Einleitung
Die Digitalisierung schreitet in rasantem Tempo voran – und mit ihr die Vielzahl an Softwarelösungen, die Unternehmen im Alltag unterstützen sollen. Ob Buchhaltung, CRM oder Zeiterfassung: Wer sich für eine neue Software entscheidet, steht nicht nur vor der Wahl der passenden Funktionen, sondern auch vor einer zentralen Frage: Kaufen oder mieten?
Beide Varianten haben ihre Berechtigung und bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile – sowohl finanziell als auch organisatorisch. In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Unterschiede zwischen dem Kauf und der Miete von Software und geben Ihnen praktische Entscheidungshilfen. Selbstverständlich zeigen wir Ihnen auch auf, wie TimeSafe Sie mit beiden Modellen flexibel unterstützt – abgestimmt auf Ihre Unternehmensbedürfnisse.
Software kaufen oder mieten – was ist überhaupt der Unterschied?
Beim Software-Kauf erwerben Sie eine zeitlich unbeschränkte Nutzungslizenz. Sie zahlen einmalig für das Produkt und nutzen es dann dauerhaft.
Bei der Software-Miete (auch bekannt als Subscription-Modell) zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr und erhalten dafür Zugang zur Software.
Vor- und Nachteile des Software-Kaufs
Vorteile des Software-Kaufs
- Langfristige Kostenersparnis: Beim Kauf wird nur einmalig für die Softwarelizenz bezahlt – über Jahre hinweg kann das günstiger sein als ein Mietmodell mit monatlichen Gebühren.
- Unabhängigkeit von Anbieterbindung: Nach dem Kauf ist keine laufende vertragliche Bindung notwendig. Sie bestimmen selbst über Laufzeit, Upgrade-Zeitpunkt und Hosting-Umgebung.
- Individualisierbarkeit: Gekaufte Software lässt sich oft einfacher auf spezielle betriebliche Anforderungen anpassen – sei es durch eigene IT oder durch den Anbieter gegen Aufpreis.
- Investition als Firmenwert: Die Software kann bilanziell als Vermögenswert aufgeführt werden, was bei gewissen Firmenstrategien steuerlich interessant sein kann.
Nachteile des Software-Kaufs
- Höhere Initialkosten: Die Anfangsinvestition ist deutlich höher als bei der Miete. Gerade für kleinere Unternehmen kann das ein Hindernis darstellen.
- Technologierisiko: Die IT entwickelt sich rasant. Wer kauft, läuft Gefahr, bei fehlender Wartung technologisch zurückzufallen. Bei TimeSafe Zeiterfassung kann dieses Risiko durch das optionale Software Pack oder Service Pack reduziert werden – darin enthalten sind automatische Software-Updates, Supportleistungen und Sicherheitspatches. ➜ Mehr zu den Leistungen.
- Kein Wechsel auf neuere Version ohne Zusatzkosten: Releases sind kostenpflichtig, wenn kein Wartungsvertrag abgeschlossen wurde.
Vor- und Nachteile der Software-Miete
Vorteile der Software-Miete
- Geringe Anfangskosten: Durch monatliche oder jährliche Mietzahlungen entfällt eine hohe Anfangsinvestition – ideal für Start-ups, KMU oder Projektorganisationen mit beschränktem Budget.
- Immer aktuell: Bei TimeSafe Zeiterfassung ist im Mietmodell ist die Wartung fix dabei, das automatische Einspielen von Software-Updates wird nach Time & Material verrechnet – damit bleiben Sie technisch und rechtlich immer auf dem neuesten Stand.
- Hohe Planbarkeit: Die Kosten sind transparent, kalkulierbar und gut ins Budget integrierbar. Unerwartete Zusatzkosten für Wartung oder Patches entfallen weitgehend.
- Skalierbarkeit: Mit Mietmodellen können Sie Nutzer oder Funktionen flexibel hinzubuchen – optimal für wachsende Betriebe oder Unternehmen mit saisonalen Schwankungen.
- Kurze Vertragsbindung möglich: Bei TimeSafe Zeiterfassung sind faire Kündigungsfristen und flexible Vertragslaufzeiten möglich – keine langfristigen Verpflichtungen notwendig.
Nachteile der Software-Miete
- Langfristig höhere Gesamtkosten: Über mehrere Jahre wird sich das Mietmodell als teurer herausstellen als der Kauf – insbesondere bei langfristiger Nutzung ohne grossen Änderungsbedarf.
- Kein Eigentum: Die gemietete Software verbleibt im Eigentum des Anbieters – bei Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht vollständig.
- Optionales Hosting erforderlich für vollen Komfort: Zwar kann TimeSafe Zeiterfassung auch On-Premises betrieben werden, doch der Komfortgewinn entsteht vor allem bei Hosting durch den Hersteller.
- Preisanpassungen möglich: Monatliche Mietpreise können – abhängig vom Anbieter – über Jahre steigen. TimeSafe Zeiterfassung garantiert jedoch transparente und faire Preisstrukturen ohne Überraschungen.
Fazit: Miete oder Kauf – was passt besser zu Ihrem Unternehmen?
Ob Sie sich für den Kauf oder die Miete einer Softwarelösung wie TimeSafe entscheiden, hängt stark von Ihren betrieblichen Anforderungen, Ihrer IT-Infrastruktur und Ihrer Budgetstrategie ab. Beide Modelle haben ihre Berechtigung – und TimeSafe bietet Ihnen maximale Flexibilität, indem beide Varianten unterstützt werden.
Vergleich auf einen Blick
| Merkmal | Software-Kauf | Software-Miete |
|---|---|---|
| Anfangskosten | Hoch (Einmalzahlung) | Niedrig (jährlich) |
| Laufende Kosten | Optional: Wartungsvertrag | Fixe Mietgebühr (inkl. Updates/Support) |
| Update- und Supportanspruch | Optional, oft kostenpflichtig | Inkludiert bei TimeSafe |
| Nutzungsrecht | Uneingeschränktes Nutzungsrecht | Nutzungsrecht befristet |
| Flexibilität | Begrenzt (gekaufte Lizenz fix) | Sehr hoch (anpassbar je nach Bedarf) |
| Geeignet für | Langfristige Nutzung, stabile IT-Infrastruktur | KMU, Start-ups, wachstumsstarke Unternehmen |
Unsere Empfehlung:
- Wählen Sie den Kauf, wenn Sie langfristig mit fixen Strukturen arbeiten, über interne IT-Ressourcen verfügen und keine regelmässigen Updates benötigen.
- Wählen Sie die Miete, wenn Sie flexibel bleiben möchten, Updates und Hosting auslagern wollen und Wert auf niedrige Anfangsinvestitionen legen.
Gut zu wissen:
Mit TimeSafe können Sie jederzeit zwischen Kauf und Miete wählen – inklusive der Option, die Software entweder in Ihrer IT-Umgebung (On-Premises) oder durch den Hersteller hosten zu lassen. Mehr Flexibilität ist kaum möglich.
