Zeiterfassung mit Gesichtserkennung

Inhaltsverzeichnis

• Einführung in das Thema
• Funktionsweise & Vorteile
• Vergleich mit herkömmlichen Systemen
• Checkliste: Einführung in 10 Schritten
• Datenschutz & rechtliche Aspekte
• Praktische Anwendungsbereiche
• Installation & Betrieb
• Erfahrungen & Erfolgsgeschichten
• Mehrwert in der Praxis
• Integration & Schnittstellen
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden
• Hygiene & Pandemie-Vorsorge
• Risiken & Missverständnisse
• Häufige Fragen (FAQ)
• Fazit

Einführung in das Thema Zeiterfassung mit Gesichtserkennungs-Terminal

Die Zeiterfassung per Gesichtserkennung eignet sich besonders für Arbeitsumfelder, in denen Mitarbeitende ihre Hände intensiv einsetzen – sei es in der Produktion, auf Baustellen, im Lager oder in Werkstätten. Dort kommt es immer wieder zu kleinen Verletzungen, Handschuhpflicht oder verschmutzten Fingerspitzen – was Fingerabdrucksysteme unzuverlässig macht. Gesichtserkennung hingegen funktioniert berührungslos, präzise und unabhängig vom Zustand der Hände. Auch Unternehmen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf profitieren: Da keine Karten oder Badges übertragbar sind, wird Missbrauch – etwa durch Weitergabe – zuverlässig verhindert. Die Lösung macht manuelles Stempeln überflüssig, reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit in der Administration. In Kombination mit Zutrittskontrolle bietet sie ein modernes Gesamtpaket für effizientere Prozesse und erhöhte Sicherheit. Wichtig ist jedoch, die Datenschutz-Bestimmungen zu beachten und die biometrischen Daten sicher zu speichern.

Funktionsweise & Vorteile des TS‑400 Terminals

Das TimeSafe Gesichtserkennungsterminal TS‑400 arbeitet mit Dual-Core-CPU und KI – es erkennt Mitarbeitende in unter 0,3 Sekunden, selbst mit Maske. Die integrierte Lebenderkennung (Zweifachkamera) schützt vor Foto-Manipulation.

• Erkennung in < 0,3 Sekunden
• Lebenderkennung gegen betrügerische Versuche
• Massenkompatibel – ideal in aktuellen Zeiten
• Benutzerverwaltung via TimeSafe

Technische Details findest du hier: TS‑400 Terminal.

Vergleich mit herkömmlichen Systemen

System	Zuverlässigkeit	Sicherheitsniveau	Adminaufwand
Gesichtserkennung (TS‑400)	★★★★★	★★★★★	★
Kartensystem	★★★★★	★★★	★★
Fingerprint	★★★	★★★★	★★★
Excel/Manuell	★	★	★★★★

Während Excel-Listen und manuelle Systeme leicht manipulierbar und fehleranfällig sind, bieten biometrische Verfahren wie Gesichtserkennung oder Fingerprint höhere Sicherheit. Letzterer stösst jedoch oft an Grenzen – z. B. bei Verletzungen, verschmutzten Fingern oder Handschuhpflicht. Gesichtserkennung funktioniert hingegen kontaktlos, hygienisch und zuverlässig unter nahezu allen Bedingungen.

Checkliste: Einführung in 10 Schritten

1. Ziele definieren (z. B. Effizienz, Sicherheit)
2. DSGVO-Anforderungen prüfen und Einwilligungen einholen
3. TS‑400-Terminal (Anzahl je Standort festlegen)
4. Montage durch qualifizierte Fachleute (Elektroinstallateur)
5. Systemkonfiguration via Web‑UI (wird konfiguriert ausgeliefert)
6. Mitarbeiter im TimeSafe erfassen: Foto hochladen
7. Testphase: Erkennung, Maske, Abweichungen prüfen
8. Admin-Schulung durchführen
9. Integration in Zeiterfassungs-Software
10. Stetige Überwachung & regelmässige Datenschutz-Review

Datenschutz & rechtliche Aspekte

Gesichtserkennung nutzt biometrische Daten – besonders geschützt durch die DSGVO. Daher ist zwingend:

• Rechtmässige Grundlage (z. B. Einwilligung)
• Transparente Mitarbeiter-Informationen
• Technische/organisatorische Massnahmen (z. B. verschlüsselte Speicherung)
• Regelmässige Audits

Studien zeigen: 70 % der Schweiz sehen biometrische Systeme als sicher an (Quelle: SwissBiometrics 2024). Auch in Europa wächst die Nutzung – mit starker Betonung auf Datenschutz.

Praktische Anwendungsbereiche in Unternehmen

Typische Einsatzszenarien für die Zeiterfassung per Gesichtserkennung:

• Industrie & Produktion: Mitarbeitende mit Handschuhen oder mechanisch beanspruchten Händen profitieren von der berührungslosen Erfassung.
• Gesundheitswesen: Hohe Hygieneanforderungen werden erfüllt – kein Kontakt, kein Ansteckungsrisiko.
• Lebensmittelverarbeitung: Gesichtserkennung ersetzt Chips und Karten in sensiblen Hygienebereichen.
• Schichtbetriebe: Schnelles Ein- und Ausstempeln reduziert Stau zu Schichtbeginn oder -ende.

Praxisbeispiel: Ein produzierendes Unternehmen mit drei Standorten konnte durch den Einsatz des TS‑400 nicht nur Missbrauchsvorfälle eliminieren, sondern auch den internen Aufwand für Nacherfassungen senken. Vergessen von Badge-Medien ist nicht mehr möglich. Genau dies wird von den Mitarbeitenden besonders geschätzt. Sie benötigen keine Badges mehr – ein kurzer Blick ins Terminal genügt.

Installation & Betrieb

Das Terminal wird konfiguriert geliefert – einfach anschliessen und loslegen.

• Stromversorgung und Netzwerk anschliessen
• Montagehöhe beachten (Augenhöhe 1,5 m)
• Konfiguration über Web‑UI – ggf. Maskenerkennung aktivieren
• Mitarbeitende in TimeSafe erfassen, Foto hinterlegen
• Probelauf, Fehleranalyse & Support verfügbar

Erfahrungen & Erfolgsgeschichten

Produktionsunternehmen: Durch die Einführung vom TS‑400 Zeiterfassungsterminal wurden Missbrauchsfälle massiv reduziert. Das Vertrauen in die Zeiterfassung ist dadurch massiv gestiegen.

Dienstleistungsunternehmen: Durch die Einführung vom Zeiterfassungsterminal TS‑400 reduzierte sich der Verwaltungsaufwand um 30 % und die Zeiterfassungsfehler um 30 %. Die Belegschaft schätzt die maskenfreundliche Erkennung.

Mehrwert in der Praxis: Einsparungen & Produktivität

Unternehmen, die biometrische Zeiterfassung einsetzen, berichten von erheblichen Effizienzgewinnen. Laut interner TimeSafe-Kundenauswertung konnten bei Einführung des TS‑400 Terminals folgende Verbesserungen festgestellt werden:

• Zeiteinsparung: durchschnittlich 1-8 Minuten pro Mitarbeiter und Tag gegenüber Fingerprint-Terminals, bzw. Excel
• Missbrauch-Quote: Reduktion von Missbrauchsfällen bis zu 95 %
• Verwaltungsaufwand: bis zu 30 % weniger Rückfragen an die Personalabteilung gegenüber Fingerprint-Terminals

Rechnet man diese Werte hoch, ergeben sich jährlich massive Einsparungen – besonders bei mittelgrossen und grossen Betrieben. Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden spart jährlich über mehrere hundert Stunden Administrationszeit allein bei der Zeiterfassung.

Integration & Schnittstellen mit TimeSafe Zeiterfassung

Das TS‑400 Terminal lässt sich nahtlos mit der TimeSafe-Softwarelösung kombinieren. Der Datentransfer erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung – vollständig dokumentiert und inkl. einem Offline-Datenspeicher. Standardmässig verfügbar:

• Anbindung an die TimeSafe Zeiterfassungssoftware
• CSV-Export für Lohnbuchhaltung (Sage, Abacus, Bexio)
• Direkte Übergabe in ERP-Systeme via REST-API
• Echtzeit-Übergabe von Zeitdaten in das TimeSafe Dashboard

Die Flexibilität macht TimeSafe mit dem TS-400 für nahezu jede Unternehmensgrösse und Branche zur idealen Lösung. Bei Bedarf kann TimeSafe individuelle Integrationen anbieten.

Akzeptanz bei Mitarbeitenden fördern

Der Erfolg biometrischer Systeme hängt stark von der Akzeptanz der Belegschaft ab. Deshalb ist es entscheidend, frühzeitig zu informieren und einzubinden:

• Aufklärung: an Betriebsversammlungen oder Schulungen transparent über Funktion, Datenschutz und Vorteile informieren
• Datensicherheit erklären: dass keine „Bilder“ gespeichert werden, sondern verschlüsselte Templates -> In TimeSafe hochgeladene JPG-Bilddateien werden während dem Download auf das Gerät nur kurzfristig verwendet, um Templates zu generieren – laufend gespeichert werden nur die Template-Daten .
• Optik & Komfort: Das TS‑400 wirkt modern und ist intuitiv bedienbar – wichtig für positives Nutzererlebnis

In einer anonymen Kundenumfrage von TimeSafe gaben 94 % der befragten Unternehmen an, dass sie die Gesichtserkennung der bisherigen Kartenlösung vorziehen – insbesondere aufgrund der Einfachheit und Schnelligkeit.

Hygiene & Pandemie-Vorsorge

Die kontaktlose Erkennung ist ein wesentlicher Vorteil – gerade in sensiblen Umfeldern wie Spitälern, Labors oder der Lebensmittelverarbeitung. Kein Kontakt heisst weniger Infektionsrisiko.

• Kein Anfassen – ideal bei Hygienevorschriften
• Maskenerkennung ohne Qualitätseinbussen
• Desinfektionspflicht entfällt

Während der Covid-19-Pandemie war der Umstieg auf Gesichtserkennung in vielen Unternehmen ein Gamechanger. Auch heute bleibt dieser Hygienefaktor ein zentraler Pluspunkt.

Risiken & Missverständnisse – und wie man sie vermeidet

Einige verbreitete Missverständnisse über Gesichtserkennung lauten:

1. „Das System speichert mein Gesicht“ – Falsch: Es wird ein verschlüsselter mathematischer Wert gespeichert, kein Foto.
2. „Biometrische Systeme sind unsicher“ – Im Gegenteil: Sie bieten höhere Sicherheit als Karten oder Codes, die gestohlen werden können.
3. „Die Technik funktioniert nur unter Idealbedingungen“ – Moderne Geräte wie das TS‑400 erkennen Gesichter bei allen Lichtverhältnissen und auch mit Maske.

Durch klare Kommunikation und praxisorientierte Schulung lassen sich solche Bedenken schnell ausräumen.

Häufige Fragen (FAQ)

• Wie schützt das System gegen Betrug? – Lebenderkennung mit Zweifachkamera verhindert Foto-Tricks.
• Ist es DSGVO-konform? – Ja, bei Einwilligung und verschlüsselter Datenspeicherung.
• Funktioniert es mit Maske? – Ja, sogar mit OP- oder FFP2-Masken (Testphase empfohlen).
• Was bei einem Systemausfall? – Sofern die Daten z. Bsp. aufgrund einem TimeSafe-Update nicht realtime übertragen werden können, speichert das Gerät die Daten. Sobald die Verbindung zu TimeSafe wieder vorhanden ist, werden die Daten übermittelt. Bei einem Hardware-Ausfall liefert TimeSafe bei einem aktiven Wartungsvertrag ohne Verzögerung ein Ersatz-Gerät.
• Kann es Krankheitstage erfassen? – Ja, TimeSafe kann jegliche Arten von Abwesenheiten managen. Stempelfunktionen erlauben diese auf via Terminal zu nutzen.
• Welche TimeSafe Integrationen sind möglich? – Lohnbuchhaltung, ERP, SAP via API.
• Wie oft ist ein Datenschutz-Audit empfohlen? – Mindestens alle 12 Monate.
• Kann man Mitarbeitende exportieren? – Ja, via CSV oder API.

Fazit

Die Zeiterfassung mit Gesichtserkennung – insbesondere das TS‑400-Terminal – verbindet Schnelligkeit, Sicherheit und Hygiene. Es eliminiert Karten, reduziert Fehler und stärkt moderne Prozesse. Damit erreichst du echte Effizienz und DSGVO-Konformität.