Abbildungsarten und deren Auswirkungen bei Teilzeitmitarbeitenden

Immer wieder beschäftigen uns arbeitsrechtliche Themen rund um die Zeiterfassung und die Arbeitszeitabrechnung bei Teilzeit-Mitarbeitern. Folgend beantworten wir einfach und verständlich die häufigsten Fragestellungen rund um diese Thematik.

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?
Wie müssen Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Wie müssen Ferien bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Wie müssen Feiertage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Wie müssen Krankheitstage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?

TimeSafe unterstützt die Abbildung mit fixen Tagen (Zeitmethode) und die lineare Abbildung (Wertmethode) bei Teilzeitarbeitsverhältnissen. Beide Abbildungsarten werden genutzt und sind legal:

Erklärung Abbildung mit fixen Tagen (Zeitmethode):
Bei der Abbildung mit fixen Arbeitstagen legt das Unternehmen mit dem Teilzeitmitarbeitenden konkrete Tage als fixe Arbeitstage und Sollzeiten fest, an welchen die Arbeitszeit im vereinbarten Umfang geleistet werden muss. TimeSafe orientiert sich anschliessend an diesen fest vereinbarten Sollzeiten. Wir empfehlen diese Methode allen Unternehmen, welche fixe Arbeitstage mit Teilzeitangestellten festlegen, da das Handling bei Abwesenheiten oder Feiertagen sehr klar ist.

Erklärung lineare Abbildung (Wertmethode):
Bei der linearen Abbildung wird der Mitarbeitende in Teilzeit wie ein Vollzeitmitarbeitender behandelt. Zu diesem Zweck wird die wöchentliche Sollarbeitszeit auf eine 5-Tage-Woche verteilt. Diese Variante empfehlen wir Unternehmen, welche mit Teilzeitangestellten keine fixen Tage vereinbaren und diese wöchentlich ändern.

Im Ergebnis führen beide Methoden zu unterschiedlichen Resultaten, wie ein einfaches Beispiel zeigt:

Fällt der nationale Feiertag auf einen Wochentag, so reduziert sich die Sollzeit bei Mitarbeitenden in einem 50% Pensum mit der linearen Anstellung immer um 4 Stunden (Ausgangslage: 100% Pensum entspricht 8 Stunden). Bei Mitarbeitenden mit fixen Arbeitstagen wird die Sollzeit um 8 Stunden reduziert, wenn der Feiertag auf einen seiner Arbeitstage mit 8h Sollzeit fällt. Andererseits profitiert er nicht vom Feiertag, wenn dieser auf einen Arbeitstag ohne Sollzeit fällt.

Viele Unternehmen bevorzugen, aufgrund der vielen Teilzeit-Mitarbeitenden, die lineare Abbildung, trotz teilweise vertraglich festgelegter Arbeitstage. TimeSafe unterstützt auch hier beide Versionen der linearen Abbildung, siehe folgende Kapitel. Die lineare Abbildung mit vertraglich fixen Arbeitstagen empfehlen wir grundsätzlich nicht. Diese Abbildung erzeugt erfahrungsgemäss am meisten Klärungsbedarf bei den Mitarbeitern. Unsere Empfehlung wäre in diesem Fall der Wechsel auf die Abbildung mit fixen Tagen (Zeitmethode). TimeSafe berechnet den Feriensaldo automatisch auf das neue Pensum, egal ob ein Mitarbeiter einmal oder mehrfach im Jahr das Pensum wechselt.

Achtung!
Das Bundesverwaltungsgericht hat entschieden, dass beide Abbildungsarten erlaubt sind und in der Praxis angewendet werden dürfen. Das Unternehmen sollte sich aber für eine der beiden Anstellungsarten entscheiden und sie im Sinne der Gleichbehandlung für das gesamte Personal anwenden.

Erklärungen zur Abbildung mit fixen Tagen (Zeitmethode)

Wie wird die Arbeitszeit/Istzeit bei Teilzeit-Mitarbeitenden erfasst?

Die Verbuchung der Istzeit erfolgt real. Der Mitarbeitende bucht an jedem Arbeitstag die Zeit, welche er effektiv gearbeitet hat.

Bei einem 50% Pensum mit vertraglich festgelegten Arbeitstagen Montag und Dienstag ganztags und Mittwochvormittag werden die Sollzeiten an diesen Tagen erbracht und an den verbleibenden 2 ½ Arbeitstagen besteht keine Arbeitspflicht. Auch mit dieser Abbildung ist es möglich ausnahmsweise einen vertraglich festgelegten Tag auf einen arbeitsfreien Tag zu verschieben.

Die Zeitmethode führt dazu, dass bei vertragsgemässer Arbeit der GLZ-Saldo, bzw. Überstunden-Saldo immer aktuell ist.

Wie müssen Ferien bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Teilzeitmitarbeitende haben den gleichen Mindestferienanspruch wie Vollzeitmitarbeitende, in der Regel 4 Wochen (Artikel 329a OR). Allerdings werden die 4 Wochen anteilsmässig mit dem Arbeitspensum multipliziert und damit reduziert. Bei einem 50% Pensum beträgt der Ferienanspruch stundenmässig entsprechend nur noch 80 anstelle 160 Stunden.

Abbildung mit fixen Tagen (Zeitmethode):
10 Tage Ferien à 8 Stunden = 80 Stunden

Beansprucht der Mitarbeitende einen Ferientag an einem seiner fixen Arbeitstage bzw. Tag mit Sollzeit, so bucht er in der Zeiterfassung seine Tages-Sollzeit als Ferien. An Tagen ohne vertragliche Arbeitsplicht, bzw. ohne Sollzeit, muss er keine Ferien buchen.

Der Jahres-Ferienanspruch beträgt 10 Tage à 8 Stunden bei dieser Abbildung.

In der folgenden Tabelle wird dargestellt, welche Buchung im TimeSafe für einen jeweiligen Ferientag zu erstellen ist.

Wochentag	Sollzeit	Buchung	Istzeit	Entwicklung GLZ-Saldo / Überstunden-Saldo Wert Anfang Woche 12h	Entwicklung Ferienguthaben in Tagen Wert Anfang Woche 10 Tage à 8h
Montag	8h	8h Ferien	8h	12:00h	9 Tage
Dienstag	8h	8h Ferien	8h	12:00h	8 Tage
Mittwoch	4h	4h Ferien	4h	12:00h	7.5 Tage
Donnerstag	0h	Keine Buchung	0h	12:00h
Freitag	0h	Keine Buchung	0h	12:00h
Werte Ende Woche	20h	20h Ferien	20h	12:00h	7.5 Tage à 8h

Somit werden für eine ganze Woche Ferien 2.5 Ferientage à 8 Stunden abgezogen.

Wie werden Feiertage bei Teilzeit-Mitarbeitenden berechnet?

Bei der Abbildung mit fixen Tagen wird dem Mitarbeitenden der Feiertag nur dann als Arbeitszeit angerechnet, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit dem Unternehmen tatsächlich gearbeitet hätte und somit eine Sollzeit eingetragen hat. Dafür wird immer 100% der Sollzeit angerechnet. Fällt der Feiertag auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so hat er im Umkehrschluss auch keinen Anspruch auf diesen Feiertag.

Wie werden Krankheitstage/Unfall bei Teilzeit erfasst?

Bei der Anstellung an fixen Tagen darf der Mitarbeitende Krankheitstage oder Unfall nur an Tagen erfassen, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit dem Unternehmen tatsächlich gearbeitet hätte und entsprechend eine Sollzeit eingetragen hat. Die Istzeit wird zu 100% seiner Sollzeit aufgefüllt. Liegt dafür der Krankheitstag oder Unfall auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so darf er seinen Krankheitstag oder Unfall auch nicht erfassen. Er ist dann in seiner Freizeit krank oder hat Unfall. Allerdings muss er für diesen Tag auch kein Arztzeugnis vorweisen.

Hinweis:
Es ist wahrscheinlich, dass Mitarbeiter mit derselben Teilzeitanstellung, jedoch unterschiedlicher vertraglich festgelegter Arbeitstage, eine unterschiedliche Sollzeit pro Jahr aufweisen.

Erklärungen zur linearen Abbildung (Wertmethode)

Wie wird die Arbeitszeit/Istzeit bei Teilzeit-Mitarbeitenden erfasst?

Die Verbuchung der Istzeit erfolgt real. Der Mitarbeitende bucht an jedem Arbeitstag die Zeit, welche er effektiv gearbeitet hat.

Arbeitet ein Mitarbeitender beispielsweise mit einem 50% Pensum an einen Tag 8 Stunden, verbucht er diese 8 Stunden an diesem Tag. Der GLZ-Saldo/Überstunden-Saldo erhöht sich an diesem Tag um die geleistete Mehr-Arbeitszeit von 4 Stunden (Differenz Sollzeit / Istzeit). An arbeitsfreien Wochentagen erarbeitet sich der Mitarbeitende keine Istzeit, so dass beim Mitarbeitenden der GLZ-Saldo/Überstunden-Saldo um die Fehlzeit (Differenz Sollzeit / Istzeit) reduziert wird.

Die Wertmethode führt dazu, dass der GLZ-Saldo, bzw. Überstunden-Saldo aufgrund der Gegenüberstellung der Ist- und Sollstunden immer erst am Ende der Woche übereinstimmen.

Wie müssen Ferien bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Variante 1: Lineare Abbildung (Wertmethode), keine Arbeitstage vertraglich fixiert:

Bei einem 50% Pensum ohne vertraglich fixierte Tage erfasst der Mitarbeitende immer 4 Stunden Ferien pro Ferientag, bzw. 100% seiner Tages-Sollzeit.
Der Jahres-Ferienanspruch beträgt 20 Tage à 4 Stunden.
In der folgenden Tabelle wird dargestellt, welche Buchung im TimeSafe für einen jeweiligen Ferientag zu erstellen ist.

Wochentag	Sollzeit	Buchung	Istzeit	Entwicklung GLZ-Saldo / Überstunden-Saldo Wert Anfang Woche 12h	Entwicklung Ferienguthaben in Tagen Wert Anfang Woche 20 Tage à 4h
Montag	4h	4h Ferien	4h	12:00h	19 Tage
Dienstag	4h	4h Ferien	4h	12:00h	18 Tage
Mittwoch	4h	4h Ferien	4h	12:00h	17 Tage
Donnerstag	4h	4h Ferien	4h	12:00h	16 Tage
Freitag	4h	4h Ferien	4h	12:00h	15 Tage
Werte Ende Woche	20h	20h Ferien	20h	12:00h	15 Tage à 4h

Somit werden für eine ganze Woche Ferien 5 Ferientage à 4 Stunden abgezogen.

Variante 2: Lineare Abbildung (Wertmethode), mit vertraglich fixierten Arbeitstagen: (Nicht empfohlen!)

Bei einem Mitarbeitenden mit einem 50% Pensum (Montag und Dienstag ganztags und am Mittwoch nur am Vormittag) erfasst der Mitarbeitende 8 Stunden Ferien am Montag und Dienstag, was rein rechnerisch vier Ferientagen à 4 Stunden entspricht. Am Mittwoch erfasst der Mitarbeitende 4 Stunden Ferien, was rechnerisch einem Ferientag à 4 Stunden entspricht. Der Mitarbeitende erfasst entsprechend immer die Anzahl Stunden als Ferienbezug, welche er an diesem Tag vertraglich hätte leisten müssen.
Der Jahres-Ferienanspruch beträgt 20 Tage à 4h.
In der folgenden Tabelle wird dargestellt, welche Buchung im TimeSafe für einen jeweiligen Ferientag zu erstellen ist.

Wochentag	Sollzeit	Buchung	Istzeit	Entwicklung GLZ-Saldo / Überstunden-Saldo Wert Anfang Woche 12h	Entwicklung Ferienguthaben in Tagen Wert Anfang Woche 20 Tage à 4h
Montag	4h	8h Ferien	8h	16:00h	18 Tage
Dienstag	4h	8h Ferien	8h	20:00h	16 Tage
Mittwoch	4h	4h Ferien	4h	20:00h	15 Tage
Donnerstag	4h	Keine Buchung	0h	16:00h
Freitag	4h	Keine Buchung	0h	12:00h
Werte Ende Woche	20h	20h Ferien	20h	12:00h	15 Tage à 4h

Somit werden für eine ganze Woche Ferien 5 Ferientage à 4 Stunden abgezogen.

Hinweis:
Sofern der Mitarbeitende eine ganze Woche Ferien bezieht, darf er selbstverständlich auch Montag – Freitag jeweils 4h eintragen. Dies ergibt ebenfalls 20h Ferien.

Wie werden Feiertage bei Teilzeit-Mitarbeitenden berechnet?

Variante 1: Lineare Abbildung (Wertmethode), keine Arbeitstage vertraglich fixiert:

Bei der linearen Anstellung ohne vertraglich festgelegte Arbeitstage wird dem Mitarbeitenden der Feiertag immer anteilsmässig angerechnet. Bei einem 50% Pensum (40 Stundenwoche bei einem 100%-Pensum) somit 4 Stunden pro Tag. Und zwar ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Bei der linearen Anstellung ist somit die Anzahl der Feiertage für Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitende gleich. Der Gleitzeit-Saldo / Überstunden-Saldo kann daher positiv oder negativ beeinflusst werden, sofern der Feiertag auf einen Tag fällt, wo seine übliche Tages-Arbeitszeit nicht mit der linearen Sollzeit übereinstimmt.

Variante 2: Lineare Abbildung (Wertmethode), mit vertraglich fixierten Arbeitstagen: (Nicht empfohlen!)

Bei der linearen Anstellung und vertragsgemässer Arbeit von 50% (Montag und Dienstag ganztags «8h» und am Mittwoch nur am Vormittag «4h») wird dem Mitarbeitenden der Feiertag immer anteilsmässig angerechnet. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden pro Tag. Dies ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Bei der linearen Anstellung ist somit die Anzahl der Feiertage für Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitende gleich. Der Gleitzeit-Saldo / Überstunden-Saldo kann daher positiv oder negativ beeinflusst werden, sofern der Feiertag auf einen Tag fällt, wo seine vertragliche Tages-Arbeitszeit nicht mit der linearen Sollzeit übereinstimmt (MO, DI, DO, FR).

Wie werden Krankheitstage/Unfall bei Teilzeit erfasst?

Variante 1: Lineare Abbildung (Wertmethode), keine Arbeitstage vertraglich fixiert:

Bei der linearen Anstellung und der vertragsgemässen Arbeit von 50% ohne fixierte Arbeitstage erfasst der Mitarbeitende einen Krankheitstag oder Unfall für jeden Tag. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden. Dies ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Somit muss sich der Mitarbeitende auch an einem arbeitsfreien Tag krankmelden oder den Unfall melden und dafür – wenn notwendig – ein Arztzeugnis vorlegen.

Variante 2: Lineare Abbildung (Wertmethode), mit vertraglich fixierten Arbeitstagen: (Nicht empfohlen!)

Bei der linearen Anstellung und der vertragsgemässen Arbeit von 50% (Montag und Dienstag ganztags «8h» und am Mittwoch nur am Vormittag «4h») erfasst der Mitarbeitende am Montag und Dienstag jeweils 8 Stunden auf Krankheit/Unfall, was den Gleitzeit-Saldo, bzw. Überstunden-Saldo an diesem Tag 4h ansteigen lässt, trotz Abwesenheit. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter immer seine vertraglich übliche Arbeitszeit auffüllen darf. Ist der Mitarbeitende an einem Mittwochnachmittag, Donnerstag oder Freitag Krank oder hat Unfall, so darf er nichts erfassen.