TimeSafe Zeiterfassung: Die flexible All-in-One Lösung für moderne Arbeitszeiterfassung!

Einführung in die TimeSafe Zeiterfassungslösung

In der heutigen Arbeitswelt sind Effizienz und Transparenz in der Arbeitszeiterfassung wichtiger denn je. Unternehmen jeder Grösse suchen nach digitalen Lösungen, um die Erfassung von Arbeitszeiten zu vereinfachen und gesetzeskonform zu gestalten. Die TimeSafe Zeiterfassung bietet eine moderne und flexible Plattform, um Arbeitszeiten bequem über verschiedene Endgeräte zu dokumentieren. Mit der kostenlosen Zeiterfassung App – bekannt auch unter Begriffen wie App für Arbeitszeiterfassung, Stundenzettel App kostenlos oder Arbeitszeiterfassung App – wird die Arbeitszeiterfassung mobil, intuitiv und effizient.

Die Vorteile einer All-in-One Lösung für Ihr Unternehmen

TimeSafe ist mehr als nur eine App für Arbeitszeiterfassung – es ist eine umfassende All-in-One Lösung, die viele geschäftsrelevante Prozesse in einem System vereint. Neben der reinen Zeiterfassung bietet TimeSafe Funktionen wie Einsatzplanung, Antragswesen, Auftragszeiten und Abwesenheiten visieren, so dass Sie stets die Kontrolle über Ihre Personalressourcen behalten. Die integrierte Buchungsübersicht sorgt für maximale Transparenz und hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Funktionen der TimeSafe Zeiterfassung

Präsenzzeiterfassung

Die Erfassung von Präsenzzeiten und Abwesenheiten bildet das Herzstück der TimeSafe Zeiterfassung. Im Admin-Tool können bequem Stammdaten wie Mitarbeitende, Arbeitszeitmodelle und vieles mehr verwaltet werden. TimeSafe erlaubt eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten und bietet ein konfigurierbares Regelwerk, das sich an Ihre betrieblichen Anforderungen anpassen lässt. Bei Bedarf können zusätzliche, benutzerdefinierte Arbeitszeitregeln hinterlegt werden. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten über ein Erfassungsterminal oder den Web-Client auf dem Smartphone. Ein Abgleichdienst synchronisiert die erfassten Daten automatisch mit der zentralen Datenbank und stellt sie für Auswertungen bereit.

Arbeitszeitregeln:

Tagesbezogene Regeln erlauben es, Blockzeiten, Sperrzeiten sowie Pausenregelungen individuell festzulegen. Zusätzlich können Wochen-Höchstarbeitszeiten oder Monats-Gleitzeitgrenzen definiert werden. Diese Regeln bilden die Grundlage für die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden.

Arbeitszeitmodelle:

Die definierten Arbeitszeitregeln lassen sich den Mitarbeitenden temporär zuweisen, so dass sich Änderungen im Anstellungsverhältnis oder betriebliche Vorgaben einfach abbilden lassen.

Zeitkontrolle:

Die erfassten Präsenzzeiten pro Tag werden übersichtlich dargestellt und können manuell bearbeitet werden. Alle Kommen- und Gehen-Buchungen bleiben erhalten. Die Zugriffsrechte lassen sich individuell zuweisen. Die Zeiten werden stets in Stunden und Minuten angegeben. Eine Umrechnungstabelle erleichtert die Umwandlung in Dezimalstunden.

Antragswesen

Das integrierte Antragswesen unterstützt die Abwicklung von Buchungsanträgen – zum Beispiel für Ferien oder Gleitzeitkompensation. Die automatisierte E-Mail-Kommunikation sorgt dafür, dass Anträge zuverlässig an die zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Das Antragswesen ist über das Admin-Tool, den Web-Client und die kostenlose Mobile-App zugänglich.

Antrag stellen/bearbeiten:

Mitarbeitende stellen ihre Anträge bequem über den Web-Client oder die Mobile-App. Die Systemkonfiguration im Admin-Tool definiert, welche Personen benachrichtigt werden.Ab der Version 2021 können Stellvertretungen definiert werden. Diese erhalten bei Abwesenheit der zuständigen Führungskraft automatisch die notwendigen Rechte zur Bearbeitung von Aufgaben.

Die Vorgesetzten erhalten eine E-Mail mit direktem Link zu den offenen Anträgen im Web-Client, wo diese genehmigt oder abgelehnt werden können – inklusive Begründung. Die Bearbeitung ist auch über das Admin-Tool oder die Mobile-App möglich.

Anwesenheitsübersicht

Die Anwesenheitsübersicht zeigt in Echtzeit, welche Mitarbeitenden anwesend sind. Je nach Systemnutzung ist auch ersichtlich, wer sich in der Pause oder im Außendienst befindet. Diese Übersicht steht in allen Systemkomponenten zur Verfügung: Admin-Tool, Web-Client und Mobile-App.

Darstellung der Anwesenheit:

In den Stammdaten können sogenannte Stempelfunktionen definiert werden, die sowohl in der Hardware als auch im Web-Client Anwendung finden. Die Anwesenheitsübersicht interpretiert den letzten Zeiteintrag und zeigt dessen Buchungsart inklusive Farbe, Name und Zeitstempel an.

Buchungsübersicht

Die grafische Buchungsübersicht liefert eine tagesgenaue Darstellung aller Einträge pro Mitarbeitenden. Die Anzeige lässt sich nach Organisationseinheit und Zeitraum filtern. Die Übersicht ist ebenfalls über das Admin-Tool, den Web-Client sowie die Mobile-App erreichbar.

Ferienplanung:

Für jede Buchungsart kann in den Stammdaten eine spezifische Farbe definiert werden, die in der Übersicht dargestellt wird. So eignet sich die Ansicht optimal zur Urlaubsplanung. Noch nicht genehmigte Anträge werden ebenfalls angezeigt und unterstützen so eine umfassende Übersicht.

Einsatzplanung (Planungsmodul)

Das optionale Planungsmodul erlaubt die Erstellung übersichtlicher Einsatzpläne. Die Verantwortlichen für das Personal können direkt in der grafischen Planungsübersicht die Dienstpläne eintragen und haben so jederzeit alle wichtigen Informationen zur Hand.

Einsatzplanung:
Die Einsatzplanung bietet eine komfortable, grafische Möglichkeit, Mitarbeitende auf verfügbare Dienstpläne zuzuweisen. Dabei ist auch die Einplanung von Mitarbeitenden aus anderen Bereichen (Springer) möglich. Wesentliche Informationen wie Sollzeit, Plan-Sollzeit und eingetragene Dienstpläne sind sofort ersichtlich, was die Planung deutlich erleichtert. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, die Planung abzuschließen, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern.

Dienstpläne:
Die Dienstpläne lassen sich individuell nach Ihren Anforderungen konfigurieren und der jeweiligen Organisationseinheit zuordnen. Um sicherzustellen, dass bei den geplanten Arbeitseinsätzen das passende Regelwerk angewendet wird, können Sie jedem Dienstplan eine spezifische Tages-Arbeitszeitregel zuweisen.

Auftragszeit

Erweitern Sie die TimeSafe Zeiterfassung optional um die Funktion zur Auftragszeiterfassung. Im System werden zuvor die Aufträge, Kostenstellen und Arbeitsschritte erfasst. Anschließend können Ihre Mitarbeitenden die Auftragszeiten über den Web-Client, das Mobiltelefon oder am Windows-Terminal erfassen. Die Auswahl der Auftragsdaten erfolgt entweder per Barcode-Scanner oder direkt über die Auswahllisten am Bildschirm.

Auftragszeiterfassung mit dem Windows-Terminal:
Die Erfassung der Auftragszeit findet parallel zur Präsenzzeiterfassung am Windows-Terminal statt. Mitarbeitende wählen den gewünschten Auftrag am Bildschirm aus oder nutzen einen Barcode-Scanner. Die Authentifizierung am Windows-Terminal kann wahlweise per Badge, Fingerprint oder Benutzername/Passwort erfolgen.

Software-Module der TimeSafe Zeiterfassung

Die TimeSafe Zeiterfassung ist modular aufgebaut und passt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen im Unternehmen an. Folgende Module stehen zur Verfügung:

Admin-Tool

Das zentrale Verwaltungsmodul bietet eine moderne, intuitiv bedienbare Oberfläche. Neue Mitarbeitende lassen sich komfortabel erfassen, inklusive Fingerabdruckaufnahme mit dem TS-99-Leser. Die Synchronisierung mit Erfassungsterminals erfolgt automatisch durch den Abgleichdienst. Das Admin-Tool erlaubt eine präzise Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle.

Zeitkontrolle:

Präsenzzeiten pro Tag werden übersichtlich dargestellt und können bei Bedarf manuell bearbeitet werden. Zugriffskontrollen basieren auf Berechtigungsgruppen. Mit der Anwesenheits- und Buchungsübersicht – beide auch im Web-Client verfügbar – behalten Sie stets den Überblick. Anträge unterstützen zusätzlich die Koordination von Abwesenheiten.

Personal:
Die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht eine temporale Definition von Arbeitszeitmodellen, passend zu Vertragsveränderungen. Die Gruppierung nach Organisationseinheiten erleichtert die Strukturierung, während Berechtigungsgruppen gezielte Zugriffskontrollen ermöglichen. Personaldaten lassen sich per Importschnittstelle übernehmen.

Stammdaten:
In den Stammdaten konfigurieren Sie das System nach Ihren Anforderungen. Arbeitszeitregeln definieren Parameter wie Sollzeit, Blockzeiten oder Zuschläge auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis – Grundlage für die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden.

Auftragszeit:
Mit dem optionalen Modul zur Auftragszeiterfassung verwalten Sie Aufträge, Arbeitsschritte und Kostenstellen direkt im Admin-Tool. Die erfassten Buchungen stehen anschließend im Windows-Terminal zur Verfügung und können ausgewertet werden.

Berichte:
Verschiedene Berichte stehen zur Protokollierung und Auswertung zur Verfügung. Mit dem integrierten Report-Designer passen Sie diese individuell an und exportieren sie bei Bedarf in gängige Formate.

Highlights:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Abbildung wechselnder Anstellungsverhältnisse
• Abteilungsweise Steuerung der Zugriffsrechte
• Umfangreiche Auswertungen
• Konfigurierbares Antragswesen
• Frei definierbare Stempelfunktionen
• Übersichtliche Darstellung der Organisationseinheiten
• Anwesenheitsübersicht per Klick
• Integrierter Report-Designer

Web-Client

Die mobile Arbeitszeiterfassung erfolgt über den Web-Client oder die kostenfreie Mobile-App. Dadurch können Mitarbeitende jederzeit und überall per Smartphone auf die Zeiterfassung zugreifen. Abhängig von ihren Berechtigungen stehen ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, darunter das Stempeln im Web-Terminal, das Stellen von Anträgen, das Bearbeiten von Buchungen oder das Abrufen von Auswertungen. Eine automatische Anmeldung über den Windows-Account vereinfacht die tägliche Nutzung erheblich. In Kombination mit dem PC-Terminal ist die Identifikation auch mittels RFID-Badge oder Fingerprint möglich. Den Mitarbeitenden stehen dabei alle freigegebenen Funktionen zur Verfügung, und aktuelle Salden werden direkt nach dem Login angezeigt. Damit lässt sich die Arbeitszeiterfassung problemlos auch im Außendienst oder Homeoffice umsetzen. Zusätzlich können Arbeitszeiten direkt auf Projekte oder Aufträge verbucht werden. Auch die Identifikation an einem öffentlich zugänglichen Gerät per Badge oder Fingerprint ist möglich, wodurch mobile Lösungen effizient realisierbar sind.

Highlights:

• Keine lokale Installation notwendig
• Mobile und plattformübergreifende Zeiterfassung
• Integrierte Auftragszeiterfassung
• Automatische Identifikation
• Optionale Standortabfrage
• Mobile Antragserfassung
• Zugriff auf persönliche Daten für Mitarbeitende
• Buchungsübersicht zur Abwesenheitsplanung
• Übersichtliche Einsatzplanung
• Anwesenheitsanzeige per Knopfdruck

Windows-Terminal

Das Windows-Terminal ermöglicht die Erfassung von Präsenz- und Auftragszeiten über einen handelsüblichen PC. Die Nutzung der Auftragszeiterfassung setzt eine entsprechende Lizenzierung voraus. Das Terminal kann sowohl als Ergänzung als auch als Ersatz für Hardware-Terminals verwendet werden.

Identifikationsmethoden am Windows-Terminal:

• RFID-Badge (Leser TS-83)
• Fingerprint (Leser TS-99)
• Benutzername und Passwort

Auftragszeit:
Zur Erfassung wählt der Mitarbeitende den gewünschten Auftrag und/oder Arbeitsschritt aus. Die vorgeschlagene Standard-Kostenstelle kann bei Bedarf angepasst werden. Die Datenerfassung ist auch per Barcode-Scanner möglich.

Präsenzzeit:
Das Windows-Terminal unterstützt die klassische Kommen-/Gehen-Stempelung. Die verfügbaren Funktionen werden im Admin-Tool definiert und im Terminal dynamisch eingeblendet.

Highlights:

• Kombination aus Präsenz- und Auftragszeiterfassung
• Flexibel konfigurierbare Stempelfunktionen
• Vielfältige Authentifizierungsoptionen

PC-Terminal

Mit dem Softwaremodul „PC-Terminal“ und einem USB-Lesegerät wird ein gewöhnlicher PC zu einem komfortablen Zeiterfassungs-Terminal erweitert. Die Identifikation erfolgt über den RFID-Leser TS-83 und/oder den Fingerprint-Leser TS-99. Nach erfolgreicher Anmeldung wird das Web-Terminal des Web-Clients geöffnet, in dem der Mitarbeitende die gewünschte Aktion ausführen kann. Alle relevanten Salden sind auf einen Blick ersichtlich.

PC-Terminal mit Touch-PC:

Ein handelsüblicher Touch-PC kann als elegantes Zeiterfassungsterminal eingesetzt werden. Die Benutzeridentifikation erfolgt je nach Bedarf per:

• RFID-Badge (TS-83)
• Fingerprint (TS-99)
• Benutzername und Passwort

Anwendungsbeispiel: Durch den Einsatz eines Touchscreen-PCs lässt sich eine kostengünstige und funktionale Lösung realisieren.

Web-Terminal

Das Web-Terminal des Web-Clients stellt alle konfigurierten Stempelfunktionen übersichtlich dar. Es zeigt zudem die aktuellen Salden für den aktuellen und den vorherigen Tag an. Die Software-Terminals (PC-Terminal/Web-Terminal) können problemlos mit Hardware-Terminals kombiniert werden.

PC-Terminal (Zusammenfassung)

Das PC-Terminal-Modul dient der Mitarbeiteridentifikation und öffnet automatisch den Web-Client. Es fungiert als Schnittstelle zwischen Mitarbeitendem und Web-Oberfläche.

Highlight:

• Zeiterfassung mit handelsüblichem PC
• Intuitives Web-Terminal
• Anzeige aktueller Zeitkontensalden
• Zugriff auf persönliche Buchungen (abhängig von Rechten)

REST-API

Die REST-API von TimeSafe ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme. Die Schnittstelle erlaubt einen bidirektionalen Datenaustausch mit der Zeiterfassung. Weitere Informationen sind in der Knowledge Base verfügbar.

Abgleichsdienst

Der zentral installierte Abgleichsdienst sorgt für den automatisierten Datenaustausch zwischen der Hauptdatenbank und allen angeschlossenen Terminals. Benutzerdaten auf den Terminals werden mit der zentralen Datenbank abgeglichen; erfasste Buchungen werden automatisch übernommen. Innerhalb weniger Sekunden nach der Eingabe sind die Daten im Admin-Tool und Web-Client verfügbar und bereit zur Weiterverarbeitung.

Funktionsweise der kostenlosen TimeSafe App

Die kostenlose Zeiterfassung App – die einzige App von TimeSafe – wurde speziell für eine einfache und schnelle Nutzung entwickelt. Sie lässt sich auf Smartphones und Tablets installieren und eignet sich somit hervorragend für Mitarbeitende im Innen- und Aussendienst. Diese App für Arbeitszeiterfassung wird häufig auch als „Stundenzettel App kostenlos“ oder „Arbeitszeiterfassung App“ bezeichnet.

Die App erlaubt es, die Arbeitszeit minutengenau zu starten und zu stoppen. Zudem können Abweseneheitsanträge erstellt werden oder Realtime-Reportings vorgenommen werden. Dies spart Papier, reduziert Fehlerquellen und macht die TimeSafe App zur perfekten digitalen Lösung.

Die App synchronisiert sich automatisch mit der zentralen Zeiterfassungssoftware, sodass die Daten jederzeit aktuell und sicher sind.

Integration von Zeiterfassung und Abrechnung

Mit TimeSafe wird nicht nur die Zeiterfassung selbst optimiert, sondern auch deren Integration in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme. Dank offener Schnittstellen wie der Rest-API oder dem optionalen Lohnplugin können erfasste Zeiten problemlos in externe Programme übertragen werden. So wird der administrative Aufwand minimiert. Die automatische Ermittlung der Arbeitsstunden durch die Arbeitszeit App bildet die Grundlage für eine exakte und fehlerfreie Abrechnung.

Kundenerfahrungen und Referenzen zu TimeSafe

Zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen nutzen bereits TimeSafe als ihr bevorzugtes Zeiterfassungsprogramm. Besonders hervorgehoben werden die intuitive Benutzeroberfläche, die hohe Flexibilität der kostenlosen Zeiterfassung App sowie die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Ein Kunde aus dem Baugewerbe berichtet: „Durch die TimeSafe Arbeitszeiterfassung App konnten wir endlich die Papierflut eindämmen und unsere Prozesse deutlich beschleunigen.“

Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen lobt die Funktionen wie Antragswesen und Anwesenheitsübersicht: „Endlich haben wir alles in einem System und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln.“

Weitere Kundenstimmen können Sie unserer Testimonial-Seite entnehmen.

Verfügbarkeit und Preismodelle von TimeSafe

TimeSafe bietet die volle Flexibilität an, was die Lizenzmodelle, wie auch Betriebsmodelle angeht. Entsprechend werden die Bedürfnisse von Start-ups, KMU und grösseren Unternehmen bedient. Für alle, die TimeSafe unverbindlich testen möchten, steht ein Zeiterfassungsprogramm kostenlos als Testversion zur Verfügung. Die kostenlose Zeiterfassung App – die TimeSafe App – ist in allen Modellen enthalten.

Die Kombination aus Webclient, mobilen Apps und optionalen Terminals bietet maximale Flexibilität. So kann jedes Unternehmen seine bevorzugte Methode der Zeiterfassung nutzen.

Fazit: Warum TimeSafe die optimale Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen ist

Die TimeSafe Zeiterfassung vereint alles, was moderne Unternehmen heute benötigen: Eine leistungsstarke kostenlose Zeiterfassung App (auch bekannt als App für Arbeitszeiterfassung, Stundenzettel App kostenlos oder Arbeitszeiterfassung App), umfassende Funktionen wie Antragswesen, Auftragszeiten, Einsatzplanung und Anwesenheitsübersicht sowie eine nahtlose Integration über Web-Client, Rest-API oder Terminals.

Ob Sie eine App für Arbeitszeiterfassung suchen, Ihre Arbeitszeiterfassung App verbessern möchten oder ein vollwertiges Zeiterfassungsprogramm kostenlos testen wollen – TimeSafe bietet die passende Lösung.

Nutzen Sie jetzt die Vorteile digitaler Zeiterfassung und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens mit TimeSafe.