Inhaltsverzeichnis
- Was ist mobile Zeiterfassung mit GPS?
- Vorteile der mobilen Zeiterfassung im Aussendienst
- Datenschutz: Was Sie bei GPS-Tracking beachten müssen
- Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz
- Anwendungsbeispiele im Aussendienst
- Warum ein Zeiterfassungssystem besser ist als Excel
- So wählen Sie die richtige Software aus
- TimeSafe: Ihre Lösung für mobile Zeiterfassung
- FAQ: Häufige Fragen zur mobilen Zeiterfassung
- Zusammenfassung
Was ist mobile Zeiterfassung mit GPS?
Die mobile Zeiterfassung hat sich im modernen Arbeitsalltag etabliert, besonders im Aussendienst. Sie ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten flexibel und ortsunabhängig zu erfassen. Durch die Integration von GPS-Tracking wird diese Zeiterfassung präziser und effizienter.
GPS-Tracking nutzt das Global Positioning System, um den Standort eines Mitarbeitenden in Echtzeit zu bestimmen. Diese Technologie bietet zahlreiche Vorteile, bringt aber auch Fragen zum Datenschutz mit sich.
Vorteile der mobilen Zeiterfassung im Aussendienst
Die mobile Zeiterfassung mit GPS bietet im Aussendienst entscheidende Vorteile:
- Erhöhte Genauigkeit: Arbeitszeiten werden präzise erfasst, was zu einer fairen Abrechnung führt.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Erfassung reduziert den administrativen Aufwand.
- Transparenz: Echtzeit-Einblick in die Arbeitszeiten und Standorte der Mitarbeitenden.
- Flexibilität: Mitarbeitende können ihre Zeiten von überall aus erfassen.
Diese Vorteile führen zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Einführung einer mobilen Zeiterfassung ihre Produktivität um bis zu 10% steigern können. (Quelle: Interne Studie TimeSafe)
Datenschutz: Was Sie bei GPS-Tracking beachten müssen
Der Einsatz von GPS-Tracking ist datenschutzrechtlich sensibel. Es ist wichtig, die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu respektieren und die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten.
Wichtige Datenschutzaspekte:
- Transparenz: Mitarbeitende müssen über die Nutzung von GPS-Tracking informiert und ihre Zustimmung muss vorliegen.
- Zweckbindung: Die Daten dürfen nur für den vereinbarten Zweck (z.B. Zeiterfassung) verwendet werden.
- Datenminimierung: Es dürfen nur die unbedingt notwendigen Daten erfasst werden.
- Datensicherheit: Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz
In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Artikel 73 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies gilt auch für den Aussendienst. Die mobile Zeiterfassung mit GPS kann dabei helfen, diese Pflichten zu erfüllen.
Wichtige rechtliche Aspekte:
- Arbeitsgesetz (ArG): Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung.
- Datenschutzgesetz (DSG): Schutz der Personendaten der Mitarbeitenden.
- OR Art. 321a: Sorgfaltspflicht des Arbeitnehmers
Weitere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen der Zeiterfassung finden Sie im Blog-Beitrag „Rechtsfragen aus dem Zeiterfassungs-Arbeitsalltag – was Arbeitnehmende und Unternehmen in der Schweiz wissen müssen“.
Anwendungsbeispiele im Aussendienst
Die mobile Zeiterfassung mit GPS findet in verschiedenen Branchen Anwendung:
- Handwerker: Erfassung der Arbeitszeiten und Auftragszeiten auf Baustellen.
- Service-Techniker: Dokumentation der Einsatzzeiten beim Kunden.
- Vertriebsmitarbeitende: Nachweis der Besuchszeiten bei potenziellen Kunden.
- Pflegedienste: Erfassung der Einsatzzeiten bei Patienten.
Ein Beispiel: Ein Service-Techniker fährt zu einem Kunden. Durch GPS-Tracking kann der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende beim Kunden präzise dokumentiert werden. So entsteht eine lückenlose und präzise Zeiterfassung.
Warum ein Zeiterfassungssystem besser ist als Excel
Viele Unternehmen nutzen Excel zur Zeiterfassung. Dies ist jedoch oft ineffizient und fehleranfällig. Ein professionelles Zeiterfassungssystem bietet entscheidende Vorteile:
- Automatisierung: Weniger manueller Aufwand durch automatisierte Erfassung.
- Genauigkeit: Vermeidung von Fehlern durch manuelle Eingabe.
- Integration: Nahtlose Integration in andere Systeme (z.B. Lohnbuchhaltung).
- Datensicherheit: Schutz der Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff.
- Compliance: Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
Ein detaillierter Vergleich zwischen Excel und einem Zeiterfassungssystem findet sich hier.
So wählen Sie die richtige Software aus
Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:
- Funktionsumfang: Welche Funktionen werden benötigt (z.B. Hardware-Terminals oder WebClient mit GPS-Tracking, Projektzeiterfassung, Mitarbeiter-Einsatzplanung)?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software einfach zu bedienen?
- Integration: Lässt sich die Software in bestehende Systeme integrieren?
- Datenschutz: Entspricht die Software den datenschutzrechtlichen Anforderungen?
- Betrieb: Kann die Software als SaaS/Hosting-Lösung oder On-Premises betrieben werden?
- Kauf/Miete: Kann die Software gekauft werden oder gibt es nur ein Abo/Miet-Modell?
- Unterhaltskosten / ROI: Wie hoch sind die laufenden Kosten für die Software (z.B. Lizenzgebühren, Wartung)? Stehen diese Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Return on Investment (ROI)?
- Support: Bietet der Anbieter einen guten Support?
Es empfiehlt sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen und Testversionen zu nutzen. So können Sie die Software in der Praxis testen und herausfinden, welche Lösung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
TimeSafe: Ihre Lösung für mobile Zeiterfassung
TimeSafe bietet eine umfassende Lösung für die mobile Zeiterfassung, z. Bsp. für Aussendienst-Mitarbeiter. Mit TimeSafe können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden präzise erfassen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.
Die Vorteile von TimeSafe:
- Intuitive Benutzeroberfläche: Einfache Bedienung für Mitarbeitende und Administratoren.
- GPS-Tracking: Präzise Erfassung der Arbeitszeiten und Standorte.
- Integration in andere Systeme: Nahtlose Integration in Lohnbuchhaltung und andere Tools.
- Umfassende Reporting-Funktionen: Detaillierte Auswertungen zur Optimierung der Prozesse.
- Datenschutzkonform: Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von TimeSafe oder warum andere Unternehmen auf TimeSafe setzen.
FAQ: Häufige Fragen zur mobilen Zeiterfassung
1. Dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden ohne deren Zustimmung per GPS orten?
Nein, die Zustimmung der Mitarbeitenden ist erforderlich. Zudem muss der Zweck der Ortung klar definiert sein.
2. Welche Daten dürfen bei der mobilen Zeiterfassung erfasst werden?
Es dürfen nur die Daten erfasst werden, die für den vereinbarten Zweck (z.B. Zeiterfassung) notwendig sind.
3. Wie lange dürfen die erfassten Daten gespeichert werden?
Die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den vereinbarten Zweck benötigt werden. Danach müssen sie gelöscht werden.
4. Was passiert, wenn ein Mitarbeitender die Ortung deaktiviert?
Dies sollte im Vorfeld klar geregelt sein. Es ist möglich, dass die Zeiterfassung ohne Ortung nicht möglich ist.
5. Ist die mobile Zeiterfassung auch im Homeoffice sinnvoll?
Ja, auch im Homeoffice kann die mobile Zeiterfassung sinnvoll sein, um die Arbeitszeiten präzise zu erfassen.
6. Welche Vorteile bietet die Integration der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung?
Die Integration ermöglicht eine automatisierte und fehlerfreie Übertragung der Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung, was Zeit und Kosten spart.
7. Wie unterstützt TimeSafe Unternehmen bei der Einhaltung der Arbeitszeitgesetze?
TimeSafe bietet umfassende Funktionen zur Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten, die sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Zusammenfassung
Die mobile Zeiterfassung mit GPS bietet im Aussendienst zahlreiche Vorteile. Sie erhöht die Genauigkeit, steigert die Effizienz und sorgt für Transparenz. Wichtig ist, die datenschutzrechtlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Mit der richtigen Software, wie z.B. TimeSafe, können Unternehmen ihre Zeiterfassung optimieren und von den Vorteilen der mobilen Zeiterfassung profitieren.
