Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Was bedeutet Zeiterfassungspflicht?
- Hintergrund: EuGH & BAG – warum die Pflicht gilt
- Gesetzeslage & Zeitplan 2025
- Wer ist betroffen – und wer ausgenommen?
- Wie erfassen: Papier, Excel oder digital?
- Praxis: So setzen Sie die Pflicht um
- Günstige Zeiterfassung mit bestem Preis-Leistungs-Verhältnis
- TimeSafe: Ihre Lösung für rechtssichere Zeiterfassung
- FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
- Zusammenfassung
Einleitung
Die Zeiterfassungspflicht ist in Deutschland Realität: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit systematisch dokumentieren. 2025 rückt die elektronische Erfassung in den Fokus. Dieser Beitrag erklärt, was gefordert ist, wie Sie das pragmatisch umsetzen und weshalb ein professionelles System die sicherste Lösung ist. Eine Übersicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie hier.
Eine moderne elektronische Zeiterfassung erleichtert die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und erhöht gleichzeitig Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag.
Was bedeutet Zeiterfassungspflicht?
Im Kern geht es darum, Arbeitszeiten vollständig, zeitnah und nachvollziehbar zu erfassen. Die Pflicht betrifft die tägliche Arbeitszeit – nicht nur Überstunden. Unternehmen brauchen ein System, das Manipulationen erschwert und Auswertungen ermöglicht.
Gerade eine digitale Zeiterfassung bietet Unternehmen die nötige Flexibilität, um Prozesse effizient, rechtssicher und zukunftstauglich zu gestalten.
Warum ein digitales System langfristig die bessere Wahl ist, lesen Sie in unserem Beitrag: Excel-Zeiterfassung oder Zeiterfassungssystem?
- Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen
- Nachvollziehbarkeit: Protokolle, Korrekturen, Freigaben
- Verantwortung beim Arbeitgeber – Delegation an Mitarbeitende möglich
Hintergrund: EuGH & BAG – warum die Pflicht gilt
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung folgt aus der arbeitsrechtlichen Schutzlogik: Ohne Dokumentation lassen sich Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Überstunden kaum kontrollieren. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied 2019, dass EU-Staaten objektive Zeiterfassungssysteme verlangen müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte 2022 klar: Diese Pflicht gilt in Deutschland bereits heute.
Mehr zur Umsetzung moderner Arbeitszeitmodelle erfahren Sie hier: Moderne Arbeitszeitmodelle
Gesetzeslage & Zeitplan 2025
Was gilt aktuell?
- Seit 2022 Pflicht: tägliche Arbeitszeit systematisch erfassen
- Grundlage: EuGH-Urteil (2019) & BAG-Urteil (2022)
- Gilt für alle Unternehmen – auch ohne Gesetzesänderung
Was bringt 2025?
- Geplantes Gesetz: Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung
- Übergangsfristen: je nach Unternehmensgrösse (1–5 Jahre)
- Kleinstbetriebe (≤10 MA): temporäre Papierlösung möglich
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – aber mit Dokumentation
Tipps zur Prozessanpassung für KMU: 5 Tipps für effizientere Zeiterfassung
Wer ist betroffen – und wer ausgenommen?
- Alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche oder Grösse
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – jedoch mit Dokumentation
- Leitende Angestellte: oft ausgenommen – jedoch sorgfältige Prüfung erforderlich
- Delegation erlaubt – Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber
Vergleich: Vertrauensarbeitszeit & Zeiterfassungspflicht – Deutschland vs. Schweiz
| Kriterium | Deutschland | Schweiz |
|---|---|---|
| Wer kann in Vertrauensarbeitszeit arbeiten? | Grundsätzlich jede/r Mitarbeitende – nicht nur Führungskräfte | Meist nur in leitender Funktion mit viel Eigenverantwortung |
| Zeiterfassungspflicht | Gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit (BAG 2022), ausser bei leitenden Angestellten (§18 ArbZG) | Kann je nach Kanton/Vertrag reduziert werden (Art. 73 ArGV 1) |
| Ausnahmen von der Pflicht | Leitende mit Entscheidungsmacht & hohem Gehalt | Kaderfunktionen gemäss Vertrag/Reglement |
| Definition | Selbstständige Einteilung ohne fixe Kontrolle | Ähnlich, oft präziser geregelt |
| Umsetzung | Freie Zeiteinteilung, aber mit Nachweispflicht (z.B. digital) | Teilweise ohne Detailerfassung – abhängig von Vereinbarung |
Wie erfassen: Papier, Excel oder digital?
Papier und Excel sind kurzfristig nutzbar, langfristig aber fehleranfällig und kaum revisionssicher. Digitale Systeme ermöglichen transparente Prozesse, Echtzeit-Auswertungen und mobile Nutzung.
Lesen Sie: Warum Zeiterfassungssoftware unverzichtbar ist
Excel / Papier
- + Schnell & kostengünstig gestartet
- – Fehleranfällig, hoher Kontrollaufwand
- – Nicht revisionssicher
- – Schwach bei Schichtbetrieb / Projekten
Digital
- + Rechtssicher: Protokolle, Echtzeitdaten
- + Effizient: App/Web, Korrekturworkflows
- + Transparent: Berichte, Pausenprüfung
- + Integrierbar: Schnittstellen vorhanden
Mehr zur mobilen Lösung: Mobile Zeiterfassung mit GPS
Toolauswahl: Worauf Sie bei elektronischer Zeiterfassung achten sollten
Die Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems ist entscheidend für eine nachhaltige und rechtssichere Umsetzung. Achten Sie auf Funktionen wie mobile Zeiterfassung, flexible Arbeitszeitmodelle, automatische Pausen- und Überzeitberechnung sowie Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungen oder generelle Anpassungsmöglichkeiten. Eine gute elektronische Zeiterfassung ist intuitiv bedienbar, datenschutzkonform und skalierbar für zukünftige Anforderungen.
Digitale Zeiterfassung ist längst nicht mehr nur ein IT-Thema, sondern ein strategisches Element moderner Unternehmensführung. Systeme wie TimeSafe lassen sich schnell einführen und flexibel an Ihre Prozesse anpassen.
Praxis: So setzen Sie die Pflicht um
Schritt für Schritt
- Analyse: Bestehende Prozesse prüfen
- Regeln: Modelle & Rollen definieren (Gleitzeit, Überstunden)
- Toolwahl: Anforderungen, Test, Einführung
- Datenschutz: Berechtigungen, Export, Schnittstellen
- Rollout: Kommunikation & Schulung
- Reporting: Laufende Auswertung
Checkliste «rechtssicher & praxistauglich»
- Zeiten zeitnah erfasst?
- Alle Zeiten vollständig?
- Protokolle & Freigaben aktiv?
- Mobile Teams eingebunden?
- Aufbewahrung & Exporte geklärt?
Günstige Zeiterfassung mit bestem Preis-Leistungs-Verhältnis
Eine günstige Zeiterfassung kann auch rechtskonform, intuitiv und skalierbar sein. Kostenlose Tools reichen oft nicht aus. TimeSafe kombiniert Effizienz, Rechtssicherheit & faire Preise.
- Digitale, rechtssichere Zeiterfassung
- Mobile App & Webzugang
- Automatische Pausen- & Überzeitlogik
- Intuitiv & schnell implementiert
- Keine versteckten Kosten
TimeSafe: Ihre Lösung für rechtssichere Zeiterfassung
TimeSafe unterstützt Sie mit intuitiver Oberfläche, klaren Prozessen und Integrationen für HR & Projektarbeit.
- Einfach: Nutzerfreundlich
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FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
- 1. Seit wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland?
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit dem 13. September 2022 – basierend auf einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das wiederum das EuGH-Urteil von 2019 umsetzt. Arbeitgeber müssen seitdem systematisch Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen – unabhängig von der Unternehmensgrösse oder einer noch fehlenden Gesetzesänderung.
- 2. Muss die Zeiterfassung digital erfolgen?
- Aktuell ist die digitale Erfassung noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie wird aber mit dem neuen Gesetz (geplant für 2025) zur Regel. Schon jetzt empfehlen Arbeitsrechtler digitale Systeme – denn sie ermöglichen Nachvollziehbarkeit, Datensicherheit, einfache Auswertungen und sind deutlich effizienter als Excel oder Papierlösungen.
- 3. Gilt die Pflicht auch für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden?
- Ja – grundsätzlich sind auch Kleinstbetriebe von der Zeiterfassungspflicht betroffen. Im geplanten Gesetz ist jedoch eine Übergangsregel vorgesehen: Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden dürfen ihre Zeiten vorübergehend auch auf Papier erfassen. Langfristig wird jedoch auch hier eine digitale Lösung empfohlen.
- 4. Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?
- Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt – aber nur, wenn trotzdem die tägliche Arbeitszeit dokumentiert wird. Das bedeutet: Auch Mitarbeitende, die ihre Zeiten selbst einteilen, müssen Start, Ende und Pausen erfassen. Nur echte leitende Angestellte können von dieser Pflicht ausgenommen sein.
- 5. Wie schnell müssen Arbeitszeiten erfasst werden?
- Arbeitszeiten müssen „zeitnah“ erfasst werden – idealerweise am selben Tag. Das BAG spricht sich für eine möglichst unmittelbare Dokumentation aus, um die Datenverlässlichkeit sicherzustellen. Digitale Systeme mit Echtzeit-Erfassung erfüllen diese Anforderung optimal.
- 6. Was droht bei Verstössen gegen die Zeiterfassungspflicht?
- Wer als Arbeitgeber keine Arbeitszeiten dokumentiert, riskiert empfindliche Sanktionen. Arbeitsgerichte können bei Streitigkeiten zugunsten von Mitarbeitenden entscheiden. Zudem drohen Bussgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere bei systematischer Missachtung der Pflicht.
- 7. Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
- Es gibt keine einheitliche gesetzliche Vorgabe. In der Praxis wird jedoch empfohlen, Arbeitszeitdaten mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für gewisse Sonderregelungen (z. B. Jugendarbeitsschutz oder Mutterschutz) gelten längere Fristen. Digitale Systeme erleichtern die revisionssichere Archivierung erheblich.
- 8. Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen?
- Ja, das ist ausdrücklich erlaubt. Die Verantwortung liegt jedoch weiterhin beim Arbeitgeber. Dieser muss sicherstellen, dass die Erfassung korrekt erfolgt, dass Korrekturen dokumentiert sind und dass Missbrauch ausgeschlossen ist – z. B. durch ein digitales System mit Freigabeprozessen.
- 9. Reicht Excel als Erfassungstool aus?
- Excel ist als Übergangslösung akzeptabel, genügt aber langfristig weder rechtlichen noch praktischen Anforderungen. Es fehlt an Protokollierung, Rollenverwaltung und Sicherheit. Ein professionelles Zeiterfassungssystem bietet deutlich mehr Rechtssicherheit, Effizienz und Skalierbarkeit.
- 10. Gibt es günstige digitale Lösungen für KMU?
- Ja, z. B. TimeSafe bietet KMU eine intuitive, rechtssichere und erschwingliche Lösung für digitale Arbeitszeiterfassung. Die Software ist webbasiert, mobil nutzbar und einfach zu implementieren – ganz ohne komplexe IT-Infrastruktur.
- 11. Wie funktioniert Zeiterfassung bei mobilen Mitarbeitenden?
- Mobile Teams oder Aussendienstmitarbeitende können Arbeitszeiten bequem per Smartphone-App mit GPS-Unterstützung erfassen. Moderne Systeme wie TimeSafe ermöglichen dabei Live-Tracking, Pausenprotokolle und Standortdokumentation – datenschutzkonform und effizient zugleich.
- 12. Muss auch die Pausenzeit dokumentiert werden?
- Ja, auch die Pausenzeiten müssen genau dokumentiert werden, da sie bei der Berechnung der täglichen Arbeitszeit eine zentrale Rolle spielen. Bei digitalen Systemen lassen sich Pausen automatisch oder manuell erfassen – inklusive Warnungen bei zu kurzen oder fehlenden Unterbrechungen.
Zusammenfassung
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt – und digitale Systeme sind die Zukunft. Wer rechtzeitig auf ein geeignetes Tool setzt, sichert nicht nur Compliance, sondern gewinnt auch Transparenz & Effizienz.
