Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- KI ist im Schweizer Arbeitsalltag angekommen
- Zeiteinsparung ist noch kein Produktivitätsgewinn
- Warum Unternehmen ihre Zeitaufwände kennen sollten
- Welche Zeitaufwände sich sinnvoll vergleichen lassen
- Wie Leistungserfassung Transparenz schafft
- Von der Zeiterfassung zum Projekt-Controlling
- Praxisbeispiel: Was 15 Minuten Zeitersparnis bewirken können
- Nicht jede eingesparte Minute muss gemessen werden
- Fazit: KI braucht eine belastbare Datengrundlage
Einleitung
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag. Texte werden schneller erstellt, Informationen zusammengefasst, Daten ausgewertet und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert.
Viele Unternehmen verbinden damit vor allem ein Versprechen: Zeit sparen und produktiver arbeiten.
Doch genau hier beginnt eine interessante Frage:
Wenn KI tatsächlich Zeit spart – wissen Unternehmen auch, wo diese Zeit eingespart wird?
Gefühlte Effizienz und messbare Effizienz sind nicht dasselbe. Wer beurteilen möchte, ob neue Technologien Arbeitsabläufe tatsächlich verbessern, benötigt eine nachvollziehbare Datengrundlage über Projekte, Tätigkeiten und Zeitaufwände.
KI ist im Schweizer Arbeitsalltag angekommen
Eine aktuelle Schweizer Studie zeigt, wie stark künstliche Intelligenz bereits in Unternehmen angekommen ist.
Gemäss der AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 nutzen 35 Prozent der befragten Schweizer KMU KI bereits bewusst in ihren Unternehmensprozessen. Weitere 39 Prozent erproben entsprechende Anwendungen.
Damit beschäftigen sich rund drei Viertel der befragten Unternehmen aktiv mit künstlicher Intelligenz.
Besonders interessant ist die erwartete Auswirkung auf den Arbeitsalltag: 47 Prozent der Unternehmen mit KI-Erfahrung rechnen mit Zeiteinsparungen, ohne dass dadurch Stellen abgebaut werden.
Die Studie zeigt zudem, dass KI zunehmend nicht nur für Texte oder Übersetzungen eingesetzt wird. Der Anteil der KMU, die künstliche Intelligenz zur Optimierung von Arbeitsschritten nutzen, ist seit 2024 deutlich gestiegen.
Die Studie wurde vom Forschungsinstitut Sotomo im Auftrag der AXA durchgeführt. Befragt wurden 336 KMU aus der deutsch- und französischsprachigen Schweiz.
Zeiteinsparung ist noch kein Produktivitätsgewinn
Wenn ein Arbeitsschritt dank KI statt 60 Minuten nur noch 40 Minuten benötigt, wurden zunächst einmal 20 Minuten eingespart.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sich die Produktivität des Unternehmens im gleichen Umfang verbessert.
Entscheidend ist, was mit der gewonnenen Zeit geschieht.
Sie kann beispielsweise für folgende Aufgaben eingesetzt werden:
- zusätzliche Kundenaufträge
- mehr Zeit für Beratung und Kundenkontakt
- Qualitätssicherung
- Projektarbeit
- Weiterentwicklung von Dienstleistungen
- interne Verbesserungen
Erst wenn eingesparte Zeit sinnvoll eingesetzt wird, kann daraus ein wirtschaftlicher Mehrwert entstehen.
Deshalb reicht es nicht, dass Mitarbeitende das Gefühl haben, mit KI schneller zu arbeiten. Unternehmen sollten verstehen, welche Tätigkeiten tatsächlich weniger Zeit benötigen und wie sich dadurch Projekte oder Prozesse verändern.
Warum Unternehmen ihre Zeitaufwände kennen sollten
Wer Prozesse verbessern möchte, benötigt zunächst einen Ausgangspunkt.
Wie lange dauert eine bestimmte Tätigkeit heute?
Wie viel Zeit wird für Administration benötigt?
Welche Arbeitsschritte verursachen besonders hohe Aufwände?
Und welche Projekte benötigen regelmässig mehr Zeit als ursprünglich geplant?
Ohne eine strukturierte Leistungserfassung lassen sich solche Fragen häufig nur aufgrund von Erfahrungswerten beantworten.
Das kann funktionieren – bleibt aber subjektiv.
Werden Leistungen dagegen systematisch Projekten, Mandaten oder Tätigkeiten zugeordnet, entsteht über die Zeit eine belastbare Datenbasis.
Damit können Unternehmen beispielsweise erkennen:
- wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten aufgewendet wird
- welche Projektphasen besonders arbeitsintensiv sind
- wie sich Zeitaufwände über längere Zeiträume verändern
- ob geplante und tatsächliche Projektzeiten voneinander abweichen
- bei welchen Tätigkeiten Optimierungspotenzial besteht
Gerade bei der Einführung neuer Technologien ist diese Transparenz wertvoll.
Welche Zeitaufwände sich sinnvoll vergleichen lassen
Nicht jede Tätigkeit eignet sich gleich gut für einen direkten Vergleich.
Besonders interessant sind wiederkehrende und klar definierte Arbeitsschritte.
Dazu gehören beispielsweise:
- Erstellen von Standardkorrespondenz
- Ausarbeiten von Berichten oder Dokumentationen
- Recherchearbeiten
- Erstellen von Offerten
- Auswerten und Aufbereiten von Informationen
- administrative Projektarbeiten
- wiederkehrende interne Prozesse
Wenn solche Tätigkeiten über längere Zeit vergleichbar erfasst werden, können Veränderungen sichtbar werden.
Benötigt ein bestimmter Arbeitsschritt beispielsweise über mehrere Monate hinweg weniger Zeit als früher, kann dies ein Hinweis auf effizientere Prozesse sein.
Dabei ist allerdings Vorsicht geboten: Eine Zeitveränderung allein beweist noch nicht, dass KI die Ursache dafür war.
Auch Erfahrung, Prozessänderungen, Schulungen, bessere Vorlagen oder andere Software können die Arbeitszeit beeinflussen.
Eine Leistungserfassung liefert deshalb eine Datengrundlage für die Analyse – nicht automatisch die Erklärung für jede Veränderung.
Wie Leistungserfassung Transparenz schafft
Genau hier kommt eine strukturierte Leistungserfassung ins Spiel.
Mit TimeSafe Leistungserfassung können Arbeitsleistungen Kunden, Projekten oder Mandaten und einzelnen Tätigkeiten zugeordnet werden.
Damit wird nicht nur erfasst, wie lange insgesamt gearbeitet wurde, sondern auch woran diese Zeit eingesetzt wurde.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zur reinen Präsenzzeiterfassung.
Während die Zeiterfassung beispielsweise beantwortet, wie viele Stunden eine Person gearbeitet hat, beantwortet die Leistungserfassung Fragen wie:
- Wie viel Zeit wurde für ein bestimmtes Projekt aufgewendet?
- Welche Tätigkeiten verursachten den grössten Aufwand?
- Wie viele Stunden wurden einem Kunden oder Mandat zugeordnet?
- Wie entwickelt sich der Aufwand eines Projekts?
Diese Daten können Unternehmen dabei unterstützen, Veränderungen in ihren Arbeitsabläufen über längere Zeiträume nachvollziehbar zu machen.
Von der Zeiterfassung zum Projekt-Controlling
Besonders wertvoll wird die Leistungserfassung, wenn Zeitdaten mit Projektplanung und Controlling verbunden werden.
Mit TimeSafe können für Projekte und Tätigkeiten Zeitvorgaben hinterlegt werden. Die bereits aufgewendete Zeit lässt sich anschliessend mit diesen Vorgaben vergleichen.
Dadurch wird sichtbar, ob ein Projekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens liegt oder ob sich Abweichungen entwickeln.
Auch eine Nachkalkulation kann auf Basis der erfassten Leistungen durchgeführt werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie bei den Controlling-Funktionen der TimeSafe Leistungserfassung.
Gerade bei wiederkehrenden Projekten entsteht dadurch mit der Zeit eine interessante Vergleichsbasis.
Unternehmen können beispielsweise prüfen, ob bestimmte Projekttypen heute mit weniger Aufwand abgewickelt werden als noch vor einem Jahr.
Das kann Hinweise darauf geben, dass Prozesse effizienter geworden sind – unabhängig davon, ob der Grund dafür KI, Automatisierung, bessere Organisation oder zusätzliche Erfahrung ist.
Praxisbeispiel: Was 15 Minuten Zeitersparnis bewirken können
Bei einer einzelnen Aufgabe wirken kleine Zeitgewinne oft wenig spektakulär.
Nehmen wir beispielsweise an, ein wiederkehrender administrativer Arbeitsschritt benötigt dank besserer Prozesse statt 45 Minuten nur noch 30 Minuten.
Das sind lediglich 15 Minuten Unterschied.
Wird dieser Arbeitsschritt jedoch von 50 Mitarbeitenden jeweils zweimal pro Woche durchgeführt, ergibt sich bereits eine erhebliche Grössenordnung.
Pro Woche würden dadurch insgesamt 25 Arbeitsstunden weniger für diese Tätigkeit benötigt.
Auf ein Jahr hochgerechnet kann daraus ein beachtlicher Kapazitätsgewinn entstehen.
Dieses Beispiel zeigt: Viele kleine Effizienzverbesserungen können sich in grösseren Organisationen stark summieren.
Genau deshalb ist es sinnvoll, nicht nur einzelne spektakuläre Automatisierungen zu betrachten, sondern auch wiederkehrende Tätigkeiten mit hohem Gesamtvolumen.
Nicht jede eingesparte Minute muss gemessen werden
Eine Leistungserfassung sollte nicht dazu führen, dass Mitarbeitende jede noch so kleine Tätigkeit künstlich kategorisieren müssen.
Zu detaillierte Erfassung kann zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen und den eigentlichen Nutzen wieder reduzieren.
Entscheidend ist deshalb eine sinnvolle Granularität.
Unternehmen sollten vor allem diejenigen Projekte und Tätigkeiten erfassen, bei denen die gewonnenen Informationen tatsächlich für Planung, Controlling oder Prozessoptimierung genutzt werden.
Auch TimeSafe verfolgt dabei einen pragmatischen Ansatz: Leistungen können projekt- und tätigkeitsbezogen erfasst und über Standard- oder individuelle Auswertungen analysiert werden.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Möglichkeiten finden Sie unter Auswertungen in der TimeSafe Leistungserfassung.
Das Ziel sollte nicht maximale Kontrolle sein, sondern bessere Entscheidungsgrundlagen.
Fazit: KI braucht eine belastbare Datengrundlage
Künstliche Intelligenz verspricht Unternehmen schnellere Prozesse und weniger manuellen Aufwand.
Die aktuelle Schweizer Studie zeigt, dass viele Unternehmen tatsächlich mit Zeiteinsparungen rechnen.
Doch erst wenn bekannt ist, wo Zeit eingesetzt wird und wie sich Zeitaufwände verändern, lassen sich Effizienzgewinne sinnvoll einordnen.
Eine strukturierte Leistungserfassung schafft dafür eine wichtige Grundlage.
Sie zeigt, wie viel Zeit in Projekte, Mandate und Tätigkeiten fliesst, ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche und unterstützt Projektverantwortliche beim Controlling.
TimeSafe misst dabei nicht automatisch, welcher Effizienzgewinn direkt durch künstliche Intelligenz entstanden ist.
TimeSafe Leistungserfassung liefert jedoch die Datenbasis, mit der Unternehmen Zeitaufwände transparent machen, Entwicklungen vergleichen und Prozesse fundierter beurteilen können.
Gerade in einer Arbeitswelt, in der KI immer mehr Arbeitsschritte verändert, wird diese Transparenz zunehmend wertvoll.
Hinweis: Weitere Informationen zur projektbezogenen Erfassung und Auswertung finden Sie auf unserer Seite TimeSafe Leistungserfassung.
