Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Krankheitsbedingte Ausfälle werden für KMU zum Kostenfaktor
- Psychisch bedingte Fehlzeiten nehmen an Bedeutung zu
- Was kosten Krankheitsabsenzen ein Unternehmen?
- Von der Krankmeldung zur strukturierten Absenzenverwaltung
- Transparenz schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage
- Krankheitsabsenzen und Arbeitszeit gemeinsam betrachten
- Datenschutz bei Krankheitsabsenzen
- Fazit: Absenzen lassen sich nicht verhindern – aber besser verwalten
Einleitung
Krankheitsbedingte Absenzen gehören zum Unternehmensalltag. Für Schweizer KMU entwickeln sie sich jedoch zunehmend auch zu einem wirtschaftlichen Faktor. Eine aktuelle Schweizer Studie zeigt, dass die Kosten aufgrund von Personalausfällen bei vielen Unternehmen in den vergangenen Jahren gestiegen sind.
Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen können bereits wenige gleichzeitige Absenzen spürbare Auswirkungen haben. Aufgaben müssen umverteilt, Termine verschoben oder zusätzliche Ressourcen organisiert werden. Umso wichtiger ist es, Abwesenheiten nicht nur administrativ zu erfassen, sondern auch den Überblick über ihre Entwicklung zu behalten.
Eine strukturierte Absenzenverwaltung schafft dafür eine wichtige Grundlage und hilft Unternehmen, Personalressourcen besser zu planen.
Krankheitsbedingte Ausfälle werden für KMU zum Kostenfaktor
Die KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 der AXA zeigt eine deutliche Entwicklung: 42 Prozent der befragten Schweizer KMU geben an, dass die Kosten für Fehlzeiten in den vergangenen fünf Jahren gestiegen sind.
Bei grösseren KMU mit 50 bis 250 Mitarbeitenden liegt dieser Anteil sogar bei 62 Prozent.
Damit sind Personalausfälle längst nicht mehr ausschliesslich ein Thema der Personaladministration. Sie können direkte und indirekte Auswirkungen auf Produktivität, Planung und Kosten eines Unternehmens haben.
Besonders deutlich zeigt sich dies, wenn Mitarbeitende kurzfristig ausfallen. Andere Teammitglieder übernehmen zusätzliche Aufgaben, Projekte verzögern sich oder geplante Einsätze müssen neu organisiert werden. Gerade in kleineren Teams fehlen häufig die personellen Reserven, um längere Ausfälle ohne zusätzlichen Aufwand aufzufangen.
Psychisch bedingte Fehlzeiten nehmen an Bedeutung zu
Die AXA-Studie weist zudem auf eine Entwicklung hin, die Schweizer Unternehmen zunehmend beschäftigt: 35 Prozent der KMU geben 2026 an, mittelmässig oder stark von Fehlzeiten aufgrund der psychischen Verfassung ihrer Mitarbeitenden betroffen zu sein. Im Jahr 2023 waren es noch 25 Prozent.
Als mögliche Belastungsfaktoren nennen die befragten Unternehmen unter anderem private Belastungen, eine hohe Arbeitsbelastung sowie Konflikte im Arbeitsumfeld.
Für Arbeitgeber bedeutet dies selbstverständlich nicht, dass eine Zeiterfassungs- oder Absenzenlösung gesundheitliche Probleme lösen kann. Eine transparente Erfassung kann jedoch helfen, Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten nachvollziehbar zu dokumentieren und damit eine bessere Informationsgrundlage für Personalplanung und Führung zu schaffen.
Wie eine transparente Arbeitszeiterfassung auch zu einer gesunden Balance beitragen kann, haben wir bereits in unserem Beitrag Zeiterfassung und Work-Life-Balance ausführlicher erläutert.
Was kosten Krankheitsabsenzen ein Unternehmen?
Die tatsächlichen Kosten einer krankheitsbedingten Abwesenheit bestehen aus deutlich mehr als der Lohnfortzahlung während des Ausfalls.
Je nach Tätigkeit, Teamstruktur und Unternehmensgrösse können zusätzliche Aufwände entstehen:
- Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen
- Überstunden oder Mehrarbeit können erforderlich werden
- Kundenaufträge oder Projekte verzögern sich
- Stellvertretungen oder temporäre Mitarbeitende müssen organisiert werden
- Führungskräfte und Personalverantwortliche investieren zusätzliche Zeit in die Koordination
- Know-how und Kapazitäten fehlen kurzfristig im Team
Besonders bei wiederkehrenden oder längeren Absenzen können sich diese Effekte summieren.
Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen überhaupt wissen, wann, wo und in welchem Umfang Absenzen auftreten. Eine verlässliche Datengrundlage erleichtert es, Entwicklungen einzuordnen und die personelle Planung entsprechend anzupassen.
Von der Krankmeldung zur strukturierten Absenzenverwaltung
In vielen Unternehmen werden Krankmeldungen noch über unterschiedliche Kanäle abgewickelt: telefonisch, per E-Mail, über einen Unternehmens-Chat oder durch eine nachträgliche Meldung an die Personalabteilung.
Solange ein Unternehmen klein ist, kann dies durchaus funktionieren. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt jedoch der administrative Aufwand – und gleichzeitig das Risiko, dass Informationen an unterschiedlichen Orten gespeichert werden.
Eine zentrale digitale Absenzenverwaltung schafft hier Struktur. Arbeitszeiten, Ferien und weitere Abwesenheiten können einheitlich geführt und ausgewertet werden.
Mit TimeSafe Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten, Ferien, Überstunden und Absenzen zentral verwalten. Mitarbeitende erhalten Transparenz über ihre eigenen Zeit- und Feriensaldi, während Vorgesetzte und Personalverantwortliche die für sie relevanten Informationen und Auswertungen zur Verfügung haben.
Dadurch entsteht eine gemeinsame Datenbasis anstelle unterschiedlicher Excel-Listen, E-Mails oder manueller Aufzeichnungen.
Transparenz schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage
Ein einzelner Krankheitstag ist für sich betrachtet wenig aussagekräftig. Interessanter wird es, wenn Unternehmen Entwicklungen über einen längeren Zeitraum beobachten können.
Folgende Fragen können dabei beispielsweise relevant sein:
- Wie haben sich die Absenzen im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?
- Gibt es bestimmte Zeiträume mit besonders vielen Ausfällen?
- Wie hoch ist der Anteil krankheitsbedingter Abwesenheiten?
- Welche Auswirkungen haben Absenzen auf die Einsatz- und Ressourcenplanung?
- Entstehen während längerer Abwesenheiten gleichzeitig viele Überstunden bei anderen Mitarbeitenden?
Solche Informationen sollten immer verantwortungsvoll und im richtigen Kontext interpretiert werden. Eine Absenzenstatistik liefert keine medizinische Diagnose und erklärt auch nicht automatisch die Ursachen von Fehlzeiten.
Sie kann Unternehmen jedoch dabei unterstützen, Entwicklungen frühzeitig wahrzunehmen und bei auffälligen Veränderungen genauer hinzuschauen.
Krankheitsabsenzen und Arbeitszeit gemeinsam betrachten
Absenzen sollten nicht vollkommen isoliert betrachtet werden.
Auch Arbeitszeitdaten können für die Personalplanung wichtige Informationen liefern. Häufen sich beispielsweise gleichzeitig hohe Gleitzeitsaldi, Überstunden oder sehr lange Arbeitstage, kann es sinnvoll sein, Arbeitsorganisation und Ressourcenplanung genauer zu überprüfen.
Eine transparente Zeiterfassung unterstützt damit nicht nur die Dokumentation geleisteter Arbeitszeit. Sie schafft gleichzeitig eine Datengrundlage für die Planung personeller Ressourcen.
Auch flexible Arbeitszeitmodelle spielen dabei eine Rolle. Wie Unternehmen mit Gleitzeit umgehen und welche Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind, erfahren Sie in unserem Beitrag Gleitende Arbeitszeit in der Schweiz.
Die gesetzlichen Grundlagen zu Arbeits- und Ruhezeiten haben wir zudem im Beitrag Arbeitszeit und Ruhezeit gemäss Schweizer Arbeitsrecht zusammengefasst.
Datenschutz bei Krankheitsabsenzen
Informationen im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Abwesenheiten sind sensibel. Unternehmen sollten deshalb darauf achten, nur diejenigen Informationen zu erfassen und zugänglich zu machen, die für die jeweilige Aufgabe tatsächlich erforderlich sind.
Für die betriebliche Absenzenverwaltung ist insbesondere relevant, dass eine Person abwesend ist und wie lange die Abwesenheit dauert. Medizinische Informationen oder Diagnosen gehören nicht in eine gewöhnliche Arbeitszeiterfassung.
Eine klare Rollen- und Berechtigungsstruktur sowie ein sorgfältiger Umgang mit Personaldaten sind deshalb wichtige Bestandteile einer professionellen Absenzenverwaltung.
Fazit: Absenzen lassen sich nicht verhindern – aber besser verwalten
Krankheitsbedingte Personalausfälle gehören zu jedem Unternehmen. Die aktuellen Zahlen aus der Schweiz zeigen jedoch, dass ihre wirtschaftliche Bedeutung für KMU zunimmt.
Unternehmen können Erkrankungen ihrer Mitarbeitenden selbstverständlich nicht durch Software verhindern. Sie können aber dafür sorgen, dass Absenzen sauber erfasst werden, Informationen zentral verfügbar sind und Entwicklungen transparent bleiben.
Eine digitale Zeiterfassung mit integrierter Absenzenverwaltung schafft dafür eine wichtige Grundlage. Sie reduziert den administrativen Aufwand, erleichtert die Personalplanung und ermöglicht aussagekräftige Auswertungen über Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Mit TimeSafe Zeiterfassung behalten Unternehmen Arbeitszeiten, Ferien, Überstunden und Absenzen zentral im Blick – und schaffen damit mehr Transparenz für Personaladministration und Planung.
Die aktuellen Zahlen zu den steigenden Kosten von Personalausfällen stammen aus der AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026. Auch das KMU-Portal des Bundes griff die Ergebnisse im September 2026 auf.
Hinweis: Dieser Beitrag ist Teil unseres Hubs Organisation & Analytics.
