden: weniger manuelle Eingaben, weniger Rückweisungen.
4. Software aktualisieren: TimeSafe 25.0 sorgt für regelkonforme QR-Rechnungen.

Fazit

• Ab 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen im QR-Code gültig.
• Pflichtfelder: Name, Postleitzahl, Ort, Land (Strasse/Hausnummer optional, empfohlen).
• Unstrukturierte Adressen führen zu manueller Erfassung und erhöhen das Fehler-/Kostenrisiko.
• Übergangsfrist für pain-Zahlungsaufträge bis 30. September 2026.
• TimeSafe-Kunden, welche das Rechnungswesen nutzen: Update auf Version 25.0 zwingend.